Recrutar com ligações de inscrição, candidatura e configurações copiadas
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Este artigo trata das formas de as pessoas chegarem a um evento sem que as convide uma a uma: uma ligação de inscrição para cada equipa, uma candidatura aberta na página pública do evento, e a opção de partir da configuração do ano passado. Explica também cada opção do separador Definições de um evento. Encontra tudo isto em Equipe & Parceiros → Voluntários no menu Gerir do evento.
O que pode fazer aqui
- Indicar quantas pessoas cada equipa precisa neste evento e ver a contagem preencher-se.
- Dar a cada equipa uma ligação de inscrição que o seu responsável pode publicar num grupo de WhatsApp.
- Abrir a candidatura na página pública do evento, com o seu próprio texto.
- Deixar os voluntários confirmados escolherem os seus próprios turnos.
- Escrever a mensagem de agradecimento que os voluntários leem.
- Copiar tamanhos de equipas, turnos, tarefas de equipa e listas de carga de outro evento.
Tamanhos das equipas e ligações de inscrição
No separador Pessoas, a caixa Equipas neste evento tem um cartão por equipa. O nome da equipa abre a lista filtrada para essa equipa. O número compara as pessoas confirmadas com o que a equipa precisa, por exemplo 10 / 18; fica âmbar enquanto a equipa estiver incompleta e verde quando estiver completa, e sem objetivo mostra apenas as pessoas confirmadas. Por baixo, 10 confirmadas · 2 à espera de resposta conta as pessoas a quem foi pedida ajuda e que ainda não responderam.
- Escreva o número de que a equipa precisa em Necessidades e clique em Guardar. Deixe vazio ou zero para não ter objetivo.
- Clique em Criar ligação de inscrição. O cartão passa a mostrar a Ligação de inscrição.
- Clique em Copiar para a pôr na área de transferência, ou em Partilhar no WhatsApp para abrir o WhatsApp com uma mensagem pronta, como «Ajuda com o Acolhimento no Diwali Gala 2026? Inscreva-se aqui:».
- Para deixar a ligação de funcionar, clique em Desativar. Quem a tiver ainda deixa de poder entrar. Criar uma nova ligação gera um novo endereço.
Quem abre uma ligação de inscrição inicia sessão (ou regista-se), verifica os seus dados e entra. Fica Candidatou-se nessa equipa, e os responsáveis da equipa e você recebem uma notificação no sino. Ninguém se torna voluntário sem a sua ou a Aceitar do responsável. Uma ligação de inscrição funciona mesmo quando a candidatura pública abaixo está desativada, e deixa de funcionar quando o evento é um rascunho, está cancelado ou já terminou. Os responsáveis de equipa podem definir objetivos e ligações para as equipas que lideram; as outras equipas não lhes são mostradas.
Candidatura aberta na página do evento
Quando Candidatura de voluntário na página do evento está ativa e o evento está ao vivo, a página pública do evento mostra «Quer ajudar neste evento? Voluntarie-se connosco». Os visitantes com sessão iniciada e um endereço de e-mail confirmado podem candidatar-se.
O banner liga a um formulário curto com um número de telefone, competências e uma mensagem. Começa com o texto que escreveu.
O visitante acrescenta um número de telefone, competências, tudo o que o organizador deva saber, e envia o formulário. É adicionado à sua lista se ainda não lá estava, e aparece em Pessoas como Candidatou-se. Decide com Aceitar ou Recusar; ninguém é confirmado automaticamente, e o candidato recebe um e-mail em qualquer dos casos. Um visitante que já tinha sido convidado e se candidata fica confirmado de imediato.
Definições explicadas
Abra o separador Definições.
- Candidatura de voluntário na página do evento — desligada por predefinição. Ativa o banner e o formulário para os visitantes. Só funciona enquanto o evento estiver ao vivo.
- Os voluntários escolhem os seus próprios turnos — permite que os voluntários confirmados ocupem turnos livres na sua própria página Meu Voluntariado. Podem escolher turnos da sua própria equipa e turnos sem equipa, nunca um que se sobreponha a um turno que já têm, e nunca um que já tenha começado.
- Os voluntários podem devolver um turno até — horas antes de o turno começar, de 0 a 720, 24 se não alterar. Depois disso têm de falar com o seu responsável. Devolver um turno avisa os responsáveis da equipa e você.
- Texto na página de candidatura — até 1.000 caracteres: em que consiste ajudar, a que horas chegar, a quem perguntar.
- Mensagem de agradecimento — até 300 caracteres, mostrada aos voluntários confirmados na página do evento, no pagamento junto ao bilhete de voluntário e no seu e-mail de confirmação.
{name}é substituído pelo nome do voluntário. Vazio significa um agradecimento padrão no idioma dele. A linha verde mostra uma pré-visualização com um nome de exemplo. - Clique em Guardar. Apagar o texto de um campo e guardar remove o texto.
Copiar configuração de outro evento
Mais abaixo no separador Definições, Copiar configuração de outro evento usa um evento anterior como modelo.
- Escolha o evento em Copiar de. A lista mostra os seus outros eventos, do mais recente para o mais antigo.
- Marque o que copiar: Tamanhos das equipas, Turnos, Tarefas das equipas e Listas de carga.
- Clique em Copiar configuração e confirme.
As horas acompanham a data do evento: um turno que começou duas horas antes da abertura do ano passado começa duas horas antes da abertura deste ano. Nada que já exista é substituído e ninguém recebe e-mail. As pessoas não são copiadas — o núcleo da equipa chega sozinho e todas as outras são convidadas de novo. As tarefas atribuídas a uma pessoa concreta, ou ligadas a um turno, também não são copiadas, porque essa pessoa pode não ajudar desta vez. As linhas de carga são copiadas apenas na medida em que o stock o permitir.
Bom a saber
- Todas as formas de entrar num evento como voluntário terminam com uma conta: uma ligação de inscrição e a candidatura exigem uma, e um sim a um convite cria uma ou inicia sessão. Só as pessoas que confirma você próprio podem ser confirmadas sem conta — veja Voluntários sem conta.
- Os visitantes precisam de uma conta com um e-mail confirmado para se candidatar ou aderir. Candidatar-se cria uma entrada na lista com a origem «inscreveu-se» e repõe a opção de não receber convites como desligada.
- A ligação de inscrição é uma credencial: quem a tiver pode candidatar-se. Publicá-la num grupo privado é aceitável; se se espalhar mais, desative-a e crie outra.
- O objetivo de uma equipa é uma meta para si e para os responsáveis. Não impede as pessoas de se juntarem.
- O separador Definições exige a permissão Voluntários; um responsável de equipa vê os outros separadores, mas não Definições.
Resolução de problemas
- O banner não aparece na página do evento — a definição de candidatura está desligada, ou o evento não está ao vivo (um evento agendado ainda não tem banner; uma ligação de inscrição já funciona).
- Uma ligação de inscrição diz que a página não foi encontrada — a ligação foi desativada ou substituída, ou o evento é um rascunho, está cancelado ou já terminou.
- Copiar configuração não é oferecido — não tem outro evento do qual copiar.
- A cópia não trouxe pessoas — por design. Convide-as a partir de Pessoas.