Convidar voluntários para um evento
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O separador Pessoas dos voluntários de um evento é onde decide quem ajuda neste evento: convida pessoas da sua lista, aceita as que se candidataram e vê quem disse que sim. Abra o evento e depois Equipe & Parceiros → Voluntários; Pessoas é o primeiro separador. Uma pessoa pode estar na sua lista sem estar num evento; é estar no evento que lhe permite ter turnos, tarefas, funções e o bilhete de agradecimento.
O que pode fazer aqui
- Convidar pessoas da sua lista, uma a uma, ou todas as que ajudaram num evento anterior.
- Adicionar alguém que ainda não está na sua lista e convidá-lo num único passo.
- Aceitar ou recusar pessoas que se candidataram a partir da página do evento ou de uma ligação de equipa.
- Confirmar, lembrar, mudar para outra equipa, atribuir uma função ou remover muitas pessoas de uma vez.
- Ver de relance quantas pessoas tem cada equipa face ao que precisa.
Os cinco estados
| Estado | O que significa |
|---|---|
| Candidatou-se | A pessoa inscreveu-se a partir da página do evento ou da ligação de uma equipa. Decide você. |
| Convidado | Pediu-lhe ajuda e ainda não respondeu. |
| Confirmadas | Ajuda neste evento. Só pessoas confirmadas podem ser colocadas em turnos, receber tarefas ou funções, e comprar o bilhete de agradecimento. |
| Recusado | Disse que não, ou recusou a sua candidatura. Quem recusou um convite ainda pode dizer que sim mais tarde, a partir da mesma ligação. |
| Removido | Retirou uma pessoa confirmada do evento. Os seus lugares em turnos ficam libertados e as suas tarefas voltam à equipa. |
Convidar pessoas da sua lista
- Clique em Convidar da sua lista no topo da página.
- Para convidar todas as pessoas que ajudaram num evento anterior, escolha esse evento em Todas as pessoas que ajudaram em, escolha uma equipa se as quiser todas numa só, e clique em Convidá-las. Só são convidadas as pessoas que aí foram confirmadas.
- Para convidar pessoas em particular, pesquise na lista e marque-as. Selecionar todas as mostradas marca todas as pessoas que a pesquisa mostra neste momento.
- Escolha a Equipa. Um responsável de equipa tem de escolher uma das suas próprias equipas; pode deixar vazio.
- Clique em Convidar selecionadas. Cada pessoa recebe um e-mail a perguntar «Pode ajudar?» com Sim e Não. Um não é um clique. Um sim pede-lhe que crie uma conta EventMann gratuita nesse endereço, ou que inicie sessão na que já tem; fica Confirmadas, e só depois disso recebe da sua parte a notificação no sino.
Se já pediu ajuda a alguém pessoalmente — por telefone, no grupo — marque Já confirmado (perguntei-lhe eu) antes de convidar. Essa pessoa é então adicionada como confirmada e recebe o e-mail «Está na equipa» em vez de uma pergunta. Quem não tiver conta nesse endereço é convidado, nesse e-mail, a criar uma, com um botão Criar a minha conta.
Adicionar alguém novo
Adicionar alguém novo, no topo da página, adiciona uma pessoa à sua lista e convida-a para este evento de uma só vez. Introduza o Nome e o E-mail, opcionalmente um número de telefone e uma equipa, e clique em Adicionar e convidar. Se essa pessoa já estiver neste evento ou tiver deixado de receber os seus convites, nada é enviado e é informado disso.
Ler e trabalhar a lista
As etiquetas no topo filtram a lista por estado; Confirmadas mostra apenas quem disse que sim. Use a caixa de pesquisa para um nome, e-mail, número de telefone ou número de voluntário, e o menu de equipas para ver uma só equipa. A barra acima da tabela contém as ações em massa. Cada linha mostra o estado da pessoa, a sua equipa (alterável ali mesmo), as suas funções, quantos turnos e horas tem, e os botões adequados ao seu estado: Aceitar e Recusar para uma candidatura. Uma pessoa confirmada cujo e-mail não tem conta EventMann tem o distintivo âmbar Ainda sem conta e o botão Enviar link de registo. As candidaturas mostram o que a pessoa escreveu, e o que pôs em «Quando pode ajudar?» na sua própria página.
Voluntários sem conta
Um voluntário que diz que sim a um convite tem sempre uma conta — o sim só é registado depois de criar uma ou de iniciar sessão. As pessoas que confirma você próprio ou um responsável de equipa (Marcar como confirmado, Aceitar, a marcação Já confirmado, a Confirmar em massa) podem não ter uma. Estão na equipa, mas não conseguem ver os seus turnos, tarefas ou equipa, fazer o registo de presença nem comprar o bilhete de agradecimento até o fazerem.
- Procure o distintivo Ainda sem conta ao lado do nome. Aparece em pessoas confirmadas cuja entrada na lista não está ligada a uma conta.
- Clique em Enviar link de registo na linha, ou marque várias pessoas e escolha Enviar link de registo na barra de ações em massa.
- Cada uma recebe um e-mail «Crie a sua conta para …». O seu botão abre a página do convite no formulário de conta; a conta fica confirmada de imediato, porque a ligação foi enviada para o endereço dela. Se já tiver uma conta nesse endereço, a página envia-a para iniciar sessão.
- O distintivo desaparece assim que criar a conta ou iniciar sessão.
A ligação só é enviada a pessoas confirmadas sem conta; qualquer outra pessoa numa seleção em massa é ignorada e contada como ignorada. Cada clique envia um e-mail por pessoa.
As pessoas a quem pediu ajuda e que ainda não responderam estão na etiqueta Convidado. Marcar como confirmado confirma-as sem esperar pela resposta, Enviar novamente reenvia o convite uma vez mais, e a cruz remove-as.
Fazer algo a muitas pessoas de uma vez
- Marque as pessoas, ou marque Selecionar todos nesta página. O contador mostra quantas estão selecionadas.
- Escolha a ação: Confirmar, Reenviar convite, Enviar link de registo, Definir equipa, Atribuir função, Retirar função, Recusar ou Remover do evento.
- Para Definir equipa, escolha a equipa; para as ações de função, escolha a função ao lado.
- Clique em Aplicar à seleção e confirme. Confirmar e reenviar enviam um e-mail a cada pessoa.
O resultado indica quantas foram tratadas e quantas foram ignoradas por a ação não se aplicar, por exemplo uma confirmação a alguém já confirmado. Podem ser selecionadas até 500 pessoas de cada vez.
Bom a saber
- As candidaturas feitas a partir da página do evento e de uma ligação de equipa ficam Candidatou-se até que você ou o responsável da equipa as aceite. Aceitar envia ao voluntário um e-mail de confirmação; Recusar envia-lhe um breve e-mail a dizer que desta vez não foi aceite. Recusar um convite que ninguém ainda respondeu (por exemplo, com a ação em massa) não envia qualquer e-mail.
- Os e-mails de convite e de confirmação saem ao ritmo do seu limite horário de envio (Definições → E-mail), por isso um convite grande é distribuído ao longo das horas em vez de ser enviado de uma vez.
- Recebe uma notificação no sino quando alguém responde a um convite ou se candidata. No caso de um sim, a notificação chega depois de o voluntário ter criado a conta ou iniciado sessão, pelo que quem ainda esteja a preencher o formulário da conta continua Convidado na sua lista. Os responsáveis de uma equipa são informados quando alguém se candidata a juntar-se à respetiva equipa.
- Uma pessoa que já está neste evento, em qualquer estado, é ignorada quando convida. Remover alguém que não confirmou apaga a sua linha, para que possa voltar a convidá-la; uma pessoa confirmada que foi removida não pode ser convidada de novo para este evento.
- Desistir é também um direito do voluntário: a partir da sua ligação de convite pode mudar um sim para um não. Isso liberta os seus turnos e devolve as suas tarefas à equipa.
- Os responsáveis de equipa veem a lista completa, mas atuam apenas nas linhas das suas próprias equipas. Podem também atribuir a uma das suas equipas alguém que ainda não tenha equipa.
Resolução de problemas
- «N ignorados» depois de convidar — essas pessoas já estão neste evento, ou pediram para não ser convidadas.
- Enviar novamente não aparece — só existe para pessoas que não responderam. Pessoas recusadas e confirmadas não têm reenvio; uma pessoa confirmada sem conta tem Enviar link de registo em vez disso.
- Alguém lhe disse que sim mas continua Convidado — ainda não terminou de criar a conta ou de iniciar sessão. Peça-lhe que volte a abrir o convite, ou confirme-a você próprio e envie-lhe o link de registo.
- Um voluntário confirmado não pode ser escolhido para um turno ou tarefa — verifique se está Confirmadas, e não Convidado ou Candidatou-se.
- O convite nunca chegou — peça-lhe que verifique o lixo eletrónico, e use Enviar novamente. O correio sai ao ritmo do seu limite horário, por isso um lote grande pode demorar horas.