Voluntários
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Os voluntários são as pessoas que ajudam nos seus eventos de forma gratuita. A EventMann dá-lhes ferramentas próprias: uma lista que mantém em todos os seus eventos, equipas permanentes com responsáveis, um convite por evento, uma escala, tarefas, mensagens e uma vista em tempo real para o próprio dia. Foi concebida para associações cuja equipa de evento é composta inteiramente por voluntários, mas funciona igualmente bem para um único ajudante num único evento. Encontra-o em dois sítios: Voluntários no grupo Crescimento da barra lateral, para tudo o que abrange vários eventos (lista, equipas, importação), e Voluntários em Equipe & Parceiros no menu Gerir de um evento, para tudo o que pertence a um só evento.
A entrada Voluntários da barra lateral abre a lista de voluntários. O seu separador leva a Equipas e a Importar voluntários.
Voluntários, staff e membros são três coisas diferentes
| Voluntários | Staff | Membros | |
|---|---|---|---|
| Quem | Pessoas que ajudam de forma gratuita, muitas vezes repetidamente | Ajudantes pagos para um evento | Pessoas que compraram uma adesão consigo |
| Onde | Lista, Equipas e Gerir → Voluntários | Gerir → Gerir Staff, o portal de staff | Definições → Adesão |
| Escala | Turnos de voluntários | Turnos de staff, com trocas e folha de pagamento | Nenhuma |
| Dinheiro | Nenhum. As horas são apenas registadas | Valores à hora e folha de pagamento | Preço do plano, pago pelo membro |
As três não se misturam. Um voluntário nunca é colocado na escala do staff, e uma escala de voluntários nunca alimenta a folha de pagamento. Se pagar a alguém, essa pessoa pertence a Staff do evento.
O que pode fazer aqui
- Manter uma lista de todas as pessoas que ajudaram ou a quem quer pedir ajuda; adicione pessoas manualmente ou importe-as de uma folha de cálculo — veja A lista de voluntários e a importação CSV.
- Gerir equipas permanentes, como Acolhimento, Música ou Cozinha, cada uma com responsáveis e uma equipa principal presente em todos os eventos — veja Equipas permanentes, responsáveis e a equipa principal.
- Convidar pessoas para um evento, aceitar candidaturas e confirmar em massa — veja Convidar voluntários para um evento, e Recrutar com ligações de inscrição, candidatura e configurações copiadas.
- Atribuir funções no evento para que um voluntário possa gerir a entrada, as finanças ou os outros voluntários — veja Funções de voluntário e responsáveis de equipa.
- Planear o trabalho com turnos, tarefas de voluntários e o quadro de tarefas do evento.
- Gerir o dia com o plano do dia e a vista Ao Vivo e as mensagens aos seus voluntários.
- Cuidar das horas e da privacidade — quem vê o quê, o extrato de horas e a eliminação de um voluntário; veja Horas dos voluntários e privacidade.
- Agradecer com um bilhete gratuito ou com desconto que só os seus voluntários podem comprar — veja O bilhete de agradecimento para voluntários.
As páginas de um evento
Abra um evento e depois Equipe & Parceiros → Voluntários. Uma barra de separadores percorre a parte superior. Pessoas lista quem foi convidado e o que respondeu. Turnos e Tarefas são a escala e a lista de trabalhos, o Plano do dia coloca ambos por ordem cronológica, Ao Vivo mostra o que está a acontecer neste momento, Mensagens escreve à equipa, Definições reúne as opções de voluntariado do evento e Lista é a mesma lista do seu painel de organizador, para pessoas que só têm este evento.
Um percurso típico
- Crie a sua lista uma vez e configure as suas equipas. Marque como principais as pessoas que estão sempre presentes: são adicionadas a todos os novos eventos.
- No evento, abra Pessoas e convide as restantes, ou publique uma ligação de inscrição no seu grupo de WhatsApp.
- Adicione Turnos e Tarefas, ou copie-os do evento do ano passado, e depois coloque as pessoas confirmadas nos turnos.
- Antes do dia, envie uma Mensagem, imprima o Plano do dia e verifique os tamanhos das equipas em Pessoas.
- No dia, mantenha Ao Vivo aberto. Depois, as horas ficam registadas na lista e pode transferir um extrato para cada voluntário.
Bom a saber
- Estar na lista não é um convite. Importar uma lista não envia qualquer e-mail; decide, evento a evento, a quem pedir ajuda.
- Só voluntários confirmados podem ser colocados em turnos, receber tarefas, ter uma função e comprar o bilhete de agradecimento.
- Recusar um convite não exige conta. Dizer sim exige: o voluntário cria uma conta gratuita a partir da página do convite, ou inicia sessão, e só então fica confirmado e é-lhe comunicado. A conta é o que lhe permite ver os seus turnos e tarefas, fazer o registo de presença e comprar o bilhete de agradecimento. O lado dele está descrito em Voluntariado num evento.
- Os e-mails de convite, confirmação e mensagem saem ao ritmo do seu próprio limite horário de envio (Definições → E-mail), para que cem convites sejam espaçados em vez de enviados numa só rajada.
- Todos os convites incluem uma ligação para deixar de receber convites de voluntariado seus. As pessoas que deixaram de os querer são ignoradas sempre que as convida, e aparecem como Não querem convites na lista.
- Um membro da equipa pode trabalhar com voluntários quando a sua função tem a permissão Voluntários; Responsável de equipa (apenas as suas equipas) limita-a às equipas que lidera. A permissão Tarefas abre o quadro de tarefas. Ambas são marcadas em Funções personalizadas.
Resolução de problemas
- As entradas de Voluntários não aparecem no menu — a sua função não tem a permissão Voluntários para esse evento. Pergunte ao organizador responsável.
- Um voluntário diz que não consegue ver os seus turnos — precisa de uma conta no endereço de e-mail para o qual foi convidado, e esse endereço tem de estar confirmado. Se Pessoas mostrar Ainda sem conta ao lado do nome, use Enviar link de registo.
- Alguém ficou de fora ao convidar — já está neste evento num certo estado, ou deixou de receber os seus convites.