O registo de voluntários e a importação de CSV

O registo de voluntários é a sua lista de todas as pessoas que ajudaram nos seus eventos, ou a quem gostaria de pedir ajuda. Pertence-lhe a si, e não a um evento específico: cada pessoa é adicionada uma única vez, recebe um número de voluntário como V0001 e mantém o seu histórico em todos os seus eventos. Abra-o em Crescimento → Voluntários na barra lateral da sua organização.

O que pode fazer aqui

• Adicionar pessoas uma a uma, ou importar a lista que já mantém como ficheiro CSV.
• Pesquisar e filtrar por nome, equipa, habilidade, se têm conta, se já ajudaram antes ou se pediram para não serem convidadas.
• Editar os dados de contacto, as habilidades e as suas próprias notas.
• Ver quantos eventos e horas cada pessoa já acumulou, e descarregar um extrato de horas em PDF.
• Exportar o registo completo como ficheiro CSV, ou remover uma pessoa juntamente com o seu histórico.

Clique em Adicionar um voluntário para adicionar alguém, em Importar voluntários para carregar um ficheiro, ou em Exportar CSV para descarregar a lista. Os quatro cartões acima da tabela contam todas as pessoas do registo, as que já ajudaram, as que têm Com conta e as que pediram para não receber convites; cada cartão é um atalho para esse filtro. Use a caixa de pesquisa para um nome, email, número de telefone ou número de voluntário, e os menus pendentes, como Todos, para restringir ainda mais a lista.

Adicionar um voluntário

1. Clique em Adicionar um voluntário.
2. Escreva o Nome e o E-mail da pessoa. Estes dois campos são obrigatórios; o email tem de ser único no seu registo, e as maiúsculas não fazem diferença.
3. Adicione Habilidades separadas por ponto e vírgula, por exemplo Entrada; Primeiros socorros; Equipa de palco. São guardadas até 20 habilidades, e tornam-se um filtro no registo.
4. Opcionalmente, escreva as Notas; são apenas para si.
5. Clique em Adicionar ao registo. Ninguém recebe email.

Ler a tabela

Cada linha começa com o número de voluntário da pessoa e as equipas a que pertence, com uma estrela para as equipas que lidera. A coluna Eventos conta os eventos em que a pessoa foi confirmada, e Horas soma o tempo entre o check-in e o check-out de cada turno que foi fechado. Um distintivo verde Tem uma conta significa que um endereço de email confirmado de uma conta EventMann usa este endereço, e Não querem convites significa que a pessoa recusou os seus convites. Editar abre os mesmos campos do diálogo de adicionar. O ícone de descarregar dá o extrato de horas da pessoa em PDF, e o caixote do lixo elimina-a.

Importar uma lista de uma folha de cálculo

Em Importar voluntários carrega a lista que já mantém. Importar acrescenta pessoas apenas ao seu registo. Não envia nenhum email e nunca altera ninguém que já lá esteja.

1. Clique em Descarregar o modelo para ver os nomes exatos das colunas, ou guarde a sua folha de cálculo como CSV.
2. A primeira linha tem de indicar os nomes das colunas: name, email, phone, skills e notes. Apenas name e email são obrigatórios. Separe várias habilidades com ponto e vírgula. Os ficheiros guardados pelo Excel, incluindo o Excel alemão com ponto e vírgula como separador, são lidos tal como estão.
3. Escolha o ficheiro — até 5 MB e 5.000 linhas — e clique em Verificar o ficheiro.

Vê então uma pré-visualização com as contagens Será adicionado, Ignorado (já existe) e Ignorado (ilegível). As linhas marcadas como Pronto serão adicionadas. Uma linha é Ignorada quando o email já está no seu registo ou aparece duas vezes no ficheiro, e Não legível quando o nome ou o email estão em falta ou não são válidos. Ainda não foi gravado nada. Clique em Importar para adicionar as linhas prontas.

Definições explicadas

• Número de voluntário — atribuído automaticamente a partir da sua própria sequência (V0001, V0002 e assim por diante) e nunca reutilizado.
• Habilidades — texto livre, separado por ponto e vírgula. O filtro de habilidades lê as habilidades que estão efetivamente no registo.
• Notas (apenas você vê estas) — nunca são mostradas ao voluntário nem aos chefes de equipa.
• Linhas por página — 25, 50, 100 ou 200; Ordenar por nome, número de voluntário, mais eventos ou adicionado mais recentemente.

Bom a saber

• Se alterar o endereço de email de uma pessoa, a ligação à sua conta é cortada. Volta a ser associada automaticamente quando alguém entra numa conta confirmada com o novo endereço.
• Uma pessoa pode recusar os seus convites através da ligação presente em qualquer email de convite. Não lhe pode enviar um convite até se voltar a inscrever por iniciativa própria.
• Remover do registo elimina a pessoa juntamente com os seus convites, turnos e horas em todos os seus eventos. Não pode ser desfeito; é isto que um pedido de eliminação exige.
• O ficheiro Exportar CSV contém os dados de contacto, as competências, as suas notas e as horas. Trate-o como dados pessoais. Veja Horas dos voluntários e privacidade.
• Um coordenador de voluntários que tenha apenas um evento acede ao mesmo registo através do separador Lista desse evento. Um chefe de equipa vê-o apenas para consulta, para recrutar.
• A pré-visualização da importação aguarda por si durante 30 minutos. Depois disso, escolha o ficheiro novamente.

Resolução de problemas

• A importação diz que falta uma coluna — a primeira linha tem de indicar os nomes das colunas, pelo menos name e email. Use o modelo para a grafia exata.
• A importação diz que o ficheiro já não está disponível — o ficheiro verificado foi guardado durante 30 minutos. Escolha-o novamente e volte a verificá-lo.
• Uma pessoa que adicionei não é proposta quando convido para um evento — já está nesse evento com algum estado, ou recusou os convites. Veja Convidar voluntários para um evento.
• O email é recusado por já estar em uso — cada endereço de email pode aparecer uma vez no seu registo. Pesquise-o; a pessoa pode já lá estar.

Relacionado

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• Convidar voluntários para um evento