Ruoli dei volontari e responsabili di squadra

A un volontario può essere assegnato un ruolo per un evento: il diritto di gestire una parte dell’evento — l’ingresso, le finanze, gli altri volontari — senza mai diventare membro del suo team organizzativo. Un ruolo appartiene a un solo evento, inizia nel momento in cui lo assegna e finisce 30 giorni dopo l’evento. I ruoli rendono possibile che un’associazione il cui intero team dell’evento è composto da volontari condivida il lavoro. Li imposta nella scheda Persone sotto Team e partner → Volontari, oppure, per un’intera squadra, nella pagina Squadre.

Cosa può fare qui

• Assegnare a un volontario confermato uno o più ruoli per questo evento, e toglierli di nuovo.
• Assegnare un ruolo a molte persone insieme con la barra delle azioni multiple.
• Far ottenere automaticamente a ogni responsabile o membro di una squadra un ruolo (impostato nella pagina Squadre).

I ruoli e ciò che aprono

Sono gli stessi insiemi di permessi dei ruoli del suo team organizzativo, quindi la persona vede le stesse pagine che vedrebbe un addetto alla biglietteria o un responsabile finanziario, solo per questo evento.

Assegnare un ruolo a un volontario

1. Apra la scheda Persone e trovi il volontario confermato. La colonna Ruoli mostra quelli che ha — per esempio Coordinamento volontari — oppure Volontario se non ne ha.
2. Clicchi Modifica ruoli sotto di essa.
3. Spunti i ruoli che desidera. Un ruolo che non può assegnare appare in grigio; vedi “Chi può assegnare cosa” più sotto.
4. Clicchi Salva. Il volontario riceve un’e-mail “Ora può aiutare a gestire …” che indica il ruolo e cosa fare dopo.

Per molte persone insieme, le spunti nell’elenco Persone, scelga Assegna ruolo o Togli ruolo nella barra delle azioni multiple, scelga il ruolo accanto e clicchi Applica alla selezione. Vedi Invitare volontari a un evento.

Ruoli dalla squadra

Nella pagina Squadre, I responsabili accedono a e I membri accedono a assegnano un ruolo a tutti i membri di una squadra, senza intervenire su ciascuna persona. Un responsabile detiene il ruolo di responsabile della squadra a ogni evento a cui partecipa; un membro detiene il ruolo di membro negli eventi in cui questa è la sua squadra. Detengono anche ciò che Lei ha assegnato loro a mano per quell’evento.

Responsabili di squadra

Guidare una squadra permanente assegna automaticamente il ruolo Responsabile di squadra. Un responsabile:

• vede l’intero elenco Persone e l’Elenco, in sola lettura, per reclutare;
• conferma, rifiuta, sposta e rimuove solo le persone delle proprie squadre, e può assegnare a una delle proprie squadre una persona senza squadra;
• sceglie, quando recluta, se una persona viene invitata via e-mail o è già confermata;
• pianifica turni e attività delle proprie squadre, e scrive messaggi solo alle proprie squadre e ai turni di quelle squadre;
• vede il run sheet e la vista Live per le proprie squadre;
• imposta l’obiettivo e il link di adesione delle proprie squadre;
• può assegnare alle persone delle proprie squadre qualsiasi ruolo che detiene lui stesso — vedi “Chi può assegnare cosa”.

Per un responsabile, la pagina Persone è limitata alle proprie squadre. Qui il responsabile della Registrazione vede solo la scheda Registrazione sotto Squadre a questo evento, può passare l’elenco a Le mie squadre, cambiare la squadra delle righe che sono sue e rimuovere persone dalla propria squadra.

Un responsabile non vede Impostazioni, non può inviare messaggi a tutti e non può definire le squadre. La pagina dal punto di vista del responsabile è descritta nella Guida per il responsabile di squadra.

Chi può assegnare cosa

Nessuno può assegnare un ruolo che non detiene pienamente. Come organizzatore può assegnare ogni ruolo. Un Coordinamento volontari può nominare un altro coordinatore, ma non può assegnare Finanza, perché non la detiene. Un responsabile della Registrazione la cui squadra ha Biglietteria può assegnare Biglietteria e Ingresso / check-in alla propria squadra, e nient’altro. I ruoli che una persona non può modificare appaiono in grigio con una nota, e quando salva i ruoli di una persona, qualsiasi ruolo che non poteva cambiare viene mantenuto com’era.

Cosa serve al volontario

• Deve essere Confermate in questo evento. Togliere qualcuno dall’evento, o il suo passo indietro, rimuove i suoi ruoli.
• Deve avere un account con lo stesso indirizzo e-mail presente nel suo elenco, con l’indirizzo confermato. Finché non lo ha, la riga mostra “Serve un account con questo indirizzo e-mail per usare questi ruoli” e l’e-mail offre un pulsante per crearlo.
• Una volta che lo ha, trova l’evento sotto Il mio lavoro nel suo account, con il cappello che indossa e l’azione per cui serve. Vedi Ruoli dei volontari e Il mio lavoro.

Da sapere

• Un ruolo termina 30 giorni dopo l’evento, così il lavoro finanziario come gli ultimi rimborsi può essere completato. Nulla resta attivo dopo.
• I ruoli sono salvati per riga di evento. Un volontario che coordina la festa di gala non è coordinatore del suo concerto, a meno che non glielo assegni anche lì (o che lo faccia la sua squadra).
• Usi un ruolo personalizzato per distribuire un mix preciso, per esempio volontari che possono vedere gli ordini e nient’altro.

Risoluzione dei problemi

• Il link Modifica ruoli manca — la persona non è confermata, oppure Lei non detiene alcun ruolo che potrebbe assegnare.
• Un volontario ha un ruolo ma non riesce ad aprire l’evento — non ha un account con l’indirizzo e-mail presente nell’elenco, l’indirizzo non è confermato, oppure l’evento è terminato da più di 30 giorni.
• Un ruolo è scomparso dopo che la persona ha fatto un passo indietro — i ruoli vengono rimossi quando un volontario fa un passo indietro o viene tolto dall’evento. Lo assegni di nuovo quando è confermato.

Vedi anche

• Volontari
• Squadre permanenti, responsabili e nucleo
• Ruoli personalizzati
• Ruoli dei volontari e Il mio lavoro