Gestire le richieste di prenotazione
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Una richiesta di prenotazione è la richiesta di un organizzatore per affittare la sua sede per un intervallo di date, facoltativamente per uno dei suoi eventi e con un pacchetto e dei servizi. Risponde da Le Mie Sedi → la sede → Richieste di prenotazione. Questo articolo segue una richiesta dal modulo dell’organizzatore fino alla prenotazione completata, e spiega come una richiesta approvata collega l’evento dell’organizzatore alla sua sede.
Cosa può fare qui
- Vedere ogni richiesta per una sede, filtrarla per stato e leggere il messaggio dell’organizzatore.
- Approvare una richiesta con un prezzo finale, un deposito e un messaggio — oppure rifiutarla.
- Registrare il deposito e segnare la prenotazione come completata dopo l’evento.
Cosa invia l’organizzatore
Gli organizzatori trovano la sua sede in Sedi → Sfoglia Sedi nel loro pannello, oppure nella sua pagina pubblica, e cliccano su Prenota sede. Il modulo Richiedi sede chiede:
- Data inizio e Data fine (obbligatorie; l’inizio non deve essere nel passato, la fine deve essere successiva all’inizio).
- Collega all’evento (uno dei loro eventi futuri), Ospiti previsti.
- Un pacchetto oppure singoli servizi con quantità, e un Messaggio alla sede fino a 3.000 caratteri.
L’organizzatore clicca su Invia richiesta di prenotazione. La richiesta viene creata come In attesa e lei ne viene informato nella campanella e, se la preferenza Richieste di prenotazione della location è attiva, via email. Se le date si sovrappongono a qualcosa di già bloccato o prenotato, l’organizzatore vede un avviso, ma la richiesta arriva comunque a lei.
Rispondere a una richiesta
- Apra Richieste di prenotazione per la sede. Tre schede mostrano In attesa, Approvate e Richieste totali. Le schede (Tutte, Pagamenti in Attesa, Approvata, Rifiutato, Annullato, Completato) filtrano l’elenco.
- Ogni scheda mostra l’organizzatore, lo stato, le date, l’evento collegato, gli ospiti previsti, i primi 200 caratteri del messaggio e il prezzo totale.
- Clicchi su Vedi dettagli per leggere tutto e impostare prezzo e deposito — questa è la strada migliore, vedi Prezzi della sede.
- Per una risposta rapida usi i pulsanti di una scheda in attesa: Approva richiesta la approva subito; Rifiuta richiesta apre la pagina della richiesta direttamente sul modulo di rifiuto, così può indicare all’organizzatore il motivo.
- Quando una prenotazione approvata si è svolta, clicchi su Segna come completato.
Che cosa fa ogni azione
| Azione | Risultato |
|---|---|
| Approva richiesta | Stato Approvata. Le date vengono verificate prima: se si sovrappongono a un periodo bloccato, a un evento nella sede o a un’altra richiesta approvata, l’approvazione viene rifiutata e il messaggio indica il conflitto. L’organizzatore riceve un’email e una notifica nella campanella. Se la richiesta indica un evento che non ha ancora una sede, la sua sede viene assegnata a quell’evento. Dall’elenco la richiesta viene approvata con il totale richiesto e senza deposito; apra i dettagli per cambiarli. |
| Rifiuta richiesta | Stato Rifiutato. L’organizzatore viene avvisato. Rifiuta nella pagina della richiesta, dove il motivo che scrive finisce nell’email all’organizzatore. |
| Segna cauzione come ricevuta | Disponibile solo su una richiesta approvata con un importo di deposito. Registra la data; Segna cauzione come non ricevuta la annulla. |
| Segna come completato | Disponibile solo su una richiesta approvata. Stato Completato. L’organizzatore può poi valutare la sede, e la valutazione compare in Recensioni. |
Se l’organizzatore annulla
Un organizzatore può annullare una richiesta in attesa o approvata dalla sua lista Le mie richieste di sede con il pulsante Annulla. Lo stato diventa Annullato, lei viene avvisato e, se quella richiesta era ciò che collegava l’evento alla sua sede, il collegamento viene rimosso, quindi le date tornano libere.
Come l’evento viene collegato alla sua sede
Dal lato dell’organizzatore, la pagina Sede e posti dell’evento mostra la sede con un link alla richiesta. L’elenco delle sedi in quella pagina contiene le sedi dell’organizzatore e ogni sede in cui una sua richiesta è stata approvata — quindi la sua approvazione è ciò che rende selezionabile la sua sala per lui. Da lì può anche usare Clona Planimetria per copiare la disposizione dei suoi posti (vedi Planimetrie e layout).
Da sapere
- Gli organizzatori possono trovare solo sedi approvate e attive, quindi le richieste arrivano normalmente solo per quelle.
- Il dettaglio della richiesta mostra il nome e l’email dell’organizzatore, così può contattarlo anche al di fuori di EventMann.
- Si possono approvare o rifiutare solo le richieste in attesa; si possono completare solo quelle approvate. Non esiste un modo per riaprire una richiesta rifiutata — chieda all’organizzatore di inviarne una nuova.
- Se un organizzatore ha scelto un pacchetto, il dettaglio lo mostra sotto Pacchetto richiesto; il totale è quel pacchetto più i singoli servizi.
- Approvare e rifiutare sono definitivi per la richiesta. Le modifiche dopo l’approvazione (un nuovo prezzo, altre date) si concordano direttamente con l’organizzatore.
Risoluzione dei problemi
- “Impossibile approvare — la sede è già impegnata per quelle date” — il testo tra parentesi indica cosa crea il conflitto: il motivo di un periodo bloccato, il titolo di un evento o un altro organizzatore. Rimuova il blocco, oppure rifiuti una delle richieste.
- Non ha ricevuto un’email — controlli Richieste di prenotazione della location nelle preferenze di notifica. La voce nella campanella viene sempre creata.
- L’organizzatore dice che la sede non è selezionabile per il suo evento — la richiesta deve essere Approvata ed essere di quell’organizzatore.
- Manca Segna cauzione come ricevuta — la richiesta non ha un importo di deposito. Lo imposti quando approva.