Lista de espera

Cuando un tipo de entrada se agota, las personas pueden unirse a su lista de espera en lugar de marcharse. Esta pantalla es donde decide quién obtiene una plaza cuando se libera una. Usted las admite una a una, en lugar de que la plataforma reserve para quien lleva más tiempo esperando. Encuéntrela en Asistentes → Herramientas de asistentes, en la primera pestaña (Lista de espera, Transferencias, Importación de Grupos). La barra lateral muestra un distintivo con el número de personas en espera.

Qué puede hacer aquí

• Ver a todas las personas en espera: su nombre, su correo electrónico, las entradas que desean — cada registro es una cesta como un pedido, por ejemplo 2× Adulto · 2× Niño — el total y el tiempo que llevan en cola.
• Cada registro muestra un estado — En espera, Rechazada o Caducada — y, una vez admitido, qué ocurrió con el pedido que creó: Confirmadas (entradas gratuitas), Enlace de pago enviado con la hora límite de pago, Pagado, Pendiente de su aprobación, Plazo de pago vencido, Pedido cancelado o Reembolsada. El número de pedido que aparece debajo abre el pedido.
• Admitir un registro para dar a esa persona todas las entradas de su cesta. Esto crea un único pedido real para toda la cesta en ese momento — todo o nada, nunca media familia.
• Rechazar un registro. Se envía un correo electrónico a la persona y no puede volver a unirse a esta cola después.
• Active la lista, limítela y elija cuánto tiempo tiene una persona admitida para pagar — todo ello en Configuración del evento → Detalles y fechas, en los ajustes de la lista de espera.

La pestaña Transferencias está justo al lado. El distintivo muestra, por cada tipo de entrada, cuántas entradas y cuántas personas están en espera — contado a partir de todas las cestas, de modo que una familia que espera un pase familiar y una entrada infantil se cuenta una vez en cada tipo. La columna Entradas muestra la cesta de cada registro. Los registros que siguen En espera tienen los botones Admitir y Rechazar.

Cómo funciona la admisión

1. Busque un registro En espera y haga clic en Admitir.
2. Si cada tipo de entrada del registro tiene suficientes plazas libres, el pedido se crea de inmediato. Si alguno no las tiene, EventMann le pregunta antes (véase más abajo).
3. Se crea un único pedido para toda la cesta, y las plazas salen de la venta pública de inmediato. Nadie más puede comprarlas mientras el pedido siga vigente.
4. Si la entrada es gratuita, el pedido se confirma de inmediato y sus entradas se envían por correo electrónico.
5. Si la entrada es de pago, se le envía un enlace de pago por correo electrónico. Conservan la plaza hasta que venza el plazo de pago que usted haya configurado.
6. Si el evento usa solicitud y aprobación, el pedido se incorpora a su cola de aprobaciones y usted toma la decisión habitual allí. En el caso de las entradas de pago, la persona recibe un enlace de pago cuando usted lo aprueba en esa cola, como en cualquier solicitud sin retención de tarjeta.
7. Si no pagan a tiempo, el pedido se cancela automáticamente, todas las plazas que contenía vuelven a la venta y el registro se marca como Caducado. No necesita ordenar nada.

Admitir por encima de la cantidad de entradas

A veces quiere dejar entrar a una familia aunque el tipo de entrada siga agotado — porque sabe que la sala tiene espacio o porque dos plazas no se van a usar. Admitir le permite hacerlo, igual que puede hacerlo un pedido manual, pero nunca lo hace sin preguntar.

1. Haga clic en Admitir en el registro. Cuando un tipo de entrada del registro tiene menos plazas libres de las que pide el registro, se abre una confirmación en lugar de crear el pedido.
2. Indica el déficit de cada tipo — por ejemplo Pase familiar: 0 libres, este registro necesita 1 — y cuánto superará el evento su cantidad.
3. Haga clic en Confirmar para admitirlos de todos modos, o en Cancelar para dejarlos en espera.

A partir de ahí, el pedido funciona exactamente como cualquier otra admisión: las entradas gratuitas se confirman y se envían por correo electrónico, las de pago reciben un enlace de pago con su Plazo de pago, y en un evento con aprobación la solicitud se incorpora a su cola de aprobaciones. El recuento de vendidas muestra el exceso de venta con transparencia (por ejemplo, 252 de 250), el tipo sigue agotado en la página del evento, y la cancelación o el vencimiento del plazo de pago devuelve el recuento a su valor anterior.

Los ajustes en detalle

• Habilitar lista de espera — si las personas pueden o no hacer cola para un tipo de entrada agotado.
• Reservar automáticamente desde la lista de espera — déjelo desactivado (valor predeterminado) para admitir personas usted mismo con Admitir. Si lo activa, la plataforma reserva a la persona que lleva más tiempo esperando en el momento en que se libera una plaza, sin pedirle confirmación. Los eventos creados antes de que existiera esta configuración seguirán reservando automáticamente hasta que usted la cambie.
• Plazo de pago — cuánto tiempo tiene una persona que usted ha admitido para pagar una entrada de pago, de media hora a tres días (el valor predeterminado es 24 horas). Su plaza queda retenida hasta entonces, así que un plazo largo mantiene al resto de la cola esperando. Una entrada gratuita se confirma de inmediato e ignora este plazo.
• Límite de lista de espera — el límite es por tipo de entrada, de modo que una cola llena en un tipo popular no impide que las personas entren en los demás. Cuenta entradas, no personas, en todas las cestas: una familia que espera 2 entradas de adulto y 2 infantiles usa dos plazas del límite de adultos y dos del límite infantil, y un límite de 50 significa la demanda de cincuenta plazas.

Conviene saber

• Admitir sí reserva las plazas. Quedan retenidas para esa persona durante el plazo de pago, de modo que dos personas no pueden ser admitidas en la misma última plaza.
• Admitir se rechaza, indicando el motivo, si el evento ya no vende — no está en directo, un tipo de entrada del registro está desactivado o fuera de su periodo de venta, la persona no puede comprar uno de los tipos, o la cesta incumple un límite por pedido. Esto se comprueba para cada tipo del registro en el momento en que hace clic, no cuando la persona se unió. La falta de plazas libres es el único motivo que puede anular, con la confirmación de arriba.
• La nota encima de la lista indica cómo funciona el evento: el primero de la cola se reserva automáticamente, o todos esperan a que usted pulse Admitir. En cualquier caso, una entrada de pago tiene su Plazo de pago.
• Los miembros tienen prioridad sobre los no miembros en la cola, si vende membresías y les ha concedido prioridad en la lista de espera.
• Una entrada que no puede reservarse por sí sola — una entrada infantil o de acompañante — solo puede esperar junto a otra entrada del mismo registro, exactamente igual que en la compra. Una familia se une con 2× Adulto y 2× Niño en un único registro; una entrada infantil sola se rechaza al unirse.
• La reserva automática (cuando la active) nunca supera la cantidad de entradas. Solo admite un registro cuando todos sus tipos tienen sitio, y en caso contrario lo mantiene en espera — los registros más pequeños situados más abajo pueden ir primero.
• Se le avisa cuando se liberan plazas en un tipo que tiene personas en espera, así que no tiene que estar pendiente de esta pantalla.
• Rechazar es definitivo desde el lado del asistente: ve el resultado en su propia página de reservas y no puede volver a hacer cola para ese tipo de entrada.

Solución de problemas

• “¿Dónde está el botón Notificar?” — ya no existe. Notificar enviaba una invitación y no reservaba nada, de modo que dos personas podían ser invitadas a la misma plaza y la que se quedaba sin ella recibía un aviso de que ya no estaba disponible. Admitir asigna la plaza a la persona que usted elija y la retiene para ella.
• Admitir se rechaza — el mensaje indica el motivo. Si dice que un tipo está agotado, las plazas se ocuparon entre la carga de la página y su clic: haga clic en Admitir de nuevo y la confirmación mostrará el déficit para que pueda admitirlos de todos modos, o aumentar la cantidad en Tipos de entrada. Los otros motivos que indica son: el evento no está en directo, un tipo de entrada está desactivado o fuera de sus fechas de venta, o la persona no puede comprar una de las entradas (un tipo solo para miembros o solo para voluntarios).
• Un registro dice “Necesita otra entrada” — contiene solo entradas infantiles o de acompañante, de antes de que los registros pudieran incluir varios tipos. No puede admitirse por sí solo; recházelo y pida a la persona que se una de nuevo con una entrada de adulto en el mismo registro.
• Un registro dice Enlace de pago enviado pero no ha llegado dinero — es una admisión de pago dentro de su plazo de pago; la fila muestra la hora límite. Se resuelve por sí sola: si pagan, la fila dice Pagado; si el plazo vence, se liberan las plazas y la fila dice Plazo de pago vencido.
• No encuentro el pedido admitido en Pedidos — Pedidos se abre en la pestaña Confirmadas. Una admisión de pago que espera el pago está en la pestaña Aprobado, y una que espera su aprobación en Pagos pendientes; todas ellas aparecen en Todas y llevan un distintivo De la lista de espera. El número de pedido de la fila de la lista de espera le lleva directamente a él.
• Una persona que rechazó pide volver a ser añadida — elimine su registro y pídale que se una de nuevo; el bloqueo está vinculado al registro rechazado.

Véase también

• Tipos de entrada
• Pedidos
• Modos de reserva
• Detalles y fechas