Inventário da equipa: visão geral
Guia do Organizador
4 min de leitura
Os artigos de ajuda podem não estar totalmente exatos — devido a atualizações frequentes e tradução automática, podem ficar desatualizados em relação à aplicação. Em caso de dúvida, contacte o suporte.
Nesta página
O inventário é a lista de tudo o que a sua associação possui, pede emprestado ou compra para os seus eventos: cadeiras, colunas, um tambor dhol, cordões de identificação, arroz, pratos. Encontra-se em Inventario no grupo Trabalho da barra lateral do organizador. Cada item pertence a uma equipa de voluntários que o gere, ou ao Stock comum que você e os seus coordenadores de voluntários gerem.
O que pode fazer aqui
- Manter uma lista para cada equipa. Vê todos os itens. Cada linha mostra o distintivo da equipa, se o item é Equipamento ou Consumível, a sua categoria, quantos estão disponíveis face ao total, onde está e o seu estado.
- Ver quem o tem. Entre eventos, um item está em posse de uma pessoa da sua lista de voluntários ou guardado num local que indica, como “armazém B da Kulturhalle”. Os itens emprestados indicam também quem os emprestou.
- Saber o que comprar. Os itens que estão a acabar aparecem a vermelho e surgem na Lista de compras.
- Registar compras com os seus recibos e ver quem ainda tem de ser reembolsado — veja Compras, recibos e lista de compras.
- Planear cada evento com uma lista de carga por equipa — veja Listas de carga de eventos.
- Imprimir etiquetas QR para colar nos itens — veja Etiquetas QR.
Ler a página do Inventário
- As três caixas no topo mostram o Total de itens (apenas itens ativos), o Stock baixo e o Valor total, que é o custo unitário multiplicado pela quantidade total. Clique na caixa Stock baixo para abrir a lista de compras.
- Os separadores sob o título abrem a Lista de compras e as Compras; os botões ao lado do título são Etiquetas QR e Adicionar item.
- Restrinja a lista com os filtros: pesquisa por nome, SKU ou código de barras, Equipa (uma equipa, ou Stock comum), Tipo (Equipamento ou Consumível), Categoria, Apenas stock baixo e Mostrar itens inativos. Limpar remove-os de novo.
- Cada linha começa com o distintivo da equipa. Clique em Editar numa linha para abrir o item — veja Itens: adicionar, encontrar e cuidar deles.
Em Apenas stock baixo vê o que chegou ao seu mínimo. O número disponível fica vermelho e indica “mínimo 20”. Um item está em stock baixo quando tem um mínimo acima de zero e o número disponível é igual ou inferior a esse mínimo.
Equipas, o stock comum e quem vê o quê
- Você vê e altera todos os itens, incluindo o Stock comum, e é o único que gere as categorias (o botão Gerir categorias).
- Um responsável de equipa vê e altera apenas os itens da equipa que lidera, a partir da sua própria página: Inventário da sua equipa. Nunca vê o stock de outra equipa, e não pode pôr um item no Stock comum.
- Um coordenador ou gestor de evento trabalha com as listas de carga de um evento a partir de Gerir → Inventário do evento. O Stock comum não tem responsável, pelo que é gerido por si e pelos coordenadores.
- O empréstimo entre equipas não é uma função da plataforma: as equipas pedem umas às outras fora do sistema.
Bom a saber
- O equipamento regressa após um evento. Os consumíveis são gastos e voltam a ser comprados; ao registar a devolução de um evento, indica quantos foram gastos.
- Um item que esteja atribuído a um evento não pode ser eliminado enquanto não regressar.
- As quantidades gastas e as perdidas saem do stock de forma definitiva. Os itens danificados continuam contados no total, mas não estão disponíveis.
- Os itens que desativar com a caixa Ativo na página do item desaparecem da lista e do seletor de listas de carga. Marque Mostrar itens inativos nos filtros para os voltar a listar, assinalados como Inativo; abra um e marque Ativo para o reativar.
- As categorias (por exemplo Som e iluminação, Mobiliário, Restauração) são partilhadas por todas as equipas. Adicione uma em Gerir categorias.
Resolução de problemas
- Um item não aparece na lista — verifique o filtro de Equipa, e marque Mostrar itens inativos caso o item tenha sido desativado. A página de um responsável mostra apenas a sua equipa.
- A caixa Stock baixo mostra zero, embora algo esteja quase esgotado — o item não tem mínimo definido. Abra-o e introduza um Limiar mín. de stock.
- O número disponível é inferior ao que está na prateleira — o restante está planeado na lista de carga de um evento ou ainda está fora. Abra o item: o painel Reservado em eventos indica onde.