Funções de voluntário e chefes de equipa

Um voluntário pode receber uma função para um evento: o direito de dirigir uma parte dele — a entrada, as finanças, os outros voluntários — sem nunca se tornar membro da sua equipa de organização. Uma função pertence a um evento, começa no momento em que a atribui e termina 30 dias depois do evento. As funções são o que permite a uma associação cuja equipa de evento é toda de voluntários partilhar o trabalho. Define-as no separador Pessoas, em Equipe & Parceiros → Voluntários, ou para uma equipa inteira na página Equipas.

O que pode fazer aqui

• Atribuir a um voluntário confirmado uma ou várias funções para este evento, e retirá-las de novo.
• Atribuir uma função a muitas pessoas de uma vez com a barra de ações em massa.
• Deixar que cada chefe ou membro de uma equipa tenha uma função automaticamente (definida na página Equipas).

As funções e o que abrem

Estes são os mesmos conjuntos de permissões das funções da sua equipa de organização, pelo que a pessoa vê as mesmas páginas que um agente de bilheteira ou um gestor financeiro veriam, apenas para este evento.

Atribuir uma função a um voluntário

1. Abra o separador Pessoas e encontre o voluntário confirmado. A coluna Funções mostra o que tem — por exemplo Coordenação de voluntários — ou Voluntário se não tiver nenhuma.
2. Clique em Alterar funções por baixo.
3. Marque as funções que pretende. Uma função que não pode atribuir aparece a cinzento; veja “Quem pode atribuir o quê” abaixo.
4. Clique em Guardar. O voluntário recebe um email “Já pode ajudar a dirigir …” que indica a função e lhe diz o que fazer a seguir.

Para muitas pessoas de uma vez, marque-as na lista de Pessoas, escolha Atribuir função ou Retirar função na barra de ações em massa, escolha a função ao lado e clique em Aplicar à seleção. Veja Convidar voluntários para um evento.

Funções a partir de uma equipa

Na página Equipas, Os chefes acedem a e Os membros acedem a atribuem uma função a todos os da equipa, sem tocar em cada pessoa. Um chefe tem a função de chefe da equipa em todos os eventos em que ajuda; um membro tem a função de membro nos eventos em que esta é a sua equipa. Têm também tudo o que lhes tenha atribuído manualmente para esse evento.

Chefes de equipa

Dirigir uma equipa permanente atribui automaticamente a função de Chefe de equipa. Um chefe:

• vê a lista completa de Pessoas e o Registo, apenas para consulta, para recrutar;
• confirma, recusa, muda e remove apenas as pessoas das suas próprias equipas, e pode recrutar para uma das suas equipas uma pessoa sem equipa;
• escolhe, ao recrutar, se uma pessoa é convidada por email ou já confirmada;
• planeia os turnos e as tarefas das suas equipas, e escreve mensagens apenas às suas próprias equipas e aos turnos dessas equipas;
• vê o plano de ação e a vista Ao vivo das suas próprias equipas;
• define a meta e a ligação de inscrição das suas próprias equipas;
• pode dar às pessoas das suas próprias equipas qualquer função que ele próprio tenha — veja “Quem pode atribuir o quê”.

Para um chefe, a página Pessoas fica restringida às suas próprias equipas. Aqui, o chefe de Inscrições vê apenas o cartão de Inscrições em Equipas neste evento, pode mudar a lista para As minhas equipas, alterar a equipa das linhas que são suas e retirar pessoas da sua própria equipa.

Um chefe não vê Definições, não pode enviar mensagens a toda a gente nem definir equipas. A página do ponto de vista do chefe está descrita no Guia do chefe de equipa.

Quem pode atribuir o quê

Ninguém pode atribuir uma função que não tenha inteiramente. Como organização, pode atribuir todas as funções. Um Coordenador de voluntários pode criar outro coordenador, mas não pode atribuir Finanças, porque não a tem. Um chefe de Inscrições cuja equipa tenha Bilheteira pode atribuir Bilheteira e Entrada / check-in à sua equipa, e mais nada. As funções que uma pessoa não pode alterar aparecem a cinzento com uma nota, e quando guarda as funções de uma pessoa, qualquer função que não pudesse alterar é mantida como estava.

O que o voluntário precisa

• Tem de estar Confirmadas neste evento. Retirar alguém do evento, ou a sua desistência, remove as suas funções.
• Precisa de uma conta com o mesmo email que consta no seu registo, com o endereço confirmado. Até ter uma, a linha mostra “Precisa de uma conta com este endereço de email para usar estas funções” e o email oferece um botão para a configurar.
• Depois de a ter, encontra o evento em O meu trabalho na sua conta, com o chapéu que usa e a ação para a qual serve. Veja Funções de voluntário e O meu trabalho.

Bom a saber

• Uma função termina 30 dias depois do evento, para que o trabalho financeiro, como os últimos reembolsos, possa ser concluído. Nada fica ativo depois disso.
• As funções são guardadas por linha de evento. Um voluntário que coordena o gala não é coordenador do seu concerto, a não ser que lhe atribua essa função lá também (ou que a sua equipa a tenha).
• Use uma função personalizada para atribuir uma combinação precisa, por exemplo voluntários que podem ver encomendas e mais nada.

Resolução de problemas

• A ligação Alterar funções não aparece — a pessoa não está confirmada, ou não tem nenhuma função que possa atribuir.
• Um voluntário tem uma função mas não consegue abrir o evento — não tem uma conta com o email do registo, o endereço não está confirmado, ou o evento terminou há mais de 30 dias.
• Uma função desapareceu depois de a pessoa desistir — as funções são removidas quando um voluntário desiste ou é retirado do evento. Atribua-a novamente quando estiver confirmado.

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