Gestire la disponibilità della sede

Ogni sede ha una scheda di disponibilità nella sua pagina (Le Mie Sedi → Visualizza). È lo strumento con cui blocca lei stesso le date — per manutenzione, noleggio privato o chiusura per festività — così che nessuno ottenga una data che non può concedere. Questo articolo spiega come bloccare e sbloccare le date e come vengono verificate le richieste rispetto ai suoi blocchi e agli eventi.

Cosa può fare qui

• Consultare la panoramica mensile della sede e l’elenco dei periodi bloccati.
• Bloccare un intervallo di date con un motivo facoltativo.
• Rimuovere di nuovo un blocco.

Bloccare le date

1. Apra la pagina della sede. A destra, la scheda Disponibilità è una panoramica mensile con una legenda (Bloccato ed Evento); usi le frecce per spostarsi tra i mesi.
2. Nella scheda Blocca Date inserisca Bloccato Da e Bloccato Fino A. Entrambi includono un orario. Per giornate intere, usi 00:00 il primo giorno e 23:59 l’ultimo.
3. Facoltativamente scriva un Motivo (ad esempio “Ristrutturazione del palco”, fino a 255 caratteri). Compare accanto al periodo nell’elenco e, se una richiesta è in conflitto, nel messaggio che riceve quando tenta di approvare quella richiesta.
4. Clicchi su Blocca Date. Il periodo compare sotto Periodi Bloccati.

Rimuovere un blocco

1. Sotto Periodi Bloccati clicchi su Rimuovi accanto al periodo.
2. Confermi — la finestra ricorda che le date tornano prenotabili.

Come vengono verificate le richieste

• Quando un organizzatore invia una richiesta per date che entrano in conflitto con un blocco, un evento o un’altra prenotazione approvata, la richiesta viene comunque accettata, ma l’organizzatore vede un avviso. La decisione spetta a lei.
• Quando approva una richiesta, EventMann la verifica di nuovo. Se le date si sovrappongono a un suo periodo bloccato, a un evento nella sede o a un’altra richiesta approvata, l’approvazione viene rifiutata e il messaggio indica cosa crea il conflitto — il motivo del blocco, il titolo dell’evento o l’altro organizzatore. Rimuova il blocco oppure rifiuti la richiesta.
• Quando un organizzatore assegna la sua sede a un evento, la pagina dell’evento lo avvisa se le date non sono libere.

Da sapere

• Come leggere i colori. La panoramica mensile colora di rosso ogni giorno di un periodo bloccato e di violetto ogni giorno di un evento nella sede, primo e ultimo giorno compresi, quindi anche un evento di un solo giorno si vede. L’elenco Periodi Bloccati sotto il modulo riporta gli orari e i motivi esatti, e la pagina Calendario nella barra laterale mostra anche le sue richieste.
• Gli eventi assegnati alla sua sede risultano occupati quando si verifica una richiesta, quindi non deve bloccare lei quelle date.
• Le richieste in attesa non bloccano le date. Lo fa solo una richiesta approvata, perché l’approvazione è ciò che collega l’evento alla sua sede.
• La pagina del calendario nella barra laterale (Calendario) mostra insieme tutte le sue sedi, incluse le richieste; questa scheda riguarda una sola sede.
• Ogni blocco vale a livello di sede. Una sala con più ambienti è una sola sede, quindi un blocco chiude tutto. Se gli ambienti si prenotano in modo indipendente, li inserisca come sedi separate.
• Gli orari sono letti nel fuso orario della sede, che imposta nel modulo della sede.

Risoluzione dei problemi

• “Bloccato fino a” viene rifiutato — deve essere successivo a Bloccato Da.
• Un giorno risulta ancora libero dopo averlo bloccato — controlli gli orari Bloccato Da e Bloccato Fino A nell’elenco sotto Periodi Bloccati; il periodo deve comprendere quel giorno. In caso contrario, lo rimuova e lo inserisca di nuovo.
• Non può approvare una richiesta — il messaggio indica il conflitto. Se è un suo blocco, lo rimuova; se è un’altra prenotazione approvata, deve rifiutarne una delle due.
• Il calendario mostra un evento che non riconosce — un organizzatore lo ha collegato alla sua sede. Apra Richieste di prenotazione e cerchi la richiesta corrispondente.

Vedi anche

• Calendario
• Gestire le richieste di prenotazione
• Le Mie Sedi