Personal del evento

El personal del evento es donde se organiza el equipo de día de pago para un evento: invitar a personas, revisar solicitudes, planificar turnos, registrar entradas, asignar tareas y escribirles. Abra el evento y luego Equipo y Socios → Gestionar personal. Es independiente de la Gestión de equipos, que controla quién puede usar su cuenta de organizador, y de los Voluntarios, el módulo de ayudantes no remunerados con su propio censo y calendario. El personal aquí puede cobrar por hora y pasar por la Nómina del personal.

Qué puede hacer aquí

• Publicar el evento para quienes buscan empleo para que las personas puedan presentarse.
• Invitar a personas por correo electrónico con un enlace que caduca a los 7 días.
• Revisar solicitudes y aprobarlas o rechazarlas, fijando una tarifa por hora al aprobar.
• Planificar turnos con fecha, horas, aforo y lugar, y asignar al personal aprobado.
• Registrar la entrada del personal desde la tarjeta del turno cuando llegan.
• Asignar tareas a un miembro del personal y hacer seguimiento hasta que estén terminadas.
• Escribir al personal uno a uno o a todos a la vez, y leer sus respuestas.
• Aprobar intercambios de turno que el personal solicite.

Las pestañas de esta página

Una franja de cuatro pestañas recorre la parte superior. Miembros es esta página, con la contratación, los turnos, las invitaciones, las solicitudes y su personal aprobado. Intercambios de turno muestra las solicitudes de intercambio e indica cuántas están en espera. Mensajes del personal es la bandeja de entrada. Nómina abre los períodos de pago. Debajo de las pestañas, el cuadro Buscamos personal tiene una casilla, y Gestionar turnos empieza con un formulario que termina en Crear turno.

Permitir que quienes buscan empleo encuentren el evento

Marque Mostrar este evento a quienes buscan empleo y haga clic en Guardar cambios para publicar el evento de forma pública para quienes buscan trabajo en eventos, en la lista «Eventos que buscan personal» de la página de personal. Está desactivado por defecto, y no se muestra nada hasta que lo active. Las personas que se presentan aparecen en Solicitudes pendientes.

Invitar personal

1. Haga clic en + Invitar personal para abrir el formulario.
2. Escriba el Nombre y el Correo electrónico de la persona. Ambos son obligatorios.
3. Opcionalmente añada un Rol, como «Seguridad» o «Catering». Es solo una etiqueta; no concede ningún acceso.
4. Haga clic en Enviar invitación. La persona recibe un correo electrónico con un enlace que funciona durante 7 días.

Las invitaciones que siguen abiertas aparecen en Invitaciones pendientes con su fecha de caducidad. Reenviar envía un enlace nuevo y empieza otros 7 días; Cancelar anula la invitación. No puede enviar una segunda invitación abierta a la misma dirección para el mismo evento. Cuando la persona acepta, queda aprobada para este evento de inmediato, con su etiqueta de rol, y aparece en Personal aprobado. Todavía no tiene tarifa hasta que usted la fije.

Revisar solicitudes

Las personas que se presentaron desde las páginas de personal esperan en Solicitudes pendientes. Ve su nombre y correo electrónico, su nota, una breve biografía, sus habilidades y certificados, los días en que están disponibles y cuándo se presentaron. Escriba una tarifa por hora en Tarifa/h si les va a pagar, y después haga clic en Aprobar, o en Rechazar. Sus habilidades le ayudan a decidir. En cualquier caso, el solicitante recibe la respuesta.

Planificar turnos

1. En Gestionar turnos, complete el Título del turno, la Fecha, el Aforo y la Hora de inicio y la Hora de fin. La fecha debe ser hoy o posterior, el fin debe ser posterior al inicio y el aforo es de 1 a 255.
2. Opcionalmente añada una Ubicación, como «Entrada principal».
3. Haga clic en Crear turno.

Cada turno se convierte en una tarjeta que muestra su título, fecha, horas, lugar y Plazas disponibles. Editar lo modifica. El menú de estado establece Abrir, Cerrado o Cancelado: un turno cerrado o cancelado no admite más personas, pero conserva sus asignaciones y su historial de entradas, algo que sí haría perder eliminarlo (la cruz). Para asignar personal al turno, elija una persona en la lista —solo ofrece personal aprobado— y haga clic en Asignar. Bajo el turno, cada persona asignada tiene Entrada y una cruz que la quita del turno.

Registrar la entrada del personal

Haga clic en Entrada junto a la persona cuando llegue; su hora de llegada aparecerá entonces como una marca. Puede registrar a alguien desde dos horas antes del inicio del turno hasta cuatro horas después de su fin, y solo mientras esté aprobada para el evento. La salida la hace el propio miembro del personal desde sus páginas de personal, lo que registra las horas. La nómina solo puede pagar un turno cuando existen ambas horas.

Personal aprobado, tarifas, tareas y mensajes

En Personal aprobado, cada persona es una fila con su tarifa y su estado; haga clic en ella para abrir los detalles. Allí puede fijar su Tarifa por hora (déjela vacía para un ayudante no remunerado, que aparece como Voluntario), asignarle Tareas y escribirle. Añada una tarea con un título y una fecha límite opcional; la persona recibe una notificación, y usted la mueve entre Pendiente y En Progreso con el menú. Cuando una tarea está Completada, muestra solo su insignia. Use Añadir tarea para la siguiente. Enviar mensaje escribe a esta persona; Eliminar del evento la quita del equipo. Al final, Difusión envía un mensaje a todo el personal aprobado del evento.

Mensajes

La pestaña Mensajes del personal es su bandeja de entrada para este evento. Las conversaciones que usted inició y las respuestas a ellas aparecen arriba, las más recientes primero, con una marca cuando hay algo sin leer. Bajo Mensajes enviados ve cada mensaje que envió y cuántos destinatarios lo han leído. Abra una conversación para leerla y responder.

Intercambios de turno

Cuando un miembro del personal pide ceder un turno a un compañero, la solicitud aparece en la pestaña Intercambios de turno con el turno, quién lo pide, quién lo tomaría y su motivo. Aprobar traslada la asignación al compañero, salvo que ya trabaje en un turno que se solape; Rechazar mantiene las cosas como están. Ambas personas reciben aviso. La insignia de estado muestra lo que sigue pendiente.

Los ajustes en detalle

• Aforo — cuántas personas caben en un turno. La asignación se detiene cuando está completo, y el turno aparece como completo.
• Tarifa por hora — vacío significa sin pago. La nómina incluye solo a quienes tienen tarifa.
• Rol (en la invitación) — una etiqueta de texto libre que se muestra en la invitación y en la ficha del equipo. No concede permisos.
• Ubicación — texto libre en la tarjeta del turno, útil para varios puntos de entrada.
• Estado del turno — Abrir, Cerrado o Cancelado. Completo se establece automáticamente cuando se ocupa la última plaza.

Conviene saber

• El personal de aquí no es lo mismo que los voluntarios. Las personas sin tarifa aparecen como Voluntario en esta página, pero siguen siendo cuentas de personal; el módulo de Voluntarios tiene su propio censo, invitaciones y calendario.
• No hay botón de suspender aquí. Eliminar del evento quita a la persona solo de este evento, libera los turnos que aún no ha empezado y se lo comunica. Las horas ya trabajadas se conservan y todavía se pueden pagar.
• Una persona no puede asignarse a dos turnos que se solapen, y un miembro del personal suspendido por un administrador no puede asignarse en absoluto.
• Una invitación de personal que nadie acepta simplemente caduca a los 7 días. Cancélela y envíe una nueva, o use Reenviar.
• Ver y trabajar en esta página requiere el permiso de Personal; las acciones de turnos requieren el permiso de Turnos; la nómina requiere permiso para editar el evento. Un miembro del equipo sin uno de ellos recibe un 403 para esa acción.

Solución de problemas

• Falta una persona en la lista de asignación — solo se ofrece personal aprobado. Revise Solicitudes pendientes.
• «Este turno no está abierto» — vuelva a poner el turno en Abrir con su menú de estado.
• Entrada muestra un mensaje sobre la hora — la entrada se abre dos horas antes del turno y se cierra cuatro horas después de su fin.
• Las horas de alguien no aparecen en la nómina — nunca registró la salida, o no tiene tarifa. Pídale que registre la salida desde su propia página.
• El enlace de la invitación dice que no es válido — caducó o fue cancelado. Use Reenviar.

Véase también

• Nómina del personal
• Voluntarios
• Gestión de equipos
• Entrada y salida