Despesas
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Use Dinheiro → Despesas (a página tem o título Despesas e Receitas) como um livro-razão corrente do dinheiro que entra e sai e que não é uma venda de bilhetes: sinais de local, impressão, equipamento, patrocínio que recebeu, donativos. É a sua própria contabilidade; os participantes nunca a veem. Para o lucro e prejuízo de um evento, use a página do próprio evento — veja Receita e despesas do evento.
O que pode fazer aqui
- Registar receitas e despesas, opcionalmente ligadas a um evento, com uma referência, notas e um recibo.
- Ver os totais de receitas, despesas e saldo líquido, apresentados separadamente para cada moeda que usa.
- Filtrar a lista para Todos os Lançamentos, Receita ou Despesas.
Como adicionar um lançamento
- Clique em Adicionar Receita ou Adicionar Despesa. O tipo de lançamento já está escolhido, e pode alterá-lo no formulário.
- Indique um título, uma categoria, a data, o valor e a moeda.
- Opcionalmente, escolha o evento a que pertence, acrescente uma descrição, a sua própria referência (um número de fatura ou de recibo) e notas, e anexe um recibo.
- Guarde. O lançamento aparece no topo da lista e os totais são atualizados.
- Para alterar ou remover um lançamento mais tarde, use Editar ou Eliminar na respetiva linha. Os separadores Receita e Despesas filtram a lista; o cartão Saldo Líquido é sempre o total de tudo.
No formulário, Tipo de lançamento alterna entre receita e despesa, Título dá-lhe um nome, Categoria classifica-o, Valor indica a quantia, Evento Associado liga-o a um evento e Anexo guarda o recibo.
Definições explicadas
- Categorias de receita: Vendas de Bilhetes, Patrocínio, Merchandising, Donativos, Subsídios, Outras.
- Categorias de despesa: Local, Equipamento, Marketing, Equipa, Catering, Viagens, Seguros, Logística, Licenças, Decoração, Tecnologia, Outras.
- Evento Associado — deixe vazio para custos da organização como um todo (alojamento, marketing geral). Associe um evento a tudo o que pertença a um só evento, para que apareça no lucro e prejuízo desse evento.
- Anexo — PDF, JPG, PNG, WebP, Word ou Excel, até 10 MB, guardado de forma privada. Só você o pode abrir, através da ligação Ver ficheiro na linha. Substituir ou remover um recibo elimina de imediato o ficheiro antigo.
- Referência — texto livre para o seu próprio número de fatura ou de encomenda. A EventMann não o valida.
As compras de stock também aparecem aqui
Quando você (ou um responsável de equipa de voluntários) regista a compra de um item de inventário, por exemplo quatro mesas dobráveis, a EventMann cria uma despesa normal para ela: categoria Equipamento (ou Outras para consumíveis), a quantidade no título, o recibo anexado e, se escolheu um, o evento. Passa então a contar nas despesas do seu evento como qualquer outro custo. Uma compra que um voluntário pagou do próprio bolso fica marcada como a aguardar reembolso até marcar o pagamento como devolvido em Inventário → Compras. O próprio inventário está descrito em Voluntários.
Bom a saber
- Este livro-razão é totalmente separado das vendas de bilhetes. Os totais da organização aqui contêm apenas o que introduziu manualmente; a receita de bilhetes é acrescentada na página Despesas e Receitas de cada evento.
- Se também registar as suas vendas de bilhetes como receita, serão contadas duas vezes nessa página. Deixe as vendas de bilhetes à EventMann.
- Cada moeda tem a sua própria linha de totais, pelo que um evento em euros e um evento em libras nunca se misturam.
- Só a conta da organização pode usar esta página.
Resolução de problemas
- O Saldo Líquido parece errado. É sempre receitas menos despesas em todos os lançamentos, qualquer que seja o separador em que esteja, e exclui as vendas de bilhetes.
- Carregamento recusado. O limite é de 10 MB e o ficheiro tem de ser de um dos tipos indicados. Guarde-o novamente num formato suportado.
- Um recibo antigo desapareceu. Foi substituído ou o seu lançamento foi eliminado; não há forma de o recuperar.