Equipas permanentes, chefes e equipa base
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As equipas são os departamentos da sua associação — Inscrições, Música, Marketing, Patrocinadores, Gestão de salas, Cozinha — que existem de evento para evento. Uma equipa tem chefes, membros e uma equipa base, e é o que permite a um chefe dirigir a sua parte de um evento sem interferir com a de outros. Configura-as em Crescimento → Voluntários → Equipas. Só o senhor, como organizador, pode criar ou alterar equipas.
O que pode fazer aqui
- Criar as equipas com que organiza eventos e escolher o que os seus chefes e membros podem abrir em cada evento.
- Adicionar pessoas da sua lista a uma equipa, como membros, como chefes e como membros da equipa base.
- Mudar o nome de uma equipa, alterar o seu acesso, retirar pessoas da equipa ou eliminar a equipa.
Chefe, equipa base e membro
- Membro — pertence à equipa. Em cada evento, a pessoa fica numa equipa quando a convida ou quando se inscreve através da ligação de uma equipa.
- Chefe — dirige a equipa em todos os eventos em que ajuda. Um chefe recruta pessoas para a equipa, confirma-as, planeia os turnos e tarefas da equipa e escreve para a equipa. Um chefe vê a lista completa de Pessoas e a lista de voluntários, mas só altera as suas próprias equipas. Consulte Funções de voluntário e chefes de equipa.
- Equipa base — está em todos os eventos automaticamente e vê a situação completa da equipa: em O meu voluntariado, em As suas equipas, todas as tarefas da equipa nos eventos para os quais está confirmada, e uma vista só de leitura do stock e das listas de carga da equipa. Um chefe faz sempre parte da equipa base.
A mesma pessoa pode estar em várias equipas. Num evento, a sua equipa principal é uma equipa que chefia; caso contrário, é a primeira equipa de que faz parte como membro da equipa base.
Adicionar uma equipa
- Abra Equipas e clique em Adicionar uma equipa.
- Escreva o Nome da equipa. Cada nome só pode ser usado uma vez.
- Em Os chefes acedem a, escolha o que um chefe desta equipa pode abrir em todos os eventos em que ajuda, por exemplo Bilheteira para os chefes de Inscrições. Nada a mais deixa-os apenas com as ferramentas de voluntário.
- Em Os membros acedem a, escolha o mesmo para os membros comuns, por exemplo Entrada / check-in. Os membros só o têm nos eventos em que esta é a sua equipa.
- Clique em Criar equipa.
As opções são as funções que pode atribuir a voluntários num evento — Coordenação de voluntários, Bilheteira, Entrada / check-in, Responsável do local, Marketing, Finanças — e qualquer função personalizada que tenha criado. O que cada uma abre está explicado em Funções de voluntário e chefes de equipa. O acesso só funciona nos eventos em que a pessoa ajuda, e durante 30 dias após o seu fim.
Colocar pessoas numa equipa
Cada equipa tem o seu próprio cartão com as respetivas pessoas. Os chefes aparecem primeiro. Na linha de cada pessoa, um distintivo Chefe e um distintivo Essencial mostram o seu estatuto. Marque Chefe ou Essencial e clique em Guardar para o alterar, ou clique na cruz para a retirar da equipa. No topo do cartão estão Adicionar pessoas da lista e Editar, que muda o nome da equipa e o seu acesso.
- Clique em Adicionar pessoas da lista para abrir a lista ao lado da página.
- Use a caixa de pesquisa para encontrar pessoas por nome, email ou número de voluntário e marque-as.
- Marque como chefes se dirigirem a equipa, ou como equipa base (em todos os eventos) se devem estar em todos os eventos.
- Clique em Adicionar à equipa. Podem ser adicionadas até 500 pessoas de uma só vez.
A equipa base está em todos os eventos
Os membros da equipa base e os chefes são adicionados a todos os seus eventos que ainda não terminaram, para não ter de voltar a convidar as mesmas cinquenta pessoas em cada evento.
- Um chefe é adicionado como confirmado, porque dirige a equipa. Pode, ainda assim, desistir.
- Qualquer outro membro da equipa base é adicionado como convidado e responde Sim ou Não a partir do seu email.
- Ninguém recebe email enquanto o evento estiver em rascunho. Os convites são enviados quando o evento é publicado pela primeira vez, para que um rascunho que elimine nunca chegue a ninguém.
- Quando torna alguém da equipa base ou chefe, essa pessoa é adicionada de uma só vez a todos os seus eventos futuros.
- Quem já está num evento, em qualquer estado — recusado, retirado — nunca volta a ser adicionado. A sua resposta mantém-se.
O que um membro da equipa base pode fazer
- Tarefas da equipa — todas as tarefas que o senhor ou um chefe atribuiu à equipa, e não apenas as suas: pode fazer avançar uma tarefa (Abrir, Em curso, Bloqueados, Concluído), marcar a sua lista de verificação e escrever comentários. Não pode acrescentar, eliminar nem reatribuir uma tarefa; isso fica a cargo do senhor e dos chefes da equipa.
- Inventário da equipa — os artigos da equipa com quantidade, estado, quem tem cada um ou onde está guardado, o aviso de stock baixo e a lista de carga da equipa para os seus próximos eventos. Não podem editar artigos, reabastecer nem registar compras.
- Apenas da sua equipa: um membro da equipa base de Gestão de salas não vê nada das tarefas nem do stock de Inscrições. Um membro comum vê apenas as tarefas que lhe foram atribuídas, o seu turno ou a equipa inteira.
Bom a saber
- Retirar uma pessoa de uma equipa, ou sair da equipa base, não a retira dos eventos que já aceitou.
- Eliminar uma equipa mantém as suas pessoas na sua lista e em todos os eventos. Só a equipa desaparece; os turnos e tarefas da equipa passam a “sem equipa”, e as suas pessoas deixam de mostrar uma equipa principal nos eventos.
- Só o organizador define equipas. O acesso de uma equipa chega a todos os eventos, por isso um coordenador de evento que tenha apenas um evento não pode defini-lo.
- As pessoas que recusaram os seus convites são ignoradas quando a equipa base é adicionada.
- Cada equipa pode também gerir o seu próprio stock entre eventos; consulte Inventário da equipa.
Resolução de problemas
- Um membro da equipa base não foi convidado para o meu novo evento — o evento ainda está em rascunho (são convidados quando publica), o evento foi cancelado ou já terminou, ou a pessoa recusou os seus convites.
- Um chefe não consegue abrir o evento — um chefe precisa de um lugar confirmado no evento e de uma conta com o email da lista, com o email confirmado.
- O nome da equipa é recusado — já tem uma equipa com esse nome.