Fornecedores do evento
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Os Fornecedores do evento acompanham os fornecedores externos que trabalham no seu evento — serviços de catering, som e luz, fotógrafos — desde a primeira atribuição, passando pelas tarefas, contratos e faturas, até uma avaliação após o evento. Abra o evento e depois Equipe & Parceiros → Fornecedores. Os fornecedores são empresas independentes, com a sua própria conta EventMann e portal de fornecedor: aqui atribui-os, e eles respondem, assinam e emitem faturas a partir do seu lado.
O que pode fazer aqui
- Atribuir um fornecedor entre os fornecedores aprovados por um administrador, com um serviço opcional e um valor acordado.
- Dar tarefas a um fornecedor com data limite e acompanhá-las até à conclusão.
- Emitir um contrato que o fornecedor assina online, e ler a cópia assinada.
- Aprovar e pagar faturas que o fornecedor submete.
- Avaliar o fornecedor após o evento.
- Remover um fornecedor do evento.
Atribuir um fornecedor
- Abra a caixa Atribuir Fornecedor no topo e escolha o Fornecedor. A lista é pesquisável e mostra o nome da empresa com o nome do contacto. Só aparecem fornecedores cujo perfil está completo e aprovado por um administrador. Um fornecedor que tenha marcado no seu calendário um dia deste evento como indisponível aparece com “Não disponível em …” e as datas; pode, ainda assim, atribuí-lo, por exemplo se ele lhe tiver dito que fará uma exceção.
- Opcionalmente escolha um Servico: a lista mostra os serviços ativos de cada fornecedor aprovado, agrupados sob o nome da empresa do fornecedor. Escolha um serviço do fornecedor selecionado à esquerda; um serviço de outro fornecedor é recusado. Deixe Nenhum serviço específico para uma atribuição sem serviço.
- Opcionalmente indique o Valor Acordado na moeda do evento. É um valor de referência para si e para o fornecedor; nada é cobrado.
- Clique em Atribuir Fornecedor. O fornecedor é informado, e a atribuição fica à espera como convite.
Cada fornecedor atribuído é uma linha com o nome da empresa, o estado, o valor acordado e uma pequena seta que abre os detalhes. Um fornecedor que ainda não respondeu mostra Aguardando resposta junto ao estado Convidado; aceita ou recusa a partir do seu próprio portal, e o estado passa a Confirmadas ou Recusado. Um fornecedor só pode ser atribuído a um evento uma vez.
Trabalhar com um fornecedor
Clique na linha de um fornecedor para a abrir. Aparecem três colunas: Tarefas, Faturas e Contratos, com a Avaliação de Desempenho por baixo.
- Tarefas — escreva um título, opcionalmente uma data, e clique em + Adicionar tarefa. Mova uma tarefa entre Pagamentos Pendentes, Em Curso e Concluído com o seu menu. Uma tarefa concluída não pode ser reaberta e mostra apenas o seu distintivo. O ícone do caixote do lixo elimina uma tarefa.
- Faturas — o fornecedor submete-as a partir do seu portal; você vê o número, o total e o estado. Quando existe uma fatura, um bloco Pagar a por baixo mostra os dados bancários que o fornecedor guardou (titular da conta, IBAN, BIC, banco) — os mesmos impressos no PDF da sua fatura. Aprovar passa uma fatura Submetida para Aprovado; Marcar como Pago regista depois que a pagou. Uma fatura tem de estar Submetida antes de a poder aprovar, e Aprovado antes de a poder marcar como paga.
- Contratos — cada contrato é uma linha com o seu estado; Ver abre-o. Para emitir um novo, dê-lhe um título, escreva os termos completos e, opcionalmente, escolha uma data de validade posterior a hoje, depois clique em Emitir Contrato. É enviado ao fornecedor de imediato.
- Avaliação de Desempenho — escolha uma classificação de 1 a 5 estrelas, acrescente um comentário opcional e clique em Submeter avaliação. Há uma avaliação por fornecedor e por evento; Editar avaliação altera-a mais tarde.
- Remover Fornecedor no fundo retira o fornecedor do evento, após uma confirmação.
Ler um contrato
Ver abre a página do contrato: os termos tal como os escreveu, quando foi enviado, quando expira e — depois de o fornecedor ter assinado — a data, o endereço de onde veio a assinatura e a própria assinatura. Um contrato que o fornecedor ainda não assinou mostra “A aguardar a assinatura do fornecedor” e oferece Cancelar contrato; o fornecedor deixa então de o poder assinar, e isto não pode ser desfeito. Um contrato que expirou sem assinatura indica-o.
Definições explicadas
- Valor acordado — apenas informativo. Não é cobrado nem pago pela EventMann.
- Servico — um dos serviços ativos do fornecedor escolhido, opcional.
- Validade do contrato — opcional, tem de ser posterior a hoje; vazio significa que o contrato não expira.
- Estado do fornecedor — Convidado, Confirmadas, Recusado ou Cancelado. O fornecedor altera-o a partir do seu portal.
- Não disponível em … — mostrado na lista de fornecedores e na linha de um fornecedor atribuído quando o fornecedor bloqueou um dia deste evento no seu próprio calendário. É um aviso do fornecedor, não um bloqueio. O perfil público de um fornecedor também lista os seus períodos marcados, e indica-lhe quais dos seus próximos eventos coincidem.
Bom a saber
- A EventMann não movimenta dinheiro entre si e um fornecedor. Marcar como Pago é o seu registo de que pagou a fatura.
- Um contrato assinado nunca pode ser cancelado. Um contrato Enviado ou expirado pode.
- Quem pode fazer o quê: atribuir fornecedores, tarefas, avaliações e remoções exige a permissão Fornecedores; aprovar e pagar faturas, e emitir ou cancelar contratos, têm permissões próprias, por isso um membro da equipa pode ver uma fatura e, ainda assim, não a conseguir aprovar.
Resolução de problemas
- Um fornecedor não aparece na lista — o perfil ainda está pendente, foi suspenso ou está incompleto. Um administrador aprova os fornecedores; você não os pode aprovar.
- O serviço é recusado — pertence a outro fornecedor que não o escolhido. Escolha um dos listados sob o nome desse fornecedor, ou nenhum.
- O fornecedor continua em Aguardando resposta — o fornecedor ainda não respondeu no seu portal. Peça-lhe que verifique as notificações, ou remova-o e volte a atribuí-lo.
- Aprovar ou Marcar como Pago não faz nada — a fatura está no estado errado. Tem de estar Submetida para aprovar e Aprovado para a marcar como paga.
- Cancelar contrato não aparece — o contrato já está assinado ou cancelado.