Invitar voluntarios a un evento
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La pestaña Personas de los voluntarios de un evento es donde decide quién ayuda en este evento: invite a personas de su lista, acepte a quienes se inscribieron y vea quién dijo que sí. Abra el evento y luego Equipo & Socios → Voluntarios; Personas es la primera pestaña. Una persona puede estar en su lista sin estar en un evento; estar en el evento es lo que le permite tener turnos, tareas, roles y la entrada de agradecimiento.
Qué puede hacer aquí
- Invitar a personas de su lista, una a una o a todas las que ayudaron en un evento anterior.
- Añadir a alguien que todavía no está en su lista e invitarlo en un solo paso.
- Aceptar o rechazar a las personas que se inscribieron desde la página del evento o desde el enlace de un equipo.
- Confirmar, recordar, cambiar de equipo, asignar un rol o quitar a muchas personas a la vez.
- Ver de un vistazo cuántas personas tiene cada equipo frente a las que necesita.
Los cinco estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Solicitado | La persona se inscribió desde la página del evento o desde el enlace de un equipo. Usted decide. |
| Invitado | Usted la invitó, y todavía no ha respondido. |
| Confirmado | Ayuda en este evento. Solo las personas confirmadas pueden asignarse a turnos, recibir tareas o roles, y comprar la entrada de agradecimiento. |
| Rechazado | Dijo que no, o usted rechazó su solicitud. Quien rechazó una invitación todavía puede decir que sí más adelante desde el mismo enlace. |
| Retirado | Usted quitó a una persona confirmada del evento. Sus plazas en los turnos quedan libres y sus tareas vuelven al equipo. |
Invitar a personas de su lista
- Haga clic en Invitar de tu equipo en la parte superior de la página.
- Para invitar a todas las personas que ayudaron en un evento anterior, elija ese evento en Todos los que ayudaron en, elija un equipo si quiere que vayan todas al mismo, y haga clic en Invítales. Solo se pide ayuda a quienes estuvieron confirmados allí.
- Para invitar a personas concretas, busque en la lista y márquelas. Seleccionar todos los mostrados marca a todas las personas que muestra en ese momento la búsqueda.
- Elija el Equipo. Un responsable de equipo debe elegir uno de sus propios equipos; puede dejarlo vacío.
- Haga clic en Invitar a los seleccionados. Cada persona recibe un correo con la pregunta «¿Puede ayudar?» y las opciones Sí y No. Un no se responde con un solo clic. Un sí le pide crear una cuenta gratuita de EventMann con esa dirección, o iniciar sesión con la que ya tiene; pasa a Confirmado, y usted recibe el aviso en la campana solo cuando eso ocurre.
Si ya ha preguntado a alguien usted mismo — por teléfono, en el grupo — marque Ya confirmado (se lo pregunté yo) antes de invitar. Entonces se añade como confirmado y recibe el correo «Ya está en el equipo» en lugar de una pregunta. Quien no tenga cuenta con esa dirección recibe en ese correo una invitación a crearla, con un botón Crear mi cuenta.
Añadir a alguien nuevo
Añadir a alguien nuevo, en la parte superior de la página, añade a una persona a su lista y la invita a este evento de una sola vez. Escriba el Nombre y el Correo electrónico, opcionalmente un teléfono y un equipo, y haga clic en Añadir e invitar. Si esa persona ya está en este evento o se dio de baja de sus invitaciones, no se envía nada y se le informa.
Leer y trabajar la lista
Las fichas de la parte superior filtran la lista por estado; Confirmadas muestra solo a quienes dijeron que sí. Use el cuadro de búsqueda para buscar por nombre, correo, teléfono o número de voluntario, y el desplegable de equipo para ver uno solo. La barra sobre la tabla contiene las acciones en bloque. Cada fila muestra el estado de la persona, su equipo (que se puede cambiar allí mismo), sus roles, cuántos turnos y horas tiene, y los botones que corresponden a su estado: Aceptar y Rechazar para una solicitud. Una persona confirmada cuya dirección de correo no tiene cuenta de EventMann lleva la insignia amarilla Aún sin cuenta y el botón Enviar enlace de registro. Las solicitudes muestran lo que escribió la persona, y lo que puso en «¿Cuándo puede ayudar?» en su propia página.
Voluntarios sin cuenta
Un voluntario que dice que sí a una invitación siempre tiene cuenta: el sí solo se registra cuando la ha creado o ha iniciado sesión. Las personas que confirma usted mismo o un responsable de equipo (Marcar como confirmado, Aceptar, la casilla Ya confirmado, la Confirmar en bloque) pueden no tener cuenta. Están en el equipo, pero no pueden ver sus turnos, tareas ni equipo, registrar su entrada ni comprar la entrada de agradecimiento hasta que la tengan.
- Busque la insignia Aún sin cuenta junto al nombre. Aparece en las personas confirmadas cuya ficha de la lista no está vinculada a una cuenta.
- Haga clic en Enviar enlace de registro en la fila, o marque varias personas y elija Enviar enlace de registro en la barra de acciones en bloque.
- Cada una recibe un correo «Configure su cuenta para …». Su botón abre su página de invitación en el formulario de cuenta; la cuenta queda confirmada de inmediato porque el enlace llegó a su dirección. Si ya tiene una cuenta con esa dirección, la página le pide que inicie sesión.
- La insignia desaparece cuando la persona ha configurado la cuenta o ha iniciado sesión.
El enlace solo se envía a personas confirmadas sin cuenta; cualquier otra persona en una selección en bloque se omite y se cuenta como omitida. Cada clic envía un correo por persona.
Las personas a las que ha invitado y que no han respondido están bajo la ficha Invitado. Marcar como confirmado las confirma sin esperar su respuesta, Enviar de nuevo reenvía la invitación una vez más, y la cruz las quita.
Hacer algo con muchas personas a la vez
- Marque las personas, o marque Seleccionar todo en esta página. El contador indica cuántas están seleccionadas.
- Elija la acción: Confirmar, Reenviar invitación, Enviar enlace de registro, Asignar equipo, Asignar rol, Quitar rol, Rechazar o Quitar del evento.
- Para Asignar equipo, elija el equipo; para las acciones de rol, elija el rol junto a ellas.
- Haga clic en Aplicar a la selección y confirme. Confirmar y reenviar envían un correo a cada persona.
El resultado le indica cuántas se hicieron y cuántas se omitieron porque la acción no les correspondía, por ejemplo confirmar a alguien que ya estaba confirmado. Se pueden seleccionar hasta 500 personas a la vez.
Conviene saber
- Las solicitudes desde la página del evento y desde el enlace de un equipo siguen en Solicitado hasta que usted o el responsable del equipo las acepten. Aceptar envía al voluntario un correo de confirmación; Rechazar le envía un breve correo para informarle de que esta vez no ha sido seleccionado. Rechazar una invitación que nadie ha contestado todavía (por ejemplo, con la acción en bloque) no envía ningún correo.
- Las invitaciones y los correos de confirmación salen al ritmo de su límite de envío por hora (Ajustes → Correo), de modo que una invitación grande se reparte a lo largo de las horas en lugar de enviarse de golpe.
- Recibe un aviso en la campana cuando alguien responde a una invitación o se inscribe. Para un sí, el aviso llega cuando el voluntario ha creado su cuenta o ha iniciado sesión, así que una persona que todavía está en el formulario de cuenta sigue como Invitado en su lista. Los responsables de un equipo reciben aviso cuando alguien se inscribe para unirse a su equipo.
- Una persona que ya está en este evento en cualquier estado se omite al invitar. Quitar a alguien que no ha confirmado elimina su fila, de modo que puede volver a invitarlo; una persona confirmada que fue retirada no puede volver a ser invitada a este evento.
- Dar marcha atrás también es un derecho del voluntario: desde su enlace de invitación puede cambiar un sí por un no. Eso libera sus turnos y devuelve sus tareas al equipo.
- Los responsables de equipo ven la lista completa, pero solo actúan sobre las filas de sus propios equipos. También pueden incorporar a alguien que todavía no tiene equipo en uno de los suyos.
Solución de problemas
- «N omitidos» después de invitar — esas personas ya están en este evento, o pidieron no ser invitadas.
- Falta Enviar de nuevo — solo existe para las personas que no han respondido. Las personas rechazadas y confirmadas no tienen reenvío; una persona confirmada sin cuenta tiene Enviar enlace de registro en su lugar.
- Alguien le dijo que sí pero sigue como Invitado — no ha terminado de crear su cuenta o de iniciar sesión. Pídale que vuelva a abrir la invitación, o confírmela usted mismo y envíe el enlace de registro.
- Un voluntario confirmado no aparece para un turno o una tarea — compruebe que está Confirmado, y no Invitado o Solicitado.
- La invitación nunca llegó — pídale que revise la carpeta de spam, y use Enviar de nuevo. El correo sale al ritmo de su límite por hora, de modo que un lote grande puede tardar horas.