Exportar datos de asistentes
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Puede descargar las personas que reservaron un evento como archivo CSV, para abrirlo en Excel o en cualquier hoja de cálculo. La exportación está en la página Asistentes → Pedidos del evento y siempre respeta los filtros que haya aplicado allí. Está disponible para la cuenta de organizador. Que un miembro del equipo vea el botón depende de su rol; los roles de taquilla y de personal no lo tienen.
Cómo exportar
- Abra el evento y vaya a Asistentes → Pedidos.
- Elija la pestaña (Confirmadas está seleccionada por defecto) y los filtros que quiera — búsqueda, tipo de entrada, descuento, fechas. La exportación contiene exactamente los pedidos que ha filtrado.
- Pulse Exportar CSV y elija un archivo.
- Pedidos: una fila por pedido es la lista de reservas, con nombres, datos de contacto e importes.
- Entradas: una fila por entrada, con el precio realmente pagado enumera cada entrada, con el nombre del titular y lo que realmente costó tras los descuentos.
El archivo se descarga de inmediato; no hay que esperar nada.
Qué contienen los archivos
| Archivo | Columnas |
|---|---|
| Pedidos | Referencia, Nombre, Correo electrónico, Teléfono, Entradas (por ejemplo “2x Adulto”), Subtotal, Código de descuento, Descuento, Comisiones, Impuestos, Total, Estado, Fecha, Método de pago, y después una columna por cada pregunta de compra que haya configurado, con las respuestas del comprador |
| Entradas | Referencia, Asistente, Correo electrónico, Tipo de entrada, Titular de la entrada, Precio de lista, Descuento, Precio pagado, Código de descuento, Estado, Fecha |
Subtotal menos Descuento más Comisiones más Impuestos es igual al Total, así que puede cuadrar un pedido en una hoja de cálculo. Las entradas canceladas se omiten de la columna y del archivo de Entradas. Las fechas están en la zona horaria del propio evento.
Exportar solo algunos pedidos
Marque las casillas delante de pedidos concretos y use Exportar selección en la barra que aparece. Ese archivo es más corto: Referencia, Nombre, Correo electrónico, Teléfono, Entradas, Total, Estado, Fecha, Método de pago y las columnas de preguntas de compra.
Su responsabilidad una vez descargado
- Los archivos contienen datos personales — nombres, correos electrónicos, números de teléfono y las respuestas a sus preguntas de compra. Una vez que el archivo está en su ordenador, usted es responsable de guardarlo, compartirlo y eliminarlo conforme al RGPD o a la ley de protección de datos que se aplique a sus asistentes.
- EventMann elimina por su cuenta los registros antiguos de asistentes según su propio calendario de conservación, pero eso no alcanza a las copias que usted ha exportado. Si alguien le pide que borre sus datos, bórrelos también de sus exportaciones.
- Exporte solo lo que necesite y conserve el menor número posible de copias.
Conviene saber
- No puede añadir ni quitar columnas. Ocultar columnas en la tabla (el botón Columnas) cambia solo lo que ve en pantalla; las dos exportaciones contienen siempre todas las columnas.
- Las celdas que empiezan por un carácter que una hoja de cálculo trataría como fórmula se neutralizan, de modo que una respuesta maliciosa no pueda ejecutar código al abrir el archivo.
- Los resúmenes financieros de varios eventos son aparte: véase Exportaciones financieras.
Solución de problemas
- Falta un asistente. Revise la pestaña y los filtros de la página de Pedidos. La exportación incluye solo lo que está viendo.
- Una columna de preguntas de compra está vacía en algunas filas. El pedido se realizó antes de que existiera la pregunta, o la pregunta era opcional.
- No veo Exportar CSV. Ha entrado como miembro del equipo cuyo rol no incluye exportar reservas (taquilla y personal no lo incluyen; el rol de Gestor financiero sí). Pida al organizador que exporte, o que le asigne un rol que lo incluya.
- Necesito formato Excel. Abra el CSV en Excel; Excel lo lee directamente.