Guia do responsável de equipa
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Um responsável de equipa dirige uma equipa permanente de uma associação, como Inscrições ou Gestão da sala, em cada evento. Como responsável, recruta pessoas para a sua equipa, confirma-as, planeia os turnos e as tarefas da equipa, escreve às suas pessoas e cuida do stock da equipa. Faz isto a partir da sua conta, e não de um painel de organizador próprio. Este guia é a visão geral; cada parte liga-se aos respetivos detalhes.
O que pode fazer aqui
- Recrutar a partir do registo do organizador, com uma ligação de inscrição ou acrescentando alguém novo.
- Confirmar candidatos e decidir se alguém que convida fica confirmado de imediato.
- Planear turnos e tarefas para a sua equipa e atribuir-lhes as suas pessoas.
- Acompanhar o dia no plano do dia e na página ao vivo, e enviar mensagens à sua equipa.
- Cuidar do inventário da sua equipa: artigos, lista de compras, compras e recibos. Ver O inventário da sua equipa.
Abrir os seus eventos
- Abra o menu do seu avatar. Em Trabalho no evento, escolha a sua função ou abra O meu trabalho.
- Clique no botão do evento: Voluntários, ou outro botão se a sua equipa também tiver uma função, como Bilheteira.
- Na barra lateral escolha Voluntários. Um responsável vê os separadores Pessoas, Turnos, Tarefas, Plano do dia, Ao Vivo, Mensagens e Lista. Não existe o separador Definições: as definições gerais do evento ficam com o organizador.
Recrutar pessoas
Em Pessoas, o bloco Equipas neste evento mostra cada equipa que dirige: quantas pessoas estão confirmadas face ao que a equipa precisa e quantas ainda não responderam.
- Defina quantas pessoas a sua equipa precisa em Necessidades e toque em Guardar.
- Em Ligação de inscrição, crie uma ligação e use Copiar ou Partilhar no WhatsApp. As pessoas que a abrirem iniciam sessão e candidatam-se à sua equipa; você aceita-as. Desativar pára a ligação; uma nova ligação substitui a antiga. Ver Inscrever-se ou aderir a uma equipa.
- Clique em Convidar do seu registo no topo da página para pedir a pessoas que o organizador já conhece.
Convidar do registo: convidar ou confirmar já
- Escolha pessoas na lista (pesquisa, Selecionar todas as mostradas) ou, na primeira parte, todas as pessoas que ajudaram num dos eventos anteriores do organizador.
- A Equipa mostra apenas as suas equipas. Tem de escolher uma.
- Deixe Já confirmado (perguntei-lhe eu) desmarcado para enviar o convite normal «Pode ajudar?»; a pessoa responde Sim ou Não, e um sim pede-lhe que crie uma conta gratuita ou inicie sessão antes de contar. Marque-o quando alguém já concordou consigo: fica confirmada de imediato e recebe «Está na equipa» em vez de um convite. Se ainda não tiver conta, esse email traz um botão Criar a minha conta, e em Pessoas aparecem com Ainda sem conta e um botão Enviar link de registo até criarem a conta.
- Clique em Convidá-las ou Convidar selecionadas. Uma linha de resultado indica quantas foram convidadas e quantas foram ignoradas (já estão no evento ou pediram para não serem convidadas).
A mesma escolha existe em Adicionar alguém novo, que acrescenta uma pessoa ao registo e a convida num só passo. Os convites são enviados ao ritmo horário de envio do organizador, por isso um grupo grande recebe o email ao longo do tempo.
Turnos e tarefas
Em Turnos vê todos os turnos, mas só acrescenta, altera ou preenche os das suas equipas. Um turno ou tarefa novo tem de ser atribuído a uma das suas equipas.
- Abra Adicionar um turno e preencha o que, quando, onde e quantas pessoas são precisas.
- Acrescente ao turno membros confirmados da sua equipa. Uma pessoa que já esteja noutro turno nessa hora é ignorada.
- Num turno da sua equipa pode registar a entrada ou a saída de pessoas, ou Remover alguém.
Em Tarefas, adicione uma tarefa com Adicionar tarefa, para uma pessoa, um turno ou a equipa inteira, com hora de início, prazo e lista de verificação. As tarefas mostram o estado, a lista de verificação e os comentários, que as suas pessoas escrevem a partir de O meu voluntariado.
Só de leitura e editável
- Vê tudo, altera a sua equipa. Vê a lista completa de Pessoas e o registo — recruta a partir dele —, mas só confirma, recusa, reenvia, remove, define a equipa e envia mensagens a pessoas das suas próprias equipas. Pode atribuir à sua equipa, com a ação em massa Definir equipa, pessoas que ainda não têm equipa.
- As mensagens só podem ser enviadas às suas equipas e aos respetivos turnos.
- As funções que pode atribuir limitam-se às que você próprio tem.
- Copiar a configuração de um evento anterior, e as definições do evento (inscrição, texto de agradecimento, turnos de autosserviço), ficam com o organizador ou com um coordenador.
- Nas páginas próprias do organizador não pode alterar categorias, mover um artigo para outra equipa nem marcar compras como reembolsadas.
Bom a saber
- Os responsáveis fazem parte da equipa principal do seu grupo: em cada evento um responsável é acrescentado automaticamente como confirmado, e os convites dos outros membros principais são enviados quando o evento é publicado.
- Quando uma das suas pessoas desiste de um turno, você e o organizador recebem um aviso.
- Se o organizador tiver atribuído uma função à sua equipa (a função de responsável), você tem-na em cada evento em que trabalhar, por exemplo Bilheteira.
Resolução de problemas
- Não vejo nenhuma ligação de inscrição — crie uma em Equipas neste evento; não existe nenhuma enquanto não o fizer.
- Uma pessoa aparece a cinzento ou é ignorada — já está neste evento num estado qualquer, ou pediu ao organizador que não a convidasse.
- Uma ação é recusada — a pessoa ou o turno pertence a outra equipa.