La lista de voluntarios y la importación en CSV

La lista de voluntarios es su registro de todas las personas que han ayudado en sus eventos, o a las que le gustaría pedir ayuda. Pertenece a usted, no a un solo evento: una persona se añade una vez, recibe un número de voluntario como V0001 y conserva su historial en todos sus eventos. Ábrala en Crecimiento → Voluntarios en la barra lateral de su organizador.

Qué puede hacer aquí

• Añadir personas una a una, o importar la lista que ya tiene como archivo CSV.
• Buscar y filtrar por nombre, equipo, habilidad, si tienen cuenta, si ya han ayudado antes o si han pedido no recibir invitaciones.
• Editar los datos de contacto, las habilidades y sus propias notas.
• Ver cuántos eventos y horas acumula cada persona, y descargar un certificado de horas en PDF.
• Exportar toda la lista como archivo CSV, o eliminar a una persona junto con su historial.

Haga clic en Añadir un voluntario para añadir a alguien, en Importar voluntarios para cargar un archivo, o en Exportar CSV para descargar la lista. Las cuatro tarjetas situadas encima de la tabla cuentan a todas las personas de la lista, a quienes han ayudado, a quienes Tiene una cuenta y a quienes han pedido no recibir invitaciones; cada tarjeta es un atajo a ese filtro. Use el cuadro de búsqueda para buscar un nombre, un correo electrónico, un número de teléfono o un número de voluntario, y los desplegables, como Todos, para acotar más la lista.

Añadir un voluntario

1. Haga clic en Añadir un voluntario.
2. Escriba el Nombre y el Correo electrónico de la persona. Estos dos campos son obligatorios; el correo debe ser único en su lista, y no importan las mayúsculas.
3. Añada las Habilidades separadas por punto y coma, por ejemplo Entrada; Primeros auxilios; Equipo de escenario. Se guardan hasta 20 habilidades, y se convierten en un filtro de la lista.
4. Opcionalmente, escriba Notas; son solo para usted.
5. Haga clic en Añadir al equipo. No se envía ningún correo a nadie.

Leer la tabla

Cada fila empieza con el número de voluntario de la persona y los equipos a los que pertenece, con una estrella para los equipos que dirige. La columna Eventos cuenta los eventos en los que estaba confirmada, y Horas suma el tiempo entre el registro de entrada y el de salida de cada turno cerrado. Una insignia verde Tiene una cuenta indica que una cuenta de EventMann confirmada utiliza esta dirección de correo, y No quieren invitaciones indica que la persona ha renunciado a sus invitaciones. Editar abre los mismos campos que el diálogo de añadir. El icono de descarga entrega el certificado de horas de la persona en PDF, y la papelera la elimina.

Importar una lista desde una hoja de cálculo

En Importar voluntarios carga la lista que ya tiene. Importar solo añade personas a su lista. No envía ningún correo y nunca modifica a nadie que ya esté en ella.

1. Haga clic en Descargar la plantilla para ver los nombres exactos de las columnas, o guarde su hoja de cálculo como CSV.
2. La primera fila debe indicar los nombres de las columnas: name, email, phone, skills y notes. Solo name y email son obligatorias. Separe varias habilidades con punto y coma. Los archivos guardados por Excel, incluido el Excel en alemán con punto y coma como separador, se leen tal cual.
3. Elija el archivo — de hasta 5 MB y 5.000 filas — y haga clic en Verificar el archivo.

A continuación verá una vista previa con los recuentos Será agregado, Omitidos (ya existe) y Omitidos (ilegible). Las filas marcadas como Listo se añadirán. Una fila se Omite cuando el correo ya está en su lista o aparece dos veces en el archivo, y aparece como No legible cuando falta el nombre o el correo, o cuando el correo no es válido. Todavía no se ha escrito nada. Haga clic en Importar para añadir las filas listas.

Los ajustes en detalle

• Número de voluntario — se asigna automáticamente desde su propia secuencia (V0001, V0002 y así sucesivamente) y nunca se reutiliza.
• Habilidades — texto libre, separado por punto y coma. El filtro de habilidades lee las habilidades que realmente figuran en la lista.
• Notas (solo las ve usted) — nunca se muestran al voluntario ni a los jefes de equipo.
• Filas por página — 25, 50, 100 o 200; Ordenar por nombre, número de voluntario, más eventos o añadidos más recientemente.

Conviene saber

• Si cambia la dirección de correo de una persona, se corta el enlace con su cuenta. Se vuelve a vincular automáticamente cuando alguien inicia sesión en una cuenta confirmada con la nueva dirección.
• Una persona puede dejar de recibir sus invitaciones desde el enlace de cualquier correo de invitación. No podrá enviarle una invitación hasta que vuelva a registrarse por su cuenta.
• Eliminar del equipo quita a la persona junto con sus invitaciones, turnos y horas en todos sus eventos. No se puede deshacer; esto es lo que pide una solicitud de supresión de datos.
• El archivo de Exportar CSV contiene los datos de contacto, las habilidades, sus notas y las horas. Trátelo como dato personal. Consulte Horas de voluntarios y privacidad.
• Un coordinador de voluntarios que solo tenga un evento accede a la misma lista desde la pestaña Lista de ese evento. Un jefe de equipo la ve en modo de solo lectura, para reclutar.
• La vista previa de la importación le espera durante 30 minutos. Después, vuelva a elegir el archivo.

Solución de problemas

• La importación indica que falta una columna — la primera fila debe indicar los nombres de las columnas, como mínimo name y email. Use la plantilla para ver la ortografía exacta.
• La importación indica que el archivo ya no está disponible — el archivo verificado se conservó durante 30 minutos. Vuelva a elegirlo y verifíquelo de nuevo.
• Una persona que añadí no aparece al invitar a un evento — ya está en ese evento con algún estado, o ha renunciado a las invitaciones. Consulte Invitar voluntarios a un evento.
• El correo se rechaza porque ya está en uso — cada dirección de correo puede aparecer una sola vez en su lista. Búsquela; es posible que la persona ya esté allí.

Véase también

• Voluntarios
• Equipos permanentes, jefes y equipo base
• Invitar voluntarios a un evento