O quadro de tarefas do evento
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O quadro de tarefas é a lista de planeamento do organizador para um evento: tudo o que tem de ser feito antes, durante e depois do dia, com uma prioridade, um prazo, uma hora de início, um responsável e, quando interessa, outra tarefa de que depende. Abra o evento e escolha Gestão de Tarefas no fim do menu Gerir. É separado das tarefas de voluntários, que são os trabalhos da equipa de voluntários; o quadro é onde planeia, e pode entregar uma tarefa do quadro a um membro da equipa ou a um voluntário confirmado.
O que pode fazer aqui
- Adicionar tarefas com título, categoria, prioridade, data limite e hora de início.
- Aplicar tarefas prontas da biblioteca de modelos e deixar os prazos ajustarem-se.
- Atribuir uma tarefa a si próprio, a um membro da equipa ou a um voluntário confirmado.
- Fazer uma tarefa aguardar por outra, e manter uma lista de verificação e comentários nela.
- Acompanhar os seis contadores — total, Pagamentos Pendentes, Em Curso, concluídas, Bloqueados e atrasadas — e a barra de progresso global.
Adicionar uma tarefa
A linha no topo é uma adição rápida: basta um título.
- Escreva o título, por exemplo “Confirmar a encomenda de catering”.
- Opcionalmente, defina o Início — a data e a hora em que o trabalho começa. Uma tarefa com hora de início aparece no Plano do dia do voluntário, e um voluntário a quem seja atribuída recebe um lembrete cerca de duas horas antes.
- Escolha a Categoria: Local & Logística, Marketing & Promoção, Produção & Técnica, Gestão de Fornecedores, Comunicação, Finanças & Orçamento, Gestão de Riscos ou Pós-evento.
- Clique em Mais detalhes para definir uma prioridade (Alto, Médio, Baixo), uma data limite e uma descrição.
- Clique em Criar Tarefa. A tarefa começa como Pagamentos Pendentes, com prioridade Média, a menos que tenha escolhido outra.
Os cartões no topo contam as tarefas por estado; clique num deles, como Bloqueados, para ver apenas essas tarefas, e as etiquetas por baixo filtram por categoria. O separador Biblioteca de Modelos abre as tarefas prontas e Adicionar Tarefa salta para a adição rápida.
Trabalhar com um cartão de tarefa
Cada cartão mostra a sua prioridade, a categoria, a hora de início, a data limite e o estado. A caixa redonda marca-o como concluído. Aparece um distintivo cinzento Aguarda por enquanto a tarefa de que depende não estiver concluída. Um distintivo verde com o nome de um voluntário mostra a quem está atribuída. O primeiro menu atribui-a, o segundo altera o estado entre Pagamentos Pendentes, Em Curso e Bloqueados, e o lápis abre o formulário de edição. Uma data limite no passado torna o cartão vermelho e marca-o como Vencida.
Editar uma tarefa
- Clique no lápis do cartão.
- Altere o Título da Tarefa, a Categoria, a Prioridade, a Data de Vencimento e o Início.
- Em Aguarda por escolha outra tarefa deste evento que tenha de ser concluída primeiro. O cartão passa então a mostrar Aguarda por essa tarefa até ser concluída. Uma tarefa não pode aguardar por si própria, e duas tarefas não podem aguardar uma pela outra.
- Em Lista de verificação escreva um item por linha; os itens que deixar sem alteração mantêm a marca.
- Acrescente uma descrição e clique em Guardar.
Atribuir uma tarefa
O primeiro menu de cada cartão tem dois grupos. Equipa lista-o a si (Eu (titular)) e os membros da sua equipa de organização. Voluntários lista os voluntários que estão confirmados neste evento.
- Um membro da equipa só pode assumir uma tarefa se a sua função o permitir: um gestor de local assume tarefas de Local e Risco, um gestor financeiro assume Finanças, o marketing assume Marketing e Comunicação, e a função genérica de pessoal assume qualquer uma. Uma tarefa da biblioteca de modelos pode indicar a sua própria função. Caso contrário, é-lhe indicada a função a atribuir. Como titular, pode assumir qualquer tarefa.
- Um membro da equipa a quem seja atribuída uma tarefa recebe uma notificação.
- Um voluntário recebe o mesmo email “Nova tarefa de voluntário” que para uma tarefa de voluntário e vê a tarefa em O meu voluntariado, onde pode alterar o estado, marcar a lista de verificação e comentar. Uma tarefa tem uma pessoa de cada vez; escolher outra pessoa substitui a primeira.
- Escolha Não atribuída para a limpar.
Usar a biblioteca de modelos
- Clique em Biblioteca de Modelos.
- Marque as tarefas que quer, uma a uma ou uma categoria inteira com Selecionar tudo.
- Clique em Aplicar Modelos Selecionados. As tarefas são criadas para este evento.
A biblioteca tem tarefas prontas nas oito categorias, cada uma com uma prioridade e um prazo típico, como “30 dias antes”. As datas limite são calculadas a partir da data do evento. Se o seu evento estiver mais próximo do que o prazo do modelo, os prazos são comprimidos para que nenhum fique no passado, e mantêm a sua ordem. As tarefas pós-evento ficam depois do evento. Os modelos que já aplicou mostram uma marca e não podem ser aplicados duas vezes.
Bom a saber
- Quem pode usar o quadro é decidido pela permissão Tarefas: o organizador, os gestores de local e os coordenadores de voluntários a têm, e pode marcá-la numa função personalizada. É uma permissão separada de editar o evento.
- Uma tarefa concluída mostra quando foi concluída. Desmarcá-la define-a de volta como Pagamentos Pendentes.
- Eliminar uma tarefa pede confirmação primeiro.
- As tarefas do quadro com hora de início aparecem no Plano do dia, para as pessoas que têm a permissão Tarefas.
- Se os voluntários foram convidados mas ninguém confirmou, a página indica-o e liga a Pessoas; só os voluntários confirmados aparecem na lista.
Resolução de problemas
- “… não pode assumir uma tarefa de …” — a função do membro da equipa não abrange a categoria. Escolha um membro com a função certa, um elemento do pessoal ou um voluntário.
- O voluntário não está na lista — ainda não está confirmado para este evento.
- “Essa tarefa não pode ser usada como pré-requisito” — a tarefa pertence a outro evento, ou escolhê-la faria duas tarefas aguardarem uma pela outra.
- Os prazos das tarefas aplicadas parecem demasiado próximos — o evento está perto, por isso os prazos foram comprimidos para caber.