Voluntarios
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Los voluntarios son las personas que ayudan en sus eventos sin cobrar. EventMann les ofrece herramientas propias: una lista de voluntarios que mantiene a lo largo de todos sus eventos, equipos permanentes con responsables, una invitación por evento, un plan de turnos, tareas, mensajes y una vista en directo para el día del evento. Está pensado para asociaciones cuyo equipo de evento está formado íntegramente por voluntarios, y funciona igual de bien para un único colaborador en un solo evento. Lo encontrará en dos sitios: Voluntarios en el grupo Crecimiento de su barra lateral para todo lo que abarca varios eventos (lista, equipos, importación), y Voluntarios bajo Equipo & Socios en el menú Gestionar de un evento para todo lo que pertenece a ese evento.
La entrada Voluntarios de la barra lateral abre la lista de voluntarios. Su franja de pestañas lleva a Equipos e Importar voluntarios.
Voluntarios, personal y miembros son tres cosas distintas
| Voluntarios | Personal | Miembros | |
|---|---|---|---|
| Quiénes | Personas que ayudan gratis, a menudo una y otra vez | Ayudantes remunerados para un evento | Personas que compraron una membresía a usted |
| Dónde | Lista, Equipos y Gestionar → Voluntarios | Gestionar → Gestionar personal, el portal de personal | Ajustes → Membresía |
| Turnos | Turnos de voluntarios | Turnos de personal, con cambios y nómina | Ninguno |
| Dinero | Ninguno. Solo se registran las horas | Tarifas por hora y nómina | Precio del plan, pagado por el miembro |
Los tres no se mezclan. Un voluntario nunca se incluye en el plan de turnos del personal, y un plan de turnos de voluntarios nunca alimenta la nómina. Si paga a alguien, esa persona debe figurar en Personal del evento.
Qué puede hacer aquí
- Mantener una lista de todas las personas que han ayudado o a las que quiere pedir ayuda; añada personas a mano o impórtelas desde una hoja de cálculo — consulte La lista de voluntarios e importación CSV.
- Gestionar equipos permanentes, como Recepción, Música o Cocina, cada uno con responsables y un equipo básico que está en todos los eventos — consulte Equipos permanentes, responsables y equipo básico.
- Invitar a personas a un evento, aceptar solicitudes y confirmar en bloque — consulte Invitar voluntarios a un evento, y Captación con enlaces de inscripción, inscripción abierta y configuraciones copiadas.
- Asignar roles de evento para que un voluntario pueda encargarse de la entrada, las finanzas o de otros voluntarios — consulte Roles de voluntario y responsables de equipo.
- Planificar el trabajo con turnos, tareas de voluntarios y el tablero de tareas del evento.
- Dirigir el día con el plan del día y la vista En vivo y los mensajes a sus voluntarios.
- Cuidar las horas y la privacidad — quién ve qué, el certificado de horas y la eliminación de un voluntario; consulte Horas de voluntarios y privacidad.
- Dar las gracias con una entrada gratuita o reducida que solo pueden comprar sus voluntarios — consulte La entrada de agradecimiento para voluntarios.
Las páginas de un evento
Abra un evento y luego Equipo & Socios → Voluntarios. Una franja de pestañas recorre la parte superior. Personas muestra quién fue invitado y qué respondió. Turnos y Tareas son el plan de turnos y la lista de trabajos; Plan del día los pone en orden cronológico; En vivo muestra lo que está ocurriendo en este momento; Mensajes escribe al equipo; Configuración contiene las opciones de voluntarios del evento, y Lista es la misma lista que en su panel de organizador, para personas que solo participan en este evento.
Un recorrido habitual
- Cree su lista una sola vez y configure sus equipos. Marque como básicos a quienes siempre están: se añaden a cada nuevo evento.
- En el evento, abra Personas e invite al resto, o publique un enlace de inscripción en su grupo de WhatsApp.
- Añada Turnos y Tareas, o cópielos del evento del año pasado, y después asigne a los confirmados a los turnos.
- Antes del día, envíe un Mensaje, imprima el Plan del día y revise los tamaños de los equipos en Personas.
- El día del evento, mantenga abierto En vivo. Después, las horas figuran en la lista y puede descargar un certificado para cada voluntario.
Conviene saber
- Figurar en la lista no es una invitación. Importar una lista no envía ningún correo; usted decide, evento por evento, a quién pedir ayuda.
- Solo los voluntarios confirmados pueden asignarse a turnos, recibir tareas, tener un rol y comprar la entrada de agradecimiento.
- Decir que no a una invitación no requiere cuenta. Decir sí sí la requiere: el voluntario crea una cuenta gratuita desde la página de la invitación, o inicia sesión, y solo entonces queda confirmado y usted recibe el aviso. La cuenta es lo que le permite ver sus turnos y tareas, registrar su entrada y comprar la entrada de agradecimiento. Su parte se describe en Voluntariado en un evento.
- Las invitaciones, confirmaciones y mensajes salen al ritmo de su propio límite de envío por hora (Ajustes → Correo), de modo que cien invitaciones se reparten a lo largo del tiempo en lugar de enviarse en una sola ráfaga.
- Cada invitación incluye un enlace para darse de baja de las invitaciones de voluntariado. Las personas que se dieron de baja se omiten siempre que las invita, y aparecen como No quieren invitaciones en la lista.
- Un miembro del equipo puede trabajar con voluntarios cuando su rol tiene el permiso Voluntarios; Responsable de equipo (solo sus equipos) lo limita a los equipos que dirige. El permiso Tareas abre el tablero de tareas. Ambos se marcan en Roles personalizados.
Solución de problemas
- Faltan las entradas de Voluntarios en el menú — su rol no tiene el permiso Voluntarios para ese evento. Pregunte al organizador que lo gestiona.
- Un voluntario dice que no puede ver sus turnos — necesita una cuenta con la dirección a la que se envió la invitación, y esa dirección debe estar confirmada. Si Personas muestra Aún sin cuenta junto a su nombre, use Enviar enlace de registro.
- Alguien fue omitido al invitar — ya figura en este evento en algún estado, o se dio de baja de sus invitaciones.