Turnos e a escala de voluntários
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O separador Turnos é a escala de voluntários de um evento: o que tem de ser feito, quando, onde e por quantas pessoas, e quem está escalado. Está separado da escala de pessoal em Gerir pessoal, porque os voluntários não são remunerados e nunca passam pelo processamento salarial. Abra o evento e depois Equipe & Parceiros → Voluntários → Turnos. Todas as horas estão no fuso horário do próprio evento, que a página indica no topo.
O que pode fazer aqui
- Adicionar os turnos para os quais precisa de pessoas, com um local e o número de pessoas necessárias.
- Colocar voluntários confirmados num turno, um ou vários de cada vez.
- Registar a entrada e a saída das pessoas na escala, para quem não o pode fazer sozinho.
- Deixar os voluntários escolher e devolver turnos por si próprios.
- Ver de relance quais os turnos completos: 8 de 8 fica a verde, 2 de 3 fica a âmbar.
Adicionar um turno
- Clique em Adicionar um turno para abrir o formulário.
- Escreva O quê, por exemplo “Balcão de acreditação”.
- Escolha a Equipa a que pertence. Um responsável de equipa tem de escolher uma das suas próprias equipas; pode deixar vazio, o que faz dele um turno para qualquer pessoa.
- Defina Início e Termina. Começam no início do evento e três horas depois; o fim tem de ser posterior ao início.
- Opcionalmente, indique Onde e alguns Detalhes. Defina Pessoas necessárias, entre 1 e 500.
- Clique em Adicionar turno.
Ler a escala
Cada turno é um cartão com o título e o distintivo da equipa, quantos lugares estão preenchidos, e uma linha por voluntário com o respetivo estado: Não registado, Registado às 17:02, ou a hora de saída com as horas trabalhadas. Fazer check-in marca a pessoa como presente; depois, a mesma ligação passa a dizer Registar saída; uma terceira pressão diz Reabrir para a pessoa que teve a saída registada por engano. Remover tira a pessoa do turno. Editar altera o turno ou elimina-o. Quando um turno ainda tem lugares livres, Atribuir pessoas coloca mais pessoas nele.
Colocar pessoas num turno
Por baixo da lista de pessoas, Atribuir pessoas (N lugares restantes) abre um seletor de voluntários confirmados. Só aparece enquanto o turno tiver lugares livres.
- Clique em Atribuir pessoas — o botão mostra quantos lugares restam.
- Pesquise por nome, equipa ou competência e marque as pessoas. Um responsável vê apenas as pessoas das suas próprias equipas.
- Clique em Adicionar ao turno.
A página indica quantas foram adicionadas. Uma pessoa é ignorada quando já está no turno, quando está noutro turno deste evento com horário sobreposto, ou quando o turno já está cheio entretanto — dois coordenadores a preencher os últimos lugares ao mesmo tempo nunca conseguem ambos ter êxito. Cada pessoa adicionada recebe um email e, cerca de um dia antes do início do turno, recebe um lembrete, uma única vez.
Definições explicadas
- Pessoas necessárias — não pode ser definido abaixo do número de pessoas já no turno. Retire primeiro alguém.
- Equipa — aparece como distintivo, decide que responsável pode alterar o turno e que voluntários o podem assumir por si próprios.
- Eliminar turno — no painel Editar do turno. Os voluntários nele são retirados.
- Os voluntários escolhem os seus próprios turnos e devolver um turno até — no separador Definições, veja Recrutamento com ligações de inscrição, inscrição e configurações copiadas.
Bom a saber
- Só voluntários confirmados podem ser colocados em turnos. Se o seletor indicar que ninguém confirmou ainda, confirme primeiro pessoas em Pessoas.
- Os voluntários fazem o check-in sozinhos a partir de O meu voluntariado. O check-in abre uma hora antes do turno e fecha quando este termina, portanto não há check-in para um turno que já acabou, e registar a saída exige primeiro um check-in.
- As horas contam-se desde o check-in até à saída. Um turno com check-in mas sem saída não conta nada até o fechar com Registar saída aqui.
- Colocar alguém na escala envia-lhe um email. Mover ou eliminar um turno não volta a enviar emails; informe-os com uma mensagem.
- Os turnos com equipa e as tarefas com equipa são também o que um responsável de equipa vê no seu plano do dia e na vista Ao Vivo.
Resolução de problemas
- “Já está noutro turno a essa hora” — cada pessoa só pode ocupar um turno de cada vez. Encurte um dos turnos ou escolha outra pessoa.
- Não há ninguém para escolher — todas as pessoas confirmadas já estão no turno, ou (para um responsável) ninguém das suas equipas está confirmado ainda.
- O número não pode ser reduzido — o turno já tem mais pessoas; retire algumas primeiro.
- As horas estão erradas — verifique o turno por saídas em falta; use Registar saída ou Reabrir na linha.