Captación con enlaces de inscripción, inscripción abierta y configuraciones copiadas
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Este artículo trata de las formas en que las personas llegan a un evento sin que usted las invite una por una: un enlace de inscripción para cada equipo, una inscripción abierta en la página pública del evento y la opción de partir de la configuración del año pasado. También explica cada opción de la pestaña Configuración de un evento. Encontrará todo ello en Equipo & Socios → Voluntarios en el menú Gestionar del evento.
Qué puede hacer aquí
- Indicar cuántas personas necesita cada equipo en este evento y ver cómo se completa la cifra.
- Dar a cada equipo un enlace de inscripción que su responsable puede publicar en un grupo de WhatsApp.
- Abrir la inscripción en la página pública del evento, con su propio texto.
- Permitir que los voluntarios confirmados elijan sus propios turnos.
- Escribir el mensaje de agradecimiento que leen los voluntarios.
- Copiar tamaños de equipo, turnos, tareas de equipo y listas de equipaje desde otro evento.
Tamaños de equipo y enlaces de inscripción
En la pestaña Personas, el recuadro Equipos en este evento tiene una tarjeta por equipo. El nombre del equipo abre la lista filtrada por ese equipo. La cifra compara las personas confirmadas con lo que necesita el equipo, por ejemplo 10 / 18; es ámbar mientras el equipo está incompleto y verde cuando está completo, y sin objetivo muestra solo las personas confirmadas. Debajo, 10 confirmadas · 2 esperando respuesta cuenta las personas a las que se ha invitado y que aún no han respondido.
- Escriba el número que necesita el equipo en Necesita y haga clic en Guardar. Déjelo vacío o en cero si no hay objetivo.
- Haga clic en Crear enlace de inscripción. La tarjeta muestra ahora el Enlace de inscripción.
- Haga clic en Copiar para ponerlo en el portapapeles, o en Compartir en WhatsApp para abrir WhatsApp con un mensaje preparado, como «¿Ayudas con Recepción en la Gala de Diwali 2026? Inscríbete aquí:».
- Para dejar de admitir inscripciones con el enlace, haga clic en Desactivar. Quien aún lo tenga ya no podrá inscribirse. Crear un enlace nuevo da una dirección nueva.
Quien abre un enlace de inscripción inicia sesión (o se registra), revisa sus datos y se une. Queda como Solicitado en ese equipo, y los responsables del equipo y usted reciben un aviso en la campana. Nadie pasa a ser voluntario sin que usted o el responsable lo Acepte. Un enlace de inscripción funciona aunque la inscripción pública de abajo esté desactivada, y deja de funcionar cuando el evento es un borrador, está cancelado o ya terminó. Los responsables de equipo pueden fijar objetivos y enlaces para los equipos que dirigen; los demás equipos no se les muestran.
Inscripción abierta en la página del evento
Cuando Inscripción de voluntarios en la página del evento está activada y el evento está en directo, la página pública del evento muestra «¿Le gustaría ayudar en este evento? Ser voluntario». Los visitantes que han iniciado sesión y tienen un correo confirmado pueden solicitar participar.
El aviso enlaza con un formulario breve con un teléfono, habilidades y un mensaje. Empieza con el texto que usted escribió.
El visitante añade un teléfono, habilidades, cualquier cosa que el organizador deba saber, y envía el formulario. Se le añade a su lista si no estaba, y aparece en Personas como Solicitado. Usted decide con Aceptar o Rechazar; nadie se confirma automáticamente, y la persona solicitante recibe un correo en cualquier caso. Un visitante que ya había sido invitado y se inscribe queda confirmado de inmediato.
Los ajustes en detalle
Abra la pestaña Configuración.
- Inscripción de voluntarios en la página del evento — desactivada por defecto. Activa el aviso y el formulario para los visitantes. Solo funciona mientras el evento está en directo.
- Los voluntarios eligen sus propios turnos — permite que los voluntarios confirmados tomen turnos libres en su propia página Mi voluntariado. Pueden tomar turnos de su propio equipo y turnos sin equipo, nunca uno que se solape con un turno que ya tengan, y nunca uno que ya haya empezado.
- Los voluntarios pueden devolver un turno hasta — horas antes del inicio del turno, de 0 a 720; 24 si no lo cambia. Después tienen que hablar con su responsable. Devolver un turno avisa a los responsables del equipo y a usted.
- Texto de la página de inscripción — hasta 1.000 caracteres: en qué consiste ayudar, a qué hora llegar, a quién preguntar.
- Mensaje de agradecimiento — hasta 300 caracteres, que se muestra a los voluntarios confirmados en la página del evento, en la compra junto a la entrada de voluntario y en su correo de confirmación.
{name}se sustituye por el nombre del voluntario. Si lo deja vacío, se usa un agradecimiento estándar en su idioma. La línea verde muestra una vista previa con un nombre de ejemplo. - Haga clic en Guardar. Borrar un campo de texto y guardar elimina el texto.
Copiar la configuración de otro evento
Más abajo en la pestaña Configuración, Copiar configuración de otro evento usa un evento anterior como plantilla.
- Elija el evento en Copiar de. Aparecen sus otros eventos, del más reciente al más antiguo.
- Marque lo que quiere copiar: Tamaños de equipo, Turnos, Tareas de equipo y Listas de equipaje.
- Haga clic en Copiar configuración y confirme.
Las horas se desplazan con la fecha del evento: un turno que empezaba dos horas antes de las puertas del año pasado empieza dos horas antes de las de este año. No se reemplaza nada de lo que ya existe y no se envía ningún correo. Las personas no se copian: el equipo básico llega solo y el resto se invita de nuevo. Tampoco se copian las tareas asignadas a una persona concreta, ni las vinculadas a un turno, porque esa persona puede no ayudar esta vez. Las líneas de equipaje se copian solo en la medida en que lo permite el inventario.
Conviene saber
- Cada vía de entrada a un evento como voluntario termina en una cuenta: un enlace de inscripción y la inscripción abierta la requieren, y un sí a una invitación crea una o inicia sesión. Solo las personas que usted confirma directamente pueden confirmarse sin cuenta — consulte Voluntarios sin cuenta.
- Los visitantes necesitan una cuenta con correo confirmado para inscribirse o unirse. Inscribirse crea una ficha en la lista con el origen «se inscribió» y devuelve la baja de invitaciones a desactivada.
- El enlace de inscripción es una credencial: quien lo tenga puede solicitar participar. Publicarlo en un grupo privado no tiene problema; si se extiende más, desactívelo y cree uno nuevo.
- El objetivo de un equipo es una meta para usted y los responsables. No impide que la gente se una.
- La pestaña Configuración requiere el permiso Voluntarios; un responsable de equipo ve las demás pestañas, pero no Configuración.
Solución de problemas
- El aviso no aparece en la página del evento — el ajuste de inscripción está desactivado, o el evento no está en directo (un evento programado todavía no tiene aviso; un enlace de inscripción ya funciona).
- Un enlace de inscripción dice que la página no se encuentra — el enlace se desactivó o se reemplazó, o el evento es un borrador, está cancelado o ya terminó.
- No se ofrece copiar la configuración — no tiene otro evento del que copiar.
- La copia no trajo ninguna persona — es intencionado. Invítelas desde Personas.