Attività dei volontari
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La scheda Attività è l’elenco dei compiti della squadra di volontari per un evento: ciò che deve succedere, chi lo fa e entro quando. Un’attività può essere per una sola persona, per più persone indicate per nome, per chi lavora un dato turno, per un intero team, o aperta a tutti. I volontari spostano da sé le proprie attività. La trova sotto Team e partner → Volontari → Attività. Per la bacheca di pianificazione dell’organizzatore — scadenze, priorità, dipendenze — vedi Il tabellone dei compiti dell’evento.
Cosa può fare qui
- Scriva che cosa deve accadere e gli assegni un orario d’inizio e una scadenza.
- Assegni un’attività a uno o più volontari confermati, a un turno, a un team o a tutti.
- Segua l’attività attraverso quattro stati: Apri, In corso, Bloccati e Fatto.
- Divida un’attività in una lista di controllo e ne discuta nei commenti.
Aggiungere un compito
- Digiti nel campo del titolo ciò che va fatto, per esempio “Ritirare le lanterne dalla tipografia”.
- Sotto Per scelga un solo volontario confermato, oppure lasci Tutto il team. Le persone solo invitate non sono elencate; la pagina indica quante sono ancora in attesa.
- Scelga il Team a cui appartiene l’attività. Un responsabile di team deve sceglierne uno dei propri.
- Imposti Inizio se ha un orario.
- Clicchi Altri dettagli per scegliere un Turno (tutti i presenti in quel turno ricevono l’attività), una Scadenza e una descrizione.
- Clicchi Aggiungi compito.
Chi riceve un’attività è deciso in quest’ordine: le persone indicate per nome, se ce ne sono; altrimenti le persone del turno; altrimenti il team; altrimenti tutti. Le persone indicate per nome ricevono un’email “Nuova attività per volontari a …” quando vengono aggiunte. Un’attività con un orario di inizio e destinata a persone indicate per nome, a un turno o a un team invia anche un unico promemoria circa due ore prima dell’inizio; un’attività per tutti non ha promemoria.
Lavorare con l’elenco
Prima le attività aperte, poi quelle fatte, ciascuna in ordine di tempo. La riga sotto un titolo indica per chi è, il suo inizio e la sua scadenza e, quando è fatta, chi l’ha spuntata — il volontario, oppure “Segnata come fatta dall’organizzatore”. Il riquadro tondo segna un’attività come fatta o non fatta. Il menu di stato imposta Apri, In corso, Bloccati o Fatto; usi Bloccati per un’attività che attende qualcosa. Una lista di controllo mostra quanti punti sono fatti e permette di spuntarli. I commenti tengono la discussione legata all’attività. Modifica cambia tutto il resto.
Modificare un’attività
- Clicchi Modifica accanto al titolo dell’attività.
- Sotto Persone spunti tutti quelli a cui è destinata. Non spuntarne nessuno significa il turno, il team o tutti.
- Cambi il Turno, gli orari Inizio e Scadenza e i dettagli.
- Sotto Lista di controllo scriva una voce per riga. Le voci che lascia invariate mantengono la spunta, quindi riformulare la voce tre non toglie la spunta alle voci uno e due.
- Clicchi Salva. Cancella compito lo rimuove.
Da sapere
- Gli orari sono gli orari dell’evento, come quelli dei turni.
- I volontari vedono le proprie attività in Il mio volontariato. Possono cambiare lo stato, spuntare le voci della lista di controllo e aggiungere commenti da soli; l’organizzatore e il responsabile del team lo vedono subito qui.
- Assegnare un’attività a una persona non confermata viene rifiutato. Se qualcuno si fa da parte o viene tolto dall’evento, le sue attività tornano al team.
- Le attività con un orario di inizio o di scadenza appaiono nella Scaletta; quelle Bloccati e quelle scadute appaiono in Live.
- Un responsabile di team vede e modifica solo le attività dei propri team.
- Segnare un’attività come fatta imposta Fatto; segnarla come non fatta la riporta ad Apri.
Risoluzione dei problemi
- La persona che cerco non è nell’elenco — solo i volontari confermati possono ricevere attività. Li confermi sotto Persone.
- “Quel volontario non è più confermato per questo evento” — la persona è stata rimossa o si è fatta da parte dopo che ha aperto il modulo. Ne scelga un’altra.
- Nessuno ha ricevuto l’email per la mia attività — le email vanno alle persone indicate per nome, nel momento in cui vengono aggiunte. Un’attività per un turno o un team non viene inviata per email alla creazione; compare nella pagina Il mio volontariato, e il promemoria prima dell’orario di inizio la raggiunge.