Guía para el responsable de equipo

Un responsable de equipo dirige un equipo permanente de una asociación, como Inscripción o Gestión de la sala, en cada evento. Como responsable, usted recluta personas para su equipo, las confirma, planifica los turnos y las tareas del equipo, escribe a sus voluntarios y se ocupa del material del equipo. Lo hace desde su cuenta, no desde un panel de organizador propio. Esta guía es la visión general; cada apartado enlaza con sus detalles.

Qué puede hacer aquí

• Reclutar desde la lista del organizador, con un enlace de inscripción o añadiendo a alguien nuevo.
• Confirmar a las personas que se han presentado y decidir si a una persona que invita se le confirma de inmediato.
• Planificar turnos y tareas para su equipo y asignar a sus voluntarios.
• Seguir la jornada en el plan del día y en la página en vivo, y escribir a su equipo.
• Ocuparse del material de su equipo: artículos, lista de compra, compras y recibos. Consulte El material de su equipo.

Abra sus eventos

1. Abra el menú de su avatar. Bajo Trabajo en eventos, elija su función o abra Mi trabajo.
2. Haga clic en el botón del evento: Voluntarios, u otro botón si su equipo también tiene una función, como Taquilla.
3. En la barra lateral elija Voluntarios. Un responsable ve las pestañas Personas, Turnos, Tareas, Plan del día, En vivo, Mensajes y Lista. No hay una pestaña Configuración: los ajustes generales del evento permanecen en manos del organizador.

Reclutar personas

En Personas, el bloque Equipos en este evento muestra cada equipo que dirige: cuántas personas están confirmadas frente a las que necesita el equipo, y cuántas aún no han respondido.

1. Indique cuántas personas necesita su equipo en Necesita y pulse Guardar.
2. Bajo Enlace de inscripción, cree un enlace y use Copiar o Compartir en WhatsApp. Quienes lo abran iniciarán sesión y se postularán a su equipo; usted las aceptará. Desactivar detiene el enlace; un enlace nuevo sustituye al anterior. Consulte Regístrese o únase a un equipo.
3. Haga clic en Invitar de tu equipo en la parte superior de la página para pedir ayuda a personas que el organizador ya conoce.

Invitar desde la lista: invitar o confirmar ahora

1. Elija personas en la lista (búsqueda, Seleccionar todos los mostrados), o — en la primera parte — a todas las personas que ayudaron en alguno de los eventos anteriores del organizador.
2. El campo Equipo solo muestra sus equipos. Debe elegir uno.
3. Deje Ya confirmado (se lo pregunté yo) sin marcar para enviar la invitación habitual “¿Puede ayudar?”; la persona responde Sí o No, y un sí le pide crear una cuenta gratuita o iniciar sesión antes de que cuente. Márquelo cuando alguien ya haya aceptado con usted: queda confirmado de inmediato y recibe “Forma parte del equipo” en lugar de una invitación. Si aún no tiene cuenta, ese correo incluye un botón Crear mi cuenta, y en Personas aparece como Aún sin cuenta con un botón Enviar enlace de registro hasta que la cree.
4. Haga clic en Invítales o Invitar a los seleccionados. Una línea de resultado indica cuántas personas han sido invitadas y cuántas se han omitido (ya estaban en el evento o pidieron no recibir invitaciones).

La misma elección está en Añadir a alguien nuevo, que añade a una persona a la lista y la invita en un solo paso. Las invitaciones se envían al ritmo horario de envío del organizador, de modo que un grupo grande recibirá el correo a lo largo de un tiempo.

Turnos y tareas

En Turnos ve todos los turnos, pero solo puede añadir, cambiar o cubrir los de sus equipos. Un turno o una tarea nuevos deben asignarse a uno de sus equipos.

1. Abra Añadir un turno y complete qué, cuándo, dónde y cuántas personas necesita.
2. Añada al turno a miembros confirmados de su equipo. Una persona que ya tenga otro turno a esa hora se omite.
3. En un turno de su equipo puede registrar la entrada o la salida de personas, o Quitar a alguien.

En Tareas, añada una tarea con Añadir tarea, para una persona, un turno o todo el equipo, con una hora de inicio, una hora límite y una lista de comprobación. Las tareas muestran su estado, su lista de comprobación y sus comentarios, que sus voluntarios escriben desde Mi voluntariado.

Solo lectura y edición

• Usted ve todo, y cambia solo su equipo. Ve la lista completa de Personas y la lista de voluntarios — desde ella recluta — pero solo puede confirmar, rechazar, reenviar, eliminar, asignar un equipo y enviar mensajes a personas de sus propios equipos. Puede asignar a su equipo, con la acción masiva Asignar equipo, a personas que todavía no tienen equipo.
• Los Mensajes solo pueden enviarse a sus propios equipos y a sus turnos.
• Las funciones que puede asignar se limitan a las que usted mismo tiene.
• Copiar la configuración de un evento anterior, y los ajustes del evento (inscripción, texto de agradecimiento, turnos de autoservicio), corresponden al organizador o a un coordinador.
• En las páginas propias del organizador no puede cambiar categorías, trasladar un artículo a otro equipo ni marcar compras como reembolsadas.

Conviene saber

• Los responsables forman parte del equipo principal de su grupo: en cada evento se añade automáticamente a un responsable como confirmado, y las invitaciones de los demás miembros del equipo principal se envían una vez publicado el evento.
• Cuando una de sus personas renuncia a un turno, usted y el organizador reciben un aviso.
• Si el organizador ha asignado una función a su equipo (la función de responsable), usted la ostenta en cada evento en el que trabaje, por ejemplo Taquilla.

Solución de problemas

• No veo ningún enlace de inscripción — créelo en Equipos en este evento; no existe ninguno hasta que lo cree.
• Una persona aparece atenuada u omitida — ya está en este evento con algún estado, o pidió al organizador que no la invite.
• Una acción se rechaza — la persona o el turno pertenecen a otro equipo.

Véase también

• El material de su equipo
• Funciones de voluntario y Mi trabajo
• Voluntarios (para organizadores)