Itens: adicionar, encontrar e cuidar deles
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Um item é um tipo de coisa que você guarda, com uma quantidade: “Cadeiras dobráveis, 420”. Este artigo explica como adicionar um item, indicar onde está, os itens emprestados e as outras ações na página de um item. Abra Inventario no grupo Trabalho e clique em Adicionar item, ou em Editar numa linha existente.
Adicionar um item
- Clique em Adicionar item na página Inventario e escreva o Nome do item. É o único texto obrigatório, juntamente com a quantidade, a condição e a propriedade.
- Escolha a Equipa que o mantém. Deixe em Stock comum se não houver ninguém em particular. Um responsável de equipa que adicione um item na sua própria página não pode escolher: fica sempre na sua equipa.
- Escolha o Tipo: Equipamento regressa depois de um evento, um Consumível é gasto e comprado novamente.
- Indique a Quantidade total e, se quiser, uma Unidade, como peças, kg ou rolos. Defina um Limiar de stock min. em tudo o que compra de novo; quando o stock descer até esse número, o item aparece na lista de compras.
- Indique onde está em Quem tem (uma pessoa da sua lista de voluntários) ou em Local de armazenamento.
- Escolha a Condição (Novo, Bom, Razoável, Mau, Danificado, Retirado) e a Propriedade. Para itens Emprestado aparece um campo Emprestado por: escreva a quem pertence, por exemplo a família Patel. Itens alugados e próprios não têm este campo.
- Opcionalmente, adicione uma categoria, SKU, descrição, código de barras, imagem e o Custo unitario (usado para o valor total), e depois clique em Criar item.
Definições explicadas
- SKU — o seu próprio código. Tem de ser único entre os seus itens.
- Limiar de stock min. — zero significa “não me avisar”. Acima de zero, o item tem stock baixo quando o número disponível for igual ou inferior a esse valor.
- Ativo (num item existente) — desligue-o para algo que já não guarda. Sai da lista, da lista de compras, das etiquetas e do selecionador da lista de embalagem. Mostrar itens inativos na página Inventario volta a encontrá-lo.
- Imagem — JPG, PNG ou WebP, até 2 MB.
Onde está?
Abra um item com Editar. O painel Onde está diz numa frase: “Com Ravi Patel”, “Na sede da associação”, ou que ninguém registou onde está, além de quem o emprestou. Altere-o com a lista de pessoas e o campo do local e clique em Guardar. Pode usar ambos: uma pessoa e um local.
Ao lado, Registar uma compra acrescenta stock com o recibo; veja Compras, recibos e lista de compras.
Mais na página do item
- Reservado em eventos — aparece quando o item está na lista de embalagem de um evento atual ou próximo. Tem botões rápidos para Levado e Tudo de volta; veja Etiquetas QR.
- Reabastecimento — acrescenta uma quantidade com uma nota opcional, sem compra. Use-o para stock encontrado, doado ou contado de novo.
- Manutencao — registe uma Revisão, Reparação ou Inspeção com data, custo e data da próxima revisão.
- Histórico de movimentos — os movimentos mais recentes: levado para um evento, devolvido, gasto, reabastecido.
- Eliminar — pede confirmação. É recusado enquanto alguma quantidade estiver ainda levada para um evento.
Bom a saber
- Alterar a equipa de um item move-o para a lista dessa equipa, e o seu responsável pode então geri-lo.
- As quantidades são números inteiros. O número disponível é o total menos o que está planeado ou fora nas listas de embalagem dos eventos, menos os itens danificados, gastos e em falta.
- O custo por unidade serve apenas para o cartão Valor total. O dinheiro que realmente gasta fica registado como compras.
Resolução de problemas
- O SKU é recusado — outro dos seus itens já usa esse código.
- Emprestado por não aparece — escolha primeiro Emprestado em Propriedade.
- Não consigo escolher uma pessoa em Quem tem — a lista mostra a sua lista de voluntários. Adicione primeiro a pessoa em Voluntários.