Equipa do Evento

A Equipa do Evento é onde monta a equipa paga do dia do evento: convide pessoas, analise candidaturas, planeie turnos, faça check-in, atribua tarefas e escreva-lhes. Abra o evento e depois Equipe & Parceiros → Gerir Equipa. É separada da Gestão de Equipas, que controla quem pode usar a sua conta de organizador, e dos Voluntários, o módulo de ajudantes não pagos com lista e escala próprias. A equipa aqui pode ser paga por hora e passar pela Folha de Pagamento da Equipa.

O que pode fazer aqui

• Listar o evento para candidatos a emprego para que as pessoas se possam candidatar.
• Convidar pessoas por e-mail com uma ligação que expira ao fim de 7 dias.
• Analisar candidaturas e aprová-las ou rejeitá-las, definindo uma taxa horária na aprovação.
• Planear turnos com data, horas, capacidade e local, e colocar os membros aprovados neles.
• Fazer check-in da equipa a partir do cartão do turno quando chegam.
• Atribuir tarefas a um membro da equipa e acompanhá-las até ficarem concluídas.
• Enviar mensagens à equipa uma a uma ou a todos de uma vez, e ler as respostas.
• Aprovar trocas de turno que a equipa pedir.

Os separadores desta página

Uma faixa de quatro separadores percorre o topo. Membros é esta página, com recrutamento, turnos, convites, candidaturas e a sua equipa aprovada. Trocas de turno lista os pedidos de troca e mostra quantos estão à espera. Mensagens da equipe é a caixa de entrada. Folha de Pagamento abre os períodos de pagamento. Abaixo dos separadores, a caixa À procura de pessoal tem uma caixa de seleção, e Gerir Turnos começa com um formulário que termina em Criar Turno.

Dar a conhecer o evento a candidatos

Marque Mostrar este evento a candidatos e clique em Guardar Alterações para listar o evento publicamente para as pessoas que procuram trabalho em eventos, na lista “Eventos à procura de pessoal” da página de equipa. Está desativado por omissão, e nada é mostrado até o ativar. As pessoas que se candidatam aparecem em Candidaturas Pendentes.

Convidar a equipa

1. Clique em + Convidar Equipa para abrir o formulário.
2. Escreva o Nome e o E-mail da pessoa. Ambos são obrigatórios.
3. Opcionalmente, indique uma Função, como “Segurança” ou “Restauração”. É apenas uma etiqueta; não concede qualquer acesso.
4. Clique em Enviar Convite. A pessoa recebe um e-mail com uma ligação válida durante 7 dias.

Os convites ainda abertos aparecem em Convites pendentes, com a data de expiração. Reenviar envia uma nova ligação e inicia mais 7 dias; Cancelar termina o convite. Não pode enviar um segundo convite aberto para o mesmo endereço e o mesmo evento. Quando a pessoa aceita, fica aprovada para este evento de imediato, com a sua etiqueta de função, e aparece em Equipa Aprovada. Ainda não tem taxa até a definir.

Analisar candidaturas

As pessoas que se candidataram a partir das páginas de equipa aguardam em Candidaturas Pendentes. Vê o nome e o e-mail, a nota, uma breve biografia, as competências e certificados, os dias disponíveis e quando se candidataram. Escreva uma taxa horária em Taxa/h se lhes for pagar e clique em Aprovar, ou clique em Rejeitar. As competências ajudam a decidir. Em qualquer dos casos, o candidato é informado.

Planear turnos

1. Em Gerir Turnos, preencha o Título do Turno, a Data, a Capacidade e a Hora de início e a Hora de término. A data tem de ser hoje ou posterior, o fim tem de ser depois do início, e a capacidade vai de 1 a 255.
2. Opcionalmente, acrescente uma Localização, como “Entrada principal”.
3. Clique em Criar Turno.

Cada turno torna-se um cartão com o título, a data, as horas, o local e as Vagas restantes. Editar altera-o. O menu de estado define Abrir, Fechado ou Cancelado: um turno fechado ou cancelado já não aceita pessoas, mas mantém as atribuições e o histórico de check-in, o que apagá-lo (a cruz) não faria. Para colocar alguém no turno, escolha uma pessoa na lista — só são oferecidos membros aprovados — e clique em Atribuir. Por baixo do turno, cada pessoa atribuída tem Check-in e uma cruz que a retira do turno.

Fazer check-in da equipa

Clique em Check-in ao lado da pessoa quando ela chegar; a hora de chegada passa então a aparecer como um visto. Pode fazer check-in de alguém desde duas horas antes do início do turno até quatro horas depois do fim, e apenas enquanto estiver aprovada para o evento. O check-out é feito pelo próprio membro da equipa nas suas páginas, o que regista as horas. A folha de pagamento só pode pagar um turno quando existirem as duas horas.

Equipa aprovada, taxas, tarefas e mensagens

Em Equipa Aprovada, cada pessoa é uma linha com a sua taxa e estado; clique nela para abrir os detalhes. Aí define a Taxa horária (deixe vazio para um ajudante não pago, mostrado como Voluntário), atribui Tarefas e escreve-lhe. Para adicionar uma tarefa, indique um título e uma data limite opcional; a pessoa é notificada, e move a tarefa entre Pendente e Em Curso com o menu. Quando uma tarefa está Concluída, mostra apenas o distintivo. Use Adicionar Tarefa para a seguinte. Enviar Mensagem escreve a esta pessoa; Remover do Evento retira-a da equipa. No fim, Transmissão envia uma mensagem a cada membro aprovado da equipa do evento.

Mensagens

O separador Mensagens da equipe é a sua caixa de entrada para este evento. As conversas que iniciou e as respostas a elas aparecem no topo, das mais recentes para as mais antigas, com uma marca quando há algo por ler. Em Mensagens enviadas vê cada mensagem que enviou e quantos destinatários a leram. Abra uma conversa para a ler e responder.

Trocas de turno

Quando um membro da equipa pede para passar um turno a um colega, o pedido aparece no separador Trocas de turno com o turno, quem pede, quem o aceitaria e o motivo. Aprovar transfere a atribuição para o colega, a menos que ele já tenha um turno sobreposto; Rejeitar mantém tudo como está. Ambas as pessoas são informadas. O distintivo de estado mostra o que ainda está pendente.

Definições explicadas

• Capacidade — quantas pessoas cabem num turno. A atribuição para quando estiver cheio, e o turno aparece como cheio.
• Taxa horária — vazio significa não pago. A folha de pagamento inclui apenas as pessoas com taxa.
• Função (no convite) — uma etiqueta de texto livre mostrada no convite e na entrada da equipa. Não concede permissões.
• Localização — texto livre no cartão do turno, útil para vários pontos de check-in.
• Estado do turno — Abrir, Fechado ou Cancelado. Cheio é definido automaticamente quando o último lugar é ocupado.

Bom a saber

• A equipa aqui não é o mesmo que os voluntários. As pessoas sem taxa são identificadas como Voluntário nesta página, mas continuam a ser contas de equipa; o módulo de Voluntários tem a sua própria lista, convites e escala.
• Não há botão de suspensão aqui. Remover do Evento retira a pessoa apenas deste evento, liberta os turnos que ainda não começaram e avisa-a. As horas já trabalhadas ficam registadas e continuam a poder ser pagas.
• Uma pessoa não pode ser atribuída a dois turnos que se sobreponham, e um membro da equipa suspenso por um administrador não pode ser atribuído de todo.
• Um convite de equipa que ninguém aceita expira simplesmente ao fim de 7 dias. Cancele-o e envie um novo, ou use Reenviar.
• Ver e trabalhar nesta página exige a permissão de Equipa; as ações sobre turnos exigem a permissão de Turnos; a folha de pagamento exige permissão para editar o evento. Um membro da equipa sem uma delas recebe um 403 para essa ação.

Resolução de problemas

• Uma pessoa não aparece na lista de atribuição — só são oferecidos membros aprovados. Verifique as Candidaturas Pendentes.
• “Este turno não está aberto” — coloque o turno de novo em Abrir com o seu menu de estado.
• O check-in dá uma mensagem sobre a hora — o check-in abre duas horas antes do turno e fecha quatro horas depois do fim.
• As horas de alguém nunca aparecem na folha de pagamento — não fez check-out, ou não tem taxa. Peça-lhe que faça o check-out a partir da sua própria página.
• A ligação do convite diz que não é válida — expirou ou foi cancelada. Use Reenviar.

Relacionado

• Folha de Pagamento da Equipa
• Voluntários
• Gestão de Equipas
• Check-in & Check-out