Listas de material dos eventos
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Uma lista de material indica quais os itens que cada equipa leva para um evento, em que quantidade e o que regressou. Cada evento tem as suas próprias listas, uma por equipa mais o Stock comum. Abra o evento e escolha Gerir → Operações do Dia → Inventario do evento. Os editores do evento e os gestores de voluntários veem as listas de todas as equipas; um responsável de equipa vê apenas as listas das equipas que lidera.
Planear o que vai para o evento
- Clique em Alocar item no topo da página e escolha o Item. A lista está agrupada por equipa e mostra quantos estão disponíveis. Os itens que já estão na lista deste evento, ou que não têm nenhum disponível, não são oferecidos.
- Introduza a Quantidade e, opcionalmente, uma nota, e clique em Alocar. Não pode planear mais do que o que está disponível.
- A linha aparece na caixa da sua equipa com o estado Alocado: “Planeados 420 · levados 0 · de volta 0”, e um botão Levado para o evento para o dia.
No dia: levados e depois de volta
- Quando os itens saírem do armazém, introduza o número na linha e clique em Levado para o evento. O estado passa a Em saida.
- Quando regressarem, preencha o formulário de devolução na mesma linha: Devolvido, Danificado (equipamento) ou Consumido (consumíveis), Em falta e uma nota. Clique em Guardar. Os números, somados, não podem exceder o que ainda está fora.
- Quando tudo estiver contabilizado, a linha indica Devolvido.
As quantidades consumidas ou em falta saem definitivamente do stock. Um item em falta que apareça mais tarde pode ser adicionado de novo com Reabastecimento na página do item.
O que ainda falta
Depois de registado, tudo o que está em falta — e, após o fim do evento, tudo o que ainda está fora — é reunido numa caixa amarela Ainda não regressou. Lista a equipa e os itens. Clique em Criar uma tarefa para a equipa para acrescentar uma tarefa para essa equipa, “Procurar itens em falta”, com prazo de sete dias e a lista de cada linha. Aparece na página Os meus voluntariados dos membros e com o seu responsável.
Os formulários de devolução aparecem em cada linha que ainda tenha itens fora. As linhas do Stock comum não têm botão de tarefa, porque o Stock comum não tem equipa a quem atribuir a tarefa.
Bom a saber
- Alocar não move nada: a quantidade disponível do item desce para que ninguém mais planeie as mesmas cadeiras, e recupera quando forem devolvidas.
- Pode remover uma linha (Remover da lista) apenas enquanto nada tiver sido levado, ou quando tudo tiver regressado.
- Na página de um item, o painel Reservado em eventos mostra a mesma linha com os botões de um toque Levados e Todos de volta — pensados para usar depois de ler uma etiqueta. Todos de volta conta tudo como devolvido, não como consumido.
- Copiar a configuração de um evento anterior (Gerir → Voluntários) pode transferir as listas de material, quando há stock suficiente.
Resolução de problemas
- Só X unidades disponíveis — o resto está planeado para outro evento ou ainda fora. Reduza a quantidade ou devolva primeiro os itens do outro evento.
- O item não está na lista — já está na lista deste evento (altere a linha em vez disso), está inativo ou não tem nenhum disponível.
- Um responsável vê uma página vazia — vê apenas as equipas que lidera.