Turnos y el calendario de voluntarios
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En esta página
La pestaña Turnos es el calendario de voluntarios de un evento: qué hay que hacer, cuándo, dónde y cuántas personas hacen falta, y quién está asignado. Está separada del calendario de personal de Gestionar personal, porque los voluntarios no cobran y nunca pasan por nómina. Abra el evento y luego Equipo y Socios → Voluntarios → Turnos. Todas las horas están en la zona horaria propia del evento, que la página indica arriba.
Qué puede hacer aquí
- Añadir los huecos para los que necesita personas, con un lugar y el número de personas necesarias.
- Asignar a voluntarios confirmados a un turno, de uno en uno o varios a la vez.
- Registrar entradas y salidas desde el calendario, para quienes no pueden hacerlo por sí mismos.
- Dejar que los voluntarios elijan y devuelvan turnos por sí mismos.
- Ver de un vistazo qué turnos están completos: 8 de 8 aparece en verde, 2 de 3 en ámbar.
Añadir un turno
- Haga clic en Añadir un turno para abrir el formulario.
- Escriba Qué es, por ejemplo “Mesa de registro”.
- Elija el Equipo al que pertenece. Un responsable de equipo debe elegir uno de sus propios equipos; puede dejarlo vacío, lo que convierte el turno en uno para cualquiera.
- Indique Inicio y Termina. Por defecto son el inicio del evento y tres horas después; el final debe ser posterior al inicio.
- Opcionalmente añada Dónde y algunos Detalles. Indique Gente necesaria, entre 1 y 500.
- Haga clic en Añadir turno.
Leer el calendario
Cada turno es una tarjeta con su título y la insignia del equipo, cuántas plazas están ocupadas y una línea por voluntario con su estado: Sin registrar, Registrado 17:02, o la hora de salida con las horas trabajadas. Registrar entrada marca a la persona como presente; después el mismo enlace dice Registrar salida, y una tercera pulsación dice Reabrir para la persona a la que se registró la salida por error. Quitar la retira del turno. Editar cambia el turno o lo elimina. Cuando un turno aún tiene plazas libres, Asignar personas añade más personas.
Asignar personas a un turno
Bajo la lista de personas, Asignar personas (quedan N plazas) abre un selector de voluntarios confirmados. Solo aparece mientras el turno tenga plazas libres.
- Haga clic en Asignar personas; el botón muestra cuántas plazas quedan.
- Busque por nombre, equipo o habilidad y marque a las personas. Un responsable solo ve las personas de sus propios equipos.
- Haga clic en Añadir al turno.
La página le dice cuántas se han añadido. Se omite a alguien cuando ya está en el turno, cuando está en otro turno de este evento con un horario solapado, o cuando el turno ya está completo en ese momento; dos coordinadores que cubren las últimas plazas a la vez nunca pueden tener éxito los dos. A cada persona añadida se le envía un correo, y unas veinticuatro horas antes del inicio del turno recibe un recordatorio, una sola vez.
Los ajustes en detalle
- Gente necesaria — no se puede fijar por debajo del número de personas que ya están en el turno. Retire antes a alguien.
- Equipo — aparece como insignia, decide qué responsable puede cambiar el turno y qué voluntarios pueden tomarlo por sí mismos.
- Eliminar turno — en el panel Editar del turno. Los voluntarios que estén en él quedan retirados.
- Los voluntarios eligen sus propios turnos y pueden devolver un turno hasta — en la pestaña Configuración; véase Captación con enlaces de inscripción, inscripción y configuraciones copiadas.
Conviene saber
- Solo se pueden asignar a turnos los voluntarios confirmados. Si el selector dice que nadie ha confirmado todavía, confirme primero a personas en Personas.
- Los voluntarios registran su entrada por sí mismos desde Mi voluntariado. El registro se abre una hora antes del turno y se cierra cuando termina, así que no hay registro para un turno ya terminado, y registrar una salida requiere antes una entrada.
- Las horas se cuentan desde la entrada hasta la salida. Un turno con entrada pero sin salida no cuenta nada hasta que lo cierre con Registrar salida aquí.
- Asignar a alguien al calendario le envía un correo. Mover o eliminar un turno no vuelve a enviar correos; infórmeles con un mensaje.
- Los turnos con equipo y las tareas con equipo son también lo que un responsable de equipo ve en su plan del día y en la vista En vivo.
Solución de problemas
- “Ya está en otro turno a esa hora” — cada persona puede tener un turno a la vez. Acorte uno de los turnos o elija a otra persona.
- No hay a quién elegir — todas las personas confirmadas ya están en el turno, o (para un responsable) nadie de sus equipos está confirmado todavía.
- El número no se puede reducir — el turno ya tiene más personas; retire antes a algunas.
- Las horas son incorrectas — revise el turno por si faltan salidas registradas; use Registrar salida o Reabrir en la línea.