Aprovações de Reservas
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Quando um evento usa Pedido e Aprovação, ninguém fica reservado até que você o diga. As Aprovações de Reservas são a fila desses pedidos, com Aprovar e Rejeitar de um clique. Encontre-as em Participantes → Aprovações; a barra lateral mostra um número enquanto houver pedidos à espera. Ligar este modo está explicado em Modos de reserva.
O que pode fazer aqui
- Ver todos os pedidos que ainda aguardam uma decisão: a referência, quem pediu, os bilhetes, o total e há quanto tempo pediram.
- Aprovar um pedido para o confirmar.
- Rejeitar um pedido, com um motivo opcional.
Cada linha mostra a referência da encomenda com o nome e o e-mail do comprador ao lado. Use Aprovar ou Rejeitar no fim da linha. Os bilhetes são somados por tipo de bilhete, por isso uma encomenda de três lugares para o jantar mostra uma única linha: 3× Lugar para o jantar.
O que faz Aprovar
O que acontece a seguir depende de como o evento recebe pagamentos.
- Evento pago, cartão retido para análise (o predefinido). O cartão do comprador foi autorizado quando pediu, por isso ainda não foi cobrado nenhum dinheiro. Aprovar cobra a retenção (captura a autorização) e confirma a encomenda de imediato; o comprador recebe os seus bilhetes. Não há janela de pagamento que possa perder, e os lugares já tinham sido contados quando o pedido chegou.
- Evento gratuito. Aprovar confirma a encomenda e envia os bilhetes por e-mail.
- Eventos com ligação de pagamento (a definição Reter o cartão enquanto analisa está desligada). Aprovar passa a encomenda para Aprovada e envia ao comprador um e-mail com uma ligação para pagar. Tem a Janela de pagamento após a aprovação que definiu (30 minutos por predefinição, até 72 horas) antes de a encomenda expirar e os lugares voltarem a ser vendidos.
O que faz Rejeitar
- Clique em Rejeitar na linha.
- Opcionalmente, escreva um Motivo da rejeição.
- Clique em Rejeitar na janela.
Escreva o motivo no campo. Para um cartão retido, a autorização é libertada para que o dinheiro fique disponível no banco do comprador, e os lugares voltam a ser vendidos (e ao próximo da lista de espera). O comprador recebe um e-mail a informar que o pedido foi recusado.
Onde mais pode decidir
Pode aprovar ou rejeitar a partir da página Encomendas (separador Pagamentos Pendentes, uma linha ou em massa) e a partir da própria página da encomenda. Todas fazem exatamente o mesmo. Depois de aprovada, a encomenda fica no separador Aprovado da página Encomendas como registo.
Use o separador Aprovado para tudo o que alguma vez passou pela aprovação, e o separador Pagamentos Pendentes para o que ainda aguarda.
Bom a saber
- As retenções de cartão não duram para sempre. Uma autorização de cartão caduca após cerca de 7 dias, mais cedo em alguns cartões de débito. Decida a tempo: a EventMann cancela uma retenção que está prestes a caducar e liberta os lugares, e o comprador é informado. Se uma retenção já tiver caducado quando clicar em Aprovar, vê a mensagem “Não foi possível cobrar a retenção do pagamento. Pode ter expirado — peça ao participante para reservar novamente.”
- Só aparecem os pedidos genuínos. Um comprador que abandonou a página de pagamento nunca criou uma encomenda e não é listado.
- Um pedido já decidido noutro separador não pode ser decidido duas vezes: recebe uma mensagem em vez de uma segunda alteração.
- Decidir exige a permissão de balcão de encomendas (criar reservas), a mesma usada para as encomendas manuais. Os membros da equipa de bilheteira podem tê-la sem acesso total ao evento.
- Aprovar não contorna a capacidade: um pedido retido já tinha contado os seus lugares, e um pedido gratuito é verificado contra o que resta.
Resolução de problemas
- A fila está vazia mas esperava pedidos — verifique a página Encomendas: a encomenda pode já ter sido decidida, ou o comprador nunca concluiu o passo de pagamento.
- Aprovar diz que está esgotado — num evento gratuito os lugares foram para outra pessoa entretanto. Acrescente capacidade ou rejeite.
- Aprovei mas a encomenda aparece como não paga — o evento usa o fluxo de ligação de pagamento. O comprador tem de pagar através da ligação, ou pode marcar a encomenda como paga na página da encomenda.