O plano do dia e a vista Ao Vivo
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Dois separadores dos voluntários de um evento são pensados para os dias em torno do evento. Plano do dia junta todos os turnos e todas as tarefas com hora numa única lista, por ordem, para que todos trabalhem a partir do mesmo plano, em papel se preferir. Ao Vivo mostra o que está a acontecer neste momento: quem está de turno, quem ainda não apareceu e o que está atrasado. Abra o evento e depois Equipe & Parceiros → Voluntários, e escolha o separador. Ambos estão abertos ao organizador, aos coordenadores de voluntários e — para as suas próprias equipas — aos responsáveis de equipa.
O que pode fazer aqui
- Ver o evento inteiro como uma linha temporal, por dia, com quem faz o quê e onde.
- Imprimir o plano do dia, ou abri-lo num telemóvel à porta.
- Restringir o plano a uma equipa.
- No dia, ver quantos voluntários fizeram check-in, ligar ou enviar mensagem aos que faltam, e fazer o check-in deles você próprio.
- Detetar tarefas bloqueadas ou atrasadas antes que lhe custem a noite.
O plano do dia
O plano do dia tem um bloco por dia, cada um começando com a data. Cada linha mostra a hora, uma etiqueta colorida para o que é e o título, e por baixo quem o faz e onde. Há três tipos de linha:
- Turno — os turnos de voluntários com o seu intervalo horário, as suas pessoas (ou “Ninguém ainda (3 necessárias)”), a sua equipa e o seu local.
- Tarefa — tarefas de voluntários que têm uma hora de início ou de vencimento, para as pessoas nomeadas ou para “Toda a equipa”. As tarefas concluídas ficam esbatidas e riscadas.
- Quadro de tarefas — tarefas do quadro de tarefas do evento que têm uma hora de início, com o seu responsável. Estas são mostradas apenas a quem tem a permissão Tarefas.
O menu pendente restringe a lista a uma equipa. Imprimir abre uma versão limpa num novo separador, sem os menus; clique no seu botão Imprimir, ou use o comando de impressão do navegador. As horas são as horas de relógio do próprio evento.
A vista Ao Vivo
O separador Ao Vivo atualiza-se sozinho a cada minuto, e Atualizar faz isso sob pedido. Os cartões no topo contam os turnos em curso, as pessoas com check-in, as pessoas Não registado, as tarefas atrasadas ou bloqueadas, e os itens em falta nas listas de material das suas equipas. Abaixo:
- Turno iniciado, sem check-in lista as pessoas cujo turno começou há mais de 15 minutos e que ainda não fizeram check-in. Cada linha tem Ligar (abre o marcador do telefone), Partilhar no WhatsApp quando o número está em formato internacional (começando por + ou 00), e Fazer check-in para a marcar como presente.
- Duas listas de turnos: os que estão em curso neste momento e os que começam nas próximas três horas, cada um com quantas pessoas fizeram check-in face a quantas estão no turno e quantas são necessárias. O âmbar significa que o turno não está completo.
- Tarefas que precisam de atenção lista as tarefas marcadas como Bloqueados, ou cuja hora limite passou sem serem concluídas, com a indicação de para quem são.
Bom a saber
- A vista Ao Vivo é para o momento. Antes do evento mostra “Nada neste momento” até começar o primeiro turno; use o Plano do dia para planear.
- Fazer check-in a partir daqui é o mesmo que Fazer check-in no separador Turnos. As horas contam-se a partir desse momento.
- Um responsável de equipa vê os turnos e tarefas das suas próprias equipas, e os que não têm equipa. Só pode fazer check-in das pessoas das suas equipas.
- A página só pede ao servidor dados atualizados em segundo plano. Não o mantém com sessão iniciada: um ecrã sem vigilância continua a terminar a sessão ao fim do tempo de inatividade.
- Os itens em falta vêm das listas de material das equipas; veja Inventário da equipa.
Resolução de problemas
- Uma pessoa falta no plano do dia — os turnos aparecem sempre; as tarefas só quando têm uma hora de início ou de vencimento.
- Partilhar no WhatsApp não aparece — o número de telefone não tem indicativo internacional. Edite o número no registo, por exemplo +49 …, e o botão aparece.
- Todos aparecem como não registados — os voluntários fazem o check-in a partir de O meu voluntariado até uma hora antes do turno. Faça-o aqui se não conseguirem.
- O plano do dia está vazio — adicione primeiro turnos e tarefas com horas.