Inventario del equipo: resumen
Guía del Organizador
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En esta página
El inventario es la lista de todo lo que su asociación posee, pide prestado o compra para sus eventos: sillas, altavoces, un dhol, acreditaciones, arroz, platos. Está en Inventario, en el grupo Trabajo de la barra lateral del organizador. Cada artículo pertenece a un equipo de voluntarios que lo cuida, o al Fondo común que usted y sus coordinadores de voluntarios gestionan.
Qué puede hacer aquí
- Tenga una sola lista para cada equipo. Ve todos los artículos. Cada fila muestra la insignia del equipo, si el artículo es Equipo o Consumible, su categoría, cuántos están disponibles sobre el total, dónde está y su estado.
- Vea quién lo tiene. Entre eventos, un artículo lo tiene una persona de su lista de voluntarios o se guarda en un lugar que usted indica, como «almacén B de Kulturhalle». Los artículos prestados también indican quién los prestó.
- Sepa qué comprar. Los artículos que escasean aparecen en rojo y en la Lista de compra.
- Registre las compras con sus recibos y vea a quién todavía hay que devolverle dinero — véase Compras, recibos y lista de compra.
- Planifique cada evento con una lista de equipaje por equipo — véase Listas de equipaje de eventos.
- Imprima etiquetas QR para pegarlas en los artículos — véase Etiquetas QR.
Lea la página de Inventario
- Los tres recuadros superiores muestran Total de articulos (solo artículos activos), Stock bajo y Valor total, que es el coste unitario por la cantidad total. Haga clic en el recuadro Stock bajo para abrir la lista de compra.
- Las pestañas bajo el título abren la Lista de compra y las Compras; los botones junto al título son Etiquetas QR y Agregar articulo.
- Reduzca la lista con los filtros: busque por nombre, SKU o código de barras, Equipo (un equipo, o Fondo común), Tipo (Equipo o Consumible), Categoría, Solo stock bajo y Mostrar artículos inactivos. Limpiar los quita de nuevo.
- Cada fila empieza con la insignia del equipo. Haga clic en Editar en una fila para abrir el artículo — véase Artículos: añadirlos, encontrarlos y cuidarlos.
En Solo stock bajo ve lo que ha bajado a su mínimo. La cifra disponible se vuelve roja y dice «mínimo 20». Un artículo está en stock bajo cuando tiene un mínimo superior a cero y el número disponible es igual o inferior a él.
Equipos, fondo común y quién ve qué
- Usted ve y cambia todos los artículos, incluido el Fondo común, y es el único que gestiona las categorías (el botón Gestionar categorias).
- Un responsable de equipo ve y cambia solo los artículos del equipo que dirige, desde su propia página: El inventario de su equipo. Nunca ve el stock de otro equipo, y no puede poner un artículo en el Fondo común.
- Un coordinador o gestor de eventos trabaja con las listas de equipaje de un evento desde Gestionar → Inventario del evento. El Fondo común no tiene responsable, así que lo cuidan usted y los coordinadores.
- Prestarse artículos entre equipos no es una función de la plataforma: los equipos se lo piden entre ellos fuera del sistema.
Conviene saber
- Equipo regresa tras un evento. Los consumibles se gastan y se vuelven a comprar; al registrar la devolución de un evento, indique cuántos se gastaron.
- Un artículo que está asignado a un evento no se puede eliminar hasta que vuelva.
- Las cantidades usadas o perdidas salen del stock para siempre. Los artículos dañados siguen contando en el total pero no están disponibles.
- Los artículos que desactive con la casilla Activo de su página desaparecen de la lista y del selector de listas de equipaje. Marque Mostrar artículos inactivos en los filtros para volver a listarlos, marcados como Inactivo; ábralo y marque Activo para reactivarlo.
- Las categorías (por ejemplo Sonido e iluminación, Mobiliario, Catering) las comparten todos los equipos. Añada una en Gestionar categorias.
Solución de problemas
- Falta un artículo en la lista — revise el filtro de Equipo, y marque Mostrar artículos inactivos por si el artículo se desactivó. La página de un responsable solo lista su equipo.
- El recuadro Stock bajo muestra cero aunque algo esté casi agotado — el artículo no tiene mínimo. Ábralo e introduzca un Umbral de stock min..
- La cifra disponible es menor que lo que hay en el estante — el resto está previsto en la lista de equipaje de un evento o todavía fuera. Abra el artículo: el panel Reservado en eventos indica dónde.