Personale dell’evento

Il Personale dell’evento è dove si costruisce la squadra retribuita del giorno dell’evento per un singolo evento: inviti persone, esamini le candidature, pianifichi i turni, registri gli arrivi, assegni attività e scriva loro. Apra l’evento, poi Team e partner → Gestisci personale. È separato da Gestione del team, che controlla chi può usare il Suo account di organizzatore, e dai Volontari, il modulo per i collaboratori non retribuiti con il proprio elenco e turno. Il personale qui può essere pagato a ore e passare da Buste paga del personale.

Cosa può fare qui

• Pubblicare l’evento per chi cerca lavoro perché le persone possano candidarsi.
• Invitare persone via e-mail con un link che scade dopo 7 giorni.
• Esaminare le candidature e approvarle o rifiutarle, impostando una tariffa oraria all’approvazione.
• Pianificare i turni con data, orari, capienza e luogo, e assegnarvi il personale approvato.
• Registrare l’arrivo del personale dalla scheda del turno quando si presenta.
• Assegnare attività a un membro del personale e seguirle fino al completamento.
• Scrivere al personale uno per uno o tutti insieme, e leggere le risposte.
• Approvare gli scambi di turno richiesti dal personale.

Le schede di questa pagina

Una riga di quattro schede corre in alto. Abbonati è questa pagina, con reclutamento, turni, inviti, candidature e il personale approvato. Scambi di turno elenca le richieste di scambio e mostra quante sono in attesa. Messaggi del personale è la posta in arrivo. Buste paga apre i periodi di paga. Sotto le schede, il riquadro Cerchiamo personale ha una sola casella, e Gestisci turni inizia con un modulo che termina con Crea turno.

Far trovare l’evento a chi cerca lavoro

Selezioni Mostra questo evento a chi cerca lavoro e clicchi su Salva modifiche per pubblicare l’evento nell’elenco pubblico per chi cerca lavoro nell’evento, nell’elenco «Eventi in cerca di personale» della pagina del personale. È disattivato per impostazione predefinita e non viene mostrato nulla finché non lo attiva. Chi si candida compare sotto Candidature in attesa.

Invitare il personale

1. Clicchi su + Invita personale per aprire il modulo.
2. Inserisca il Nome e l’E-mail della persona. Entrambi sono obbligatori.
3. Facoltativamente aggiunga un Ruolo, come «Sicurezza» o «Ristorazione». È solo un’etichetta; non concede alcun accesso.
4. Clicchi su Invia invito. La persona riceve un’e-mail con un link valido per 7 giorni.

Gli inviti ancora aperti sono elencati sotto Inviti in attesa con la data di scadenza. Invia di nuovo invia un nuovo link e avvia altri 7 giorni; Annulla chiude l’invito. Non può inviare un secondo invito aperto allo stesso indirizzo per lo stesso evento. Quando la persona accetta, viene approvata subito per questo evento, con la Sua etichetta di ruolo, e compare sotto Personale approvato. Non ha ancora una tariffa finché non ne imposta una.

Esaminare le candidature

Le persone che si sono candidate dalle pagine del personale attendono sotto Candidature in attesa. Vede il loro nome e la loro e-mail, la loro nota, una breve biografia, le competenze e i certificati, i giorni di disponibilità e quando si sono candidate. Inserisca una tariffa oraria in Tariffa/h se le pagherà, poi clicchi su Approva, oppure su Rifiuta. Le competenze La aiutano a decidere. In ogni caso il candidato viene informato.

Pianificare i turni

1. In Gestisci turni, compili il Titolo del turno, la Data, la Capienza, l’Ora di inizio e l’Ora di fine. La data deve essere oggi o successiva, la fine deve essere dopo l’inizio e la capienza va da 1 a 255.
2. Facoltativamente aggiunga una Posizione, come «Ingresso principale».
3. Clicchi su Crea turno.

Ogni turno diventa una scheda che mostra titolo, data, orari, luogo e Posti disponibili. Modifica ne cambia i dati. Il menu di stato imposta Apri, Chiuso o Annullato: un turno chiuso o annullato non accetta più persone, ma conserva le assegnazioni e lo storico delle presenze, cosa che invece l’eliminazione (la croce) non farebbe. Per assegnare il personale al turno, scelga una persona dall’elenco — vengono proposti solo membri del personale approvati — e clicchi su Assegna. Sotto il turno, ciascuna persona assegnata ha Reso e una croce che la rimuove dal turno.

Registrare l’arrivo del personale

Clicchi su Reso accanto alla persona quando arriva; l’orario di arrivo appare allora come una spunta. Può registrare qualcuno da due ore prima dell’inizio del turno fino a quattro ore dopo la sua fine, e solo se è approvato per l’evento. L’uscita la registra il membro del personale stesso dalle proprie pagine, che memorizzano le ore lavorate. La paga può essere elaborata per un turno solo quando esistono entrambi gli orari.

Personale approvato, tariffe, attività e messaggi

Sotto Personale approvato, ogni persona è una riga con la sua tariffa e il suo stato; cliccandoci apre i dettagli. Lì può impostare la sua Tariffa oraria (lasci vuoto per un collaboratore non retribuito, indicato come Volontario), assegnare Attività e scriverle. Per aggiungere un’attività inserisca un titolo e una scadenza facoltativa; la persona viene avvisata, e lei sposta l’attività tra Pagamenti in Attesa e In corso con il menu. Una volta che un’attività è Completato, mostra solo il suo badge. Usi Aggiungi attività per la successiva. Invia messaggio scrive a questa persona; Rimuovi dall’evento la toglie dal team. In fondo, Trasmissione invia un unico messaggio a tutti i membri del personale approvati dell’evento.

Messaggi

La scheda Messaggi del personale è la Sua posta in arrivo per questo evento. Le conversazioni che ha avviato e le risposte compaiono in alto, dalla più recente, con un segno quando c’è qualcosa di non letto. Sotto Messaggi inviati vede ciascun messaggio inviato e quanti destinatari lo hanno letto. Apra una conversazione per leggerla e rispondere.

Scambi di turno

Quando un membro del personale chiede di cedere un turno a un collega, la richiesta compare nella scheda Scambi di turno con il turno, chi lo chiede, chi lo prenderebbe e il motivo. Approva sposta l’assegnazione al collega, a meno che non lavori già in un turno che si sovrappone; Rifiuta lascia le cose come stanno. Entrambi vengono informati. Il badge di stato mostra ciò che è ancora in attesa.

Le impostazioni in dettaglio

• Capienza — quante persone contiene un turno. Le assegnazioni si fermano quando è pieno, e il turno risulta completo.
• Tariffa oraria — vuoto significa non retribuito. La paga include solo le persone con una tariffa.
• Ruolo (in fase di invito) — un’etichetta di testo libero mostrata sull’invito e nella voce del team. Non concede alcun permesso.
• Posizione — testo libero sulla scheda del turno, utile per più punti di registrazione.
• Stato del turno — Apri, Chiuso o Annullato. Completo viene impostato automaticamente quando viene occupato l’ultimo posto.

Da sapere

• Il personale qui non è lo stesso dei volontari. Le persone senza tariffa sono indicate come Volontario in questa pagina, ma restano account del personale; il modulo Volontari ha un proprio elenco, inviti e turno.
• Non c’è un pulsante di sospensione qui. Rimuovi dall’evento toglie la persona solo da questo evento, libera i turni che non ha ancora iniziato e la avvisa. Le ore già lavorate restano registrate e possono ancora essere pagate.
• Una persona non può essere assegnata a due turni che si sovrappongono, e un membro del personale sospeso da un amministratore non può essere assegnato affatto.
• Un invito del personale che nessuno accetta scade semplicemente dopo 7 giorni. Lo annulli e ne invii uno nuovo, oppure usi Invia di nuovo.
• Per vedere e lavorare su questa pagina serve l’autorizzazione Personale; le azioni sui turni richiedono l’autorizzazione Turni; la paga richiede il permesso di modificare l’evento. Un membro del team senza una di queste riceve un errore 403 per quell’azione.

Risoluzione dei problemi

• Una persona manca nell’elenco per l’assegnazione — vengono proposti solo i membri del personale approvati. Controlli Candidature in attesa.
• «Questo turno non è aperto» — riporti il turno ad Apri con il suo menu di stato.
• Reso dà un messaggio sull’orario — la registrazione si apre due ore prima del turno e si chiude quattro ore dopo la sua fine.
• Le ore di qualcuno non compaiono nella paga — non ha mai registrato l’uscita, oppure non ha una tariffa. Lo chieda alla persona, che può registrare l’uscita dalla propria pagina.
• Il link di invito dice che non è valido — è scaduto o è stato annullato. Usi Invia di nuovo.

Vedi anche

• Buste paga del personale
• Volontari
• Gestione del team
• Registrazione di arrivo e uscita