Tarefas de voluntários
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O separador Tarefas é a lista de trabalho da sua equipa de voluntários para um evento: coisas que têm de acontecer, quem as faz e até quando. Uma tarefa pode ser para uma pessoa, para várias pessoas nomeadas, para quem trabalha num determinado turno, para uma equipa inteira, ou aberta a todos. Os voluntários atualizam as suas próprias tarefas. Encontra-o em Equipe & Parceiros → Voluntários → Tarefas. Para o quadro de planeamento do organizador — prazos, prioridades, dependências — veja O quadro de tarefas do evento.
O que pode fazer aqui
- Registar o que tem de acontecer e dar-lhe uma hora de início e uma hora limite.
- Atribuir uma tarefa a um ou vários voluntários confirmados, a um turno, a uma equipa ou a todos.
- Acompanhar a tarefa nos quatro estados: Abrir, Em curso, Bloqueados e Concluído.
- Dividir uma tarefa numa lista de verificação e discuti-la em comentários.
Adicionar uma tarefa
- Escreva o que tem de ser feito no campo do título, por exemplo “Levantar as lanternas na gráfica”.
- Em Para escolha um voluntário confirmado, ou deixe Toda a equipa. As pessoas que foram apenas convidadas não aparecem na lista; a página indica quantas ainda estão a aguardar.
- Escolha a Equipa a que a tarefa pertence. Um responsável de equipa tem de escolher uma das suas equipas.
- Defina o Início se tiver uma hora.
- Clique em Mais detalhes para escolher um Turno (todas as pessoas desse turno recebem a tarefa), um Vencimento (hora limite) e uma descrição.
- Clique em Adicionar tarefa.
Quem recebe uma tarefa é decidido nesta ordem: as pessoas nomeadas, se existirem; caso contrário, as pessoas do turno; caso contrário, a equipa; caso contrário, todos. As pessoas nomeadas recebem um email “Nova tarefa de voluntário em …” quando são adicionadas. Uma tarefa que tenha hora de início e seja para pessoas nomeadas, um turno ou uma equipa envia também um único lembrete cerca de duas horas antes do início; uma tarefa para todos não tem lembrete.
Trabalhar com a lista
As tarefas abertas aparecem primeiro, depois as concluídas, cada grupo por ordem de horário. A linha por baixo do título indica para quem é, o seu início e a sua hora limite, e, quando está concluída, quem a assinalou — o voluntário, ou “Marcada como concluída pelo organizador”. A caixa redonda marca a tarefa como concluída ou não. O menu de estado define Abrir, Em curso, Bloqueados ou Concluído; use Bloqueados para uma tarefa que espera por algo. Uma lista de verificação mostra quantos itens estão feitos e permite assinalá-los. Os comentários mantêm a discussão junto da tarefa. Editar altera tudo o resto.
Editar uma tarefa
- Clique em Editar ao lado do título da tarefa.
- Em Pessoas, marque todas as pessoas a quem se destina. Não marcar ninguém significa o turno, a equipa ou todos.
- Altere o Turno, as horas Início e Vencimento e os detalhes.
- Em Lista de verificação escreva um item por linha. Os itens que mantém como estavam conservam a marca; assim, reformular o item três não desmarca os itens um e dois.
- Clique em Guardar. Eliminar tarefa remove-a.
Bom a saber
- As horas são as horas locais de relógio do evento, tal como nos turnos.
- Os voluntários veem as suas tarefas em O meu voluntariado. Podem alterar o estado, marcar itens da lista de verificação e acrescentar comentários por si próprios; o organizador e o responsável da equipa vêem aqui de imediato.
- Atribuir uma tarefa a alguém que não está confirmado é recusado. Se uma pessoa se retirar ou for removida do evento, as suas tarefas voltam para a equipa.
- As tarefas com hora de início ou de vencimento aparecem no Plano do dia; as tarefas Bloqueados e as atrasadas aparecem em Ao Vivo.
- Um responsável de equipa vê e altera apenas as tarefas das suas próprias equipas.
- Marcar uma tarefa como concluída define-a como Concluído; desmarcá-la define-a de volta como Abrir.
Resolução de problemas
- A pessoa que quero não está na lista — só voluntários confirmados podem receber tarefas. Confirme-os em Pessoas.
- “Esse voluntário já não está confirmado para este evento” — a pessoa foi removida ou retirou-se depois de abrir o formulário. Escolha outra pessoa.
- Ninguém recebeu o email da minha tarefa — os emails são enviados às pessoas nomeadas, no momento em que são adicionadas. Uma tarefa para um turno ou uma equipa não é enviada por email quando é criada; aparece na página O meu voluntariado da pessoa, e o lembrete antes da hora de início chega-lhe.