Tareas de voluntarios
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La pestaña Tareas es la lista de trabajos de su equipo de voluntarios para un evento: cosas que tienen que ocurrir, quién las hace y para cuándo. Una tarea puede ser para una persona, para varias personas nombradas, para quienes trabajan en un turno determinado, para todo un equipo o abierta a cualquiera. Los voluntarios cambian el estado de sus tareas por sí mismos. La encontrará en Equipo y Socios → Voluntarios → Tareas. Para el tablero de planificación del organizador — plazos, prioridades, dependencias — véase El tablero de tareas del evento.
Qué puede hacer aquí
- Anotar lo que tiene que pasar y asignarle una hora de inicio y una hora de vencimiento.
- Dar una tarea a uno o varios voluntarios confirmados, a un turno, a un equipo o a todos.
- Seguir la tarea a través de cuatro estados: Abrir, En curso, Bloqueados y Listo.
- Dividir una tarea en una lista de comprobación y debatirla en comentarios.
Añadir una tarea
- Escriba lo que hay que hacer en el campo de título, por ejemplo “Recoger los faroles en la imprenta”.
- En Para elija un voluntario confirmado, o deje Todo el equipo. Las personas que solo han sido invitadas no aparecen en la lista; la página indica cuántas siguen esperando.
- Elija el Equipo al que pertenece la tarea. Un responsable de equipo debe elegir uno de sus equipos.
- Indique Inicio si la tarea tiene hora.
- Haga clic en Más detalles para elegir un Turno (todos los de ese turno reciben la tarea), una hora de Vencimiento y una descripción.
- Haga clic en Añadir tarea.
Quién recibe una tarea se decide en este orden: las personas nombradas si las hay, si no las personas del turno, si no el equipo, si no todos. Las personas nombradas reciben un correo “Nueva tarea de voluntario en …” cuando se les añade. Una tarea que tiene hora de inicio y está destinada a personas nombradas, a un turno o a un equipo envía además un único recordatorio unas dos horas antes de empezar; una tarea para todos no tiene recordatorio.
Trabajar con la lista
Primero aparecen las tareas abiertas, luego las terminadas, cada grupo en orden de tiempo. La línea bajo un título indica para quién es, su inicio y su vencimiento, y cuándo se completó, quién la marcó — el voluntario, o “Marcada como lista por el organizador”. La casilla redonda marca una tarea como lista o no lista. El menú de estado fija Abrir, En curso, Bloqueados o Listo; use Bloqueados para una tarea que espera algo. Una lista de comprobación muestra cuántos elementos están hechos y permite marcarlos. Los comentarios conservan la conversación de la tarea. Editar cambia todo lo demás.
Editar una tarea
- Haga clic en Editar junto al título de la tarea.
- En Personas marque a todas las personas a las que va dirigida. Si no marca a nadie, se aplica el turno, el equipo o todos.
- Cambie el Turno, las horas de Inicio y Vencimiento y los detalles.
- En Lista de comprobación escriba un elemento por línea. Los elementos que mantenga como estaban conservan su marca, así que reformular el tercero no desmarca el primero ni el segundo.
- Haga clic en Guardar. Eliminar tarea la borra.
Conviene saber
- Las horas son las horas de reloj propias del evento, igual que en los turnos.
- Los voluntarios ven sus tareas en Mi voluntariado. Pueden cambiar el estado, marcar elementos de la lista de comprobación y añadir comentarios por sí mismos; el organizador y el responsable del equipo lo ven aquí al instante.
- No se admite dar una tarea a una persona que no está confirmada. Si alguien se retira o es retirado del evento, sus tareas vuelven al equipo.
- Las tareas con hora de inicio o de vencimiento aparecen en el Plan del día; las Bloqueadas y las vencidas aparecen en En vivo.
- Un responsable de equipo ve y cambia solo las tareas de sus propios equipos.
- Marcar una tarea como lista la pone en Listo; marcarla como no lista la devuelve a Abrir.
Solución de problemas
- La persona que quiero no está en la lista — solo se pueden dar tareas a voluntarios confirmados. Confírmelos en Personas.
- “Ese voluntario ya no está confirmado para este evento” — la persona fue retirada o se retiró después de que abriera el formulario. Elija a otra.
- Nadie recibió el correo de mi tarea — los correos van a las personas nombradas, en el momento en que se les añade. Una tarea para un turno o un equipo no se envía por correo al crearse; aparece en su página Mi voluntariado, y el recordatorio antes de su hora de inicio les llega.