Lista de Espera

Quando um tipo de bilhete esgota, as pessoas podem entrar na sua lista de espera em vez de desistirem. Este ecrã é onde decide quem fica com um lugar quando um se liberta — admite-as uma a uma, em vez de deixar a plataforma reservar para quem esperou mais tempo. Encontre-o em Participantes → Ferramentas de participantes, no primeiro separador (Lista de Espera, Transferências, Importação em Grupo). A barra lateral mostra um distintivo com o número de pessoas à espera.

O que pode fazer aqui

• Ver todas as pessoas em espera: o nome, o email, os bilhetes que querem — uma entrada é um cesto, como uma encomenda, por exemplo 2× Adulto · 2× Criança — o total e há quanto tempo estão na fila.
• Cada entrada mostra um estado — Em espera, Rejeitada ou Expirada — e, depois de a ter admitido, o que aconteceu à encomenda que ela criou: Confirmada (bilhetes gratuitos), Link de pagamento enviado com a hora limite de pagamento, Pago, A aguardar a sua aprovação, Prazo de pagamento expirado, Encomenda cancelada ou Reembolsada. O número da encomenda por baixo abre a encomenda.
• Admitir uma entrada para dar a essa pessoa todos os bilhetes que contém. Isto cria, de imediato, uma encomenda real para o cesto inteiro — tudo ou nada, nunca metade de uma família.
• Rejeitar uma entrada. A pessoa recebe um email e não pode voltar a entrar nesta fila depois.
• Ativar a lista, limitá-la e escolher quanto tempo tem uma pessoa admitida para pagar — tudo em Configuração do evento → Detalhes e datas, nas definições da lista de espera.

O separador Transferências fica ao lado. O chip mostra, por tipo de bilhete, quantos bilhetes e quantas pessoas estão em espera — contado a partir de todos os cestos, pelo que uma família que espera por um passe Família e um bilhete de criança conta uma vez em cada um. A coluna Bilhetes mostra o cesto de cada entrada. As entradas que ainda estão Em espera têm Admitir e Rejeitar.

Como funciona a admissão

1. Encontre uma entrada Em espera e clique em Admitir.
2. Se todos os tipos de bilhete da entrada tiverem lugares livres suficientes, a encomenda é criada de imediato. Se um deles não tiver, a EventMann pergunta primeiro (ver abaixo).
3. É criada uma encomenda para o cesto inteiro, e os lugares saem da venda pública imediatamente. Ninguém mais os pode comprar enquanto a encomenda existir.
4. Se o bilhete for gratuito, a encomenda é confirmada de imediato e os bilhetes são enviados por email.
5. Se o bilhete for pago, recebem por email um link de pagamento. Mantêm o lugar até ao fim da janela de pagamento que definiu.
6. Se o evento usar pedido e aprovação, a encomenda passa para a sua fila de aprovações, e a decisão habitual é tomada aí. Para bilhetes pagos, a pessoa recebe um link de pagamento quando a aprovar aí, como em qualquer pedido sem retenção de cartão.
7. Se não pagarem a tempo, a encomenda é cancelada automaticamente, todos os lugares voltam à venda e a entrada fica marcada como Expirada. Não tem de arrumar nada.

Admitir acima da quantidade de bilhetes

Por vezes quer deixar entrar uma família mesmo que o tipo de bilhete ainda esteja esgotado — sabe que a sala tem espaço, ou que dois lugares não serão usados. Admitir permite-o, da mesma forma que uma encomenda manual, mas nunca o faz sem perguntar.

1. Clique em Admitir na entrada. Quando um tipo de bilhete nela tiver menos lugares livres do que a entrada pede, abre-se uma confirmação em vez de criar a encomenda.
2. Indica a falta para cada tipo — por exemplo Passe Família: 0 livres, esta entrada precisa de 1 — e quanto o evento vai ultrapassar a sua quantidade.
3. Clique em Confirmar para os admitir mesmo assim, ou em Cancelar para os deixar em espera.

A encomenda funciona depois exatamente como qualquer outra admissão: os bilhetes gratuitos são confirmados e enviados por email, os pagos recebem um link de pagamento para o seu Prazo de pagamento, e num evento com aprovação o pedido entra na sua fila de aprovações. A contagem de vendidos mostra o excesso com honestidade (por exemplo 252 de 250), o tipo continua esgotado na página do evento, e cancelar ou expirar a janela de pagamento devolve a contagem.

Definições explicadas

• Ativar Lista de Espera — se as pessoas podem entrar na fila para um tipo de bilhete esgotado.
• Reservar automaticamente a partir da lista de espera — deixe desligado (predefinição) para admitir as pessoas você mesmo com Admitir. Se o ligar, a plataforma reserva a pessoa que espera há mais tempo no momento em que um lugar se liberta, sem lhe perguntar. Os eventos criados antes desta definição existir continuam a reservar automaticamente até a alterar.
• Prazo de pagamento — quanto tempo tem alguém que admitiu para pagar um bilhete pago, de meia hora a três dias (a predefinição é 24 horas). O lugar fica reservado até lá, pelo que uma janela longa mantém o resto da fila à espera. Um bilhete gratuito é confirmado de imediato e ignora esta definição.
• Limite da lista de espera — o limite é por tipo de bilhete, pelo que uma fila cheia num escalão popular não impede as pessoas de aceder aos outros. Conta bilhetes, não pessoas, em todos os cestos: uma família que espera por 2 bilhetes de adulto e 2 de criança usa dois lugares do limite de adultos e dois do limite de crianças, e um limite de 50 significa procura equivalente a cinquenta lugares.

Bom a saber

• Admitir reserva de facto os lugares. Ficam retidos para essa pessoa durante a janela de pagamento, para que duas pessoas não sejam admitidas no mesmo último lugar.
• A admissão é recusada, com um motivo, se o evento já não estiver a vender — não estiver ativo, um tipo de bilhete na entrada estiver desligado ou fora da sua janela de venda, a pessoa não puder comprar um dos tipos, ou o cesto violar um limite por encomenda. Isto é verificado para cada tipo na entrada no momento em que clica, e não quando a pessoa entrou. Lugares insuficientes é o único motivo que pode ignorar, com a confirmação acima.
• A nota acima da lista indica como funciona o evento: o primeiro da fila é reservado automaticamente, ou todos esperam pelo seu Admitir. Em qualquer dos casos, um bilhete pago recebe o seu Prazo de pagamento.
• Os membros ficam à frente dos não membros na fila, se vender adesões e tiver dado prioridade na lista de espera aos membros.
• Um bilhete que não pode ser reservado sozinho — um bilhete de criança ou de acompanhante — só pode ficar em espera ao lado de outro bilhete na mesma entrada, exatamente como no checkout. Uma família entra com 2× Adulto e 2× Criança numa só entrada; um bilhete de criança sozinho é recusado quando entram.
• A reserva automática (quando a ativa) nunca ultrapassa a quantidade de bilhetes. Admite uma entrada apenas quando cada tipo nela tem lugar, e caso contrário mantém-na em espera — entradas mais pequenas mais abaixo podem avançar primeiro.
• É notificado quando se libertam lugares num tipo com pessoas em espera, para não ter de vigiar este ecrã.
• Rejeitar é definitivo do lado do participante: vê o resultado na sua página de reservas e não pode voltar a entrar na fila para esse tipo de bilhete.

Resolução de problemas

• “Onde está o botão Notificar?” — já não existe. Notificar enviava um convite sem reservar nada, pelo que duas pessoas podiam ser convidadas para o mesmo lugar e a que perdesse era informada de que já não estava disponível. Admitir atribui o lugar à pessoa que escolher e reserva-o para ela.
• Admitir é recusado — a mensagem diz porquê. Se disser que um tipo está esgotado, os lugares foram ocupados entre o carregamento da página e o clique: clique em Admitir de novo e a confirmação mostra a falta, para as poder admitir mesmo assim, ou aumente a quantidade em Tipos de bilhete. Os outros motivos indicados: o evento não está ativo, um tipo de bilhete está desligado ou fora das datas de venda, ou a pessoa não pode comprar um dos bilhetes (um tipo só para membros ou só para voluntários).
• Uma entrada diz “Precisa de outro bilhete” — contém apenas bilhetes de criança ou de acompanhante, de antes de as entradas poderem ter vários tipos. Não pode ser admitida sozinha; rejeite-a e peça à pessoa que entre de novo com um bilhete de adulto na mesma entrada.
• Uma entrada diz Link de pagamento enviado mas o dinheiro ainda não chegou — é uma admissão paga dentro da sua janela de pagamento; a linha mostra a hora limite. Resolve-se sozinha de uma forma ou de outra: a pessoa paga e a linha passa a Pago, ou a janela fecha, os lugares são libertados e a linha diz Prazo de pagamento expirado.
• Não encontro a encomenda admitida em Encomendas — Encomendas abre no separador Confirmadas. Uma admissão paga à espera de pagamento está no separador Aprovado, e uma à espera da sua aprovação em Pagamentos Pendentes; todas estão em Todos e têm o distintivo Da lista de espera. O número da encomenda na linha da lista de espera leva-o diretamente a ela.
• Alguém que rejeitou pede para ser adicionado de novo — elimine a entrada dessa pessoa e peça-lhe que volte a entrar; o bloqueio está ligado à entrada rejeitada.

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