Encomendas
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As Encomendas são a lista completa das reservas de um evento — quem comprou o quê, se já pagou e o que ainda pode fazer. Use-a para procurar alguém à porta, perseguir um pedido pendente ou obter uma lista para a bilheteira. Encontra-a no menu Gerir do evento, em Participantes → Encomendas.
O que pode fazer aqui
- Separadores de estado — Confirmadas, Pendentes, Aprovadas, Canceladas, Reembolsadas e Todas, cada uma com uma contagem em tempo real. Confirmadas é a vista predefinida.
- Pesquisar e filtrar — por referência, nome, e-mail ou telefone; restrinja por tipo de bilhete, por se foi usado um desconto, ou por intervalo de datas; escolha quantas linhas por página.
- Ordenar — clique em Participante, Referência, Preço ou Data; clique de novo para inverter a ordem.
- Bilhetes por linha — cada encomenda lista uma linha por tipo de bilhete (por exemplo, “2 Adulto”). Clique para expandir os participantes indicados, o seu lugar se o evento tiver mapa de lugares, e um distintivo de check-in para quem já tiver sido registado.
- Exportar CSV — um menu com dois ficheiros: Encomendas (uma linha por encomenda) e Bilhetes (uma linha por bilhete, com o preço efetivamente pago). Ambos seguem o separador e os filtros atuais, não apenas a página visível.
- Colunas — escolha as colunas que a tabela mostra.
- Encomenda manual — crie uma reserva para um convidado. Ver Encomendas manuais.
- Ações em massa — marque linhas para atuar sobre várias encomendas de uma só vez.
- Mensagem — uma ligação em cada linha abre uma conversa direta com esse comprador. Só aparece para compradores com conta.
Clique num separador de estado para mudar de lista, escreva na caixa de pesquisa para encontrar uma encomenda, use Exportar CSV para obter um ficheiro, Colunas para arrumar a tabela e Encomenda manual para criar uma reserva você mesmo. Os cartões no topo (Encomendas, Bilhetes, Receita total, Desconto total) seguem o filtro atual.
Exportar e colunas
Ocultar uma coluna altera apenas o que vê: os dois ficheiros CSV incluem sempre todas as colunas, por isso nada que oculte pode desaparecer da sua contabilidade. A sua escolha é guardada por pessoa, pelo que um colega da área financeira pode mostrar colunas diferentes no mesmo evento. A coluna Participante não pode ser ocultada. As colunas opcionais incluem Subtotal, Taxas e IVA, que estão desligadas por defeito.
- Clique em Exportar CSV.
- Escolha Encomendas — uma linha por encomenda para uma lista de reservas, ou Bilhetes — uma linha por bilhete para uma lista da porta ou um relatório de preços por bilhete.
Atuar sobre várias encomendas de uma vez
Marque as caixas à esquerda das linhas. Aparece uma barra a indicar quantas estão selecionadas e as ações que se aplicam. Cada botão só aparece se tiver a permissão correspondente, pelo que um membro da bilheteira pode ver Fazer check-in mas não Cancelar encomendas.
- Marque as linhas que pretende. A caixa no cabeçalho marca todas as linhas da página que está a ver — nunca linhas que não viu.
- Reenviar bilhetes envia novamente os bilhetes a cada encomenda selecionada (separador Confirmadas).
- Fazer check-in admite todos os bilhetes das encomendas selecionadas que ainda não estão dentro; Anular check-in reverte essa ação. Útil para encaminhar um grupo pela porta de uma só vez. Cada bilhete passa pelo mesmo check-in de uma leitura: é admitido uma só vez, registado no registo de check-in com o seu nome e o método Em massa, contado nas estatísticas de presença e anunciado ao seu webhook
ticket.checked_in. Os bilhetes já dentro mantêm a hora de chegada original. - Cancelar encomendas cancela as encomendas selecionadas. Cada encomenda paga online é reembolsada na totalidade; uma encomenda cujo reembolso falhe fica inalterada.
- Exportar seleção descarrega apenas as linhas marcadas.
No separador Pendentes, a barra oferece em vez disso Aprovar e Rejeitar. Uma ação em massa ignora as linhas selecionadas a que não se aplica e indica quantas ignorou, em vez de falhar o lote inteiro.
Pedidos de revisão que precisam de uma decisão
Os eventos com Pedido e Aprovação recolhem encomendas como Pendentes antes de qualquer cobrança definitiva (ver Modos de reserva). Um banner amarelo — Encomendas a aguardar a sua revisão — aparece em todos os separadores, exceto Pendentes, para que nenhum pedido passe despercebido. A fila dedicada está descrita em Aprovações de reservas.
- O separador Aprovadas é um registo contínuo de cada encomenda que alguma vez passou pela aprovação, e não apenas das que ainda aguardam pagamento. Uma encomenda aprovada continua listada depois de paga, reembolsada ou cancelada.
- Aprovar uma encomenda num evento com ligação de pagamento move-a para Aprovadas, mas não a marca como paga. Use Copiar ligação de pagamento para entregar ao comprador a sua ligação de checkout, ou abra a encomenda e use Marcar como Pago para um pagamento offline.
Corrigir uma encomenda errada
Clique na referência de uma encomenda para a abrir. Tudo o que pode alterar — dados de contacto, titulares dos bilhetes, bilhetes individuais, reembolsos — está nessa página e descrito em Detalhe da encomenda e cronologia, Cancelar ou adicionar bilhetes a uma encomenda e Reembolsos do evento.
- Cancelar cancela a encomenda inteira, liberta os seus bilhetes e qualquer lugar reservado, e envia um e-mail ao comprador. Uma encomenda paga é reembolsada como parte do processo — o diálogo mostra primeiro o montante.
- Eliminar remove permanentemente uma encomenda com os seus artigos, mas só é oferecido para encomendas que não receberam dinheiro (gratuitas ou nunca pagas). Uma encomenda paga é cancelada ou reembolsada, para que o seu registo seja mantido.
Bom a saber
- Um bilhete sem participante nomeado continua a aparecer como linha, identificado como sem nome, para que a quantidade corresponda sempre ao que foi pago.
- Reenviar e as ações de check-in em massa só se aplicam a encomendas Confirmadas — pressupõem um bilhete pago e válido.
- O check-in em massa segue as regras da porta: um bilhete marcado como não comparecimento é ignorado (leia-o à porta ou use o Check-in avançado), e se o local tiver uma capacidade, deixa de admitir quando esse número de pessoas estiver lá dentro. Uma encomenda em que nada pôde ser admitido conta como ignorada.
- As encomendas abandonadas no checkout (um cartão recusado, um passo 3-D Secure interrompido) não são encomendas e nunca aparecem aqui.
- Os membros da equipa precisam da permissão para ver reservas para ver a lista, e de uma permissão separada para a exportar.
Resolução de problemas
- A exportação tem menos linhas do que esperava — a exportação segue o seu separador atual, a pesquisa e os filtros de data. Limpe-os primeiro para obter tudo.
- Não aparece a ligação Mensagem numa linha — essa reserva não tem conta associada (uma compra de convidado), por isso não há ninguém com quem abrir uma conversa.
- Uma encomenda aprovada ainda aparece como não paga — aprovação e pagamento são passos separados em eventos com ligação de pagamento. Envie a ligação ou marque-a como paga.
- Reenviar ou Fazer check-in em massa não aparece — não está no separador Confirmadas, ou a sua função não inclui essa permissão.
- O check-in indicou encomendas como ignoradas — todos os bilhetes delas já estavam dentro, estavam marcados como não comparecimento, ou o local tinha atingido a capacidade.