Roles de voluntarios y jefes de equipo

A un voluntario se le puede dar un rol para un evento: el derecho a dirigir una parte del mismo — la entrada, las finanzas, los demás voluntarios — sin llegar a ser nunca miembro de su equipo de organización. Un rol pertenece a un solo evento, empieza en el momento en que lo asigna y termina 30 días después del evento. Los roles son lo que permite que una asociación cuyo equipo de evento son íntegramente voluntarios reparta el trabajo. Los asigna en la pestaña Personas dentro de Equipo y Socios → Voluntarios, o para un equipo completo en la página Equipos.

Qué puede hacer aquí

• Dar a un voluntario confirmado uno o varios roles para este evento, y quitárselos de nuevo.
• Dar un rol a muchas personas a la vez con la barra de acciones en lote.
• Hacer que cada jefe o miembro de un equipo tenga automáticamente un rol (se configura en la página Equipos).

Los roles y lo que abren

Son los mismos conjuntos de permisos que los roles de su equipo de organización, así que la persona ve las mismas páginas que vería un agente de taquilla o un responsable de finanzas, solo para este evento.

Dar un rol a un voluntario

1. Abra la pestaña Personas y busque al voluntario confirmado. La columna Roles muestra lo que tiene — por ejemplo Coordinación de voluntarios — o Voluntario si no tiene ninguno.
2. Haga clic en Cambiar roles debajo.
3. Marque los roles que quiera. Un rol que no puede asignar aparece atenuado; véase «Quién puede dar qué» más abajo.
4. Haga clic en Guardar. El voluntario recibe un correo «Ya puedes ayudar a dirigir …» que indica el rol y le dice qué hacer a continuación.

Para muchas personas a la vez, márquelas en la lista de Personas, elija Asignar rol o Quitar rol en la barra de acciones en lote, elija el rol junto a ella y haga clic en Aplicar a la selección. Véase Invitar voluntarios a un evento.

Roles de un equipo

En la página Equipos, Los jefes acceden a y Los miembros acceden a asignan un rol a todas las personas de un equipo, sin tocar a cada una. Un jefe tiene el rol de jefe del equipo en cada evento en el que colabora; un miembro tiene el rol de miembro en los eventos en los que este es su equipo. También conservan lo que usted les dio a mano para ese evento.

Jefes de equipo

Dirigir un equipo permanente concede automáticamente el rol de Jefe de equipo. Un jefe:

• ve la lista completa de Personas y la Lista de voluntarios, en modo de solo lectura, para reclutar;
• confirma, rechaza, mueve y quita solo a las personas de sus propios equipos, y puede reclamar a alguien sin equipo para incluirlo en uno de los suyos;
• elige, al reclutar, si una persona recibe una invitación por correo o ya queda confirmada;
• planifica los turnos y tareas de sus equipos, y escribe mensajes solo a sus propios equipos y a los turnos de esos equipos;
• ve la hoja de ruta y la vista En directo de sus propios equipos;
• fija el objetivo y el enlace de inscripción de sus propios equipos;
• puede dar a las personas de sus propios equipos cualquier rol que él mismo tenga — véase «Quién puede dar qué».

Para un jefe, la página Personas se reduce a sus propios equipos. Aquí, el jefe de Registro solo ve la tarjeta de Registro bajo Equipos en este evento, puede cambiar la lista a Mis equipos, cambiar el equipo de las filas que son suyas y quitar personas de su propio equipo.

Un jefe no ve Configuración, no puede escribir a todo el mundo y no puede definir equipos. La página desde el punto de vista del jefe se describe en la Guía para jefes de equipo.

Quién puede dar qué

Nadie puede dar un rol que no tenga plenamente él mismo. Como organizador puede dar todos los roles. Un Coordinador de voluntarios puede nombrar a otro coordinador, pero no puede dar Finanzas, porque no lo tiene. Un jefe de Registro cuyo equipo tiene Taquilla puede dar Taquilla y Entrada / control a su equipo, y nada más. Los roles que una persona no puede tocar aparecen atenuados con una nota, y cuando guarda los roles de alguien, cualquier rol que no pudo cambiar se mantiene como estaba.

Lo que necesita el voluntario

• Debe estar Confirmado en este evento. Si quita a alguien del evento, o si da un paso atrás, se le quitan sus roles.
• Necesita una cuenta con la misma dirección de correo que en su lista, con la dirección confirmada. Hasta que la tenga, la fila muestra «Necesita una cuenta con esta dirección de correo para usar estos roles» y el correo ofrece un botón para configurarla.
• Cuando la tenga, encuentra el evento en Mi trabajo en su cuenta, con el sombrero que lleva y la acción para la que sirve. Véase Roles de voluntarios y Mi trabajo.

Conviene saber

• Un rol termina 30 días después del evento, para que el trabajo de finanzas, como los últimos reembolsos, pueda terminarse. Nada permanece activo después.
• Los roles se guardan por fila de evento. Un voluntario que coordina la gala no es coordinador de su concierto a menos que se lo dé también allí (o lo haga su equipo).
• Use un rol personalizado para repartir una combinación precisa, por ejemplo voluntarios que pueden ver pedidos y nada más.

Solución de problemas

• Falta el enlace Cambiar roles — la persona no está confirmada, o usted no tiene ningún rol que pueda dar.
• Un voluntario tiene un rol pero no puede abrir el evento — no tiene cuenta con la dirección de correo de la lista, la dirección no está confirmada, o el evento terminó hace más de 30 días.
• Un rol desapareció después de que la persona diera un paso atrás — los roles se quitan cuando un voluntario da un paso atrás o se le retira del evento. Vuelva a asignarlo cuando esté confirmado.

Véase también

• Voluntarios
• Equipos permanentes, jefes y equipo base
• Roles personalizados
• Roles de voluntarios y Mi trabajo