Proveedores del evento

Proveedores del evento le permite seguir a los proveedores externos que trabajan en su evento — servicios de catering, sonido e iluminación, fotógrafos — desde la primera asignación, pasando por las tareas, los contratos y las facturas, hasta una evaluación después del evento. Abra el evento y, después, Equipo y Socios → Proveedores. Los proveedores son empresas independientes con su propia cuenta de EventMann y su portal de proveedores: usted los asigna aquí, y ellos responden, firman y facturan desde su lado.

Qué puede hacer aquí

• Asignar un proveedor de entre los proveedores que un administrador ha aprobado, con un servicio opcional y una tarifa acordada.
• Asignar tareas a un proveedor con una fecha límite y hacer un seguimiento hasta que se completen.
• Emitir un contrato que el proveedor firma en línea, y leer la copia firmada.
• Aprobar y pagar las facturas que envía el proveedor.
• Evaluar al proveedor después del evento.
• Quitar a un proveedor del evento.

Asignar un proveedor

1. Abra el cuadro Asignar proveedor en la parte superior y elija el Proveedor. La lista se puede buscar y muestra el nombre de la empresa junto con el de la persona de contacto. Solo aparecen los proveedores cuyo perfil está completo y aprobado por un administrador. Un proveedor que ha marcado un día de este evento como no disponible en su calendario aparece con «No disponible el …» y las fechas; aun así puede asignarlo, por ejemplo cuando le ha dicho que hará una excepción.
2. Opcionalmente, elija un Servicio: la lista muestra los servicios activos de cada proveedor aprobado, agrupados bajo el nombre de su empresa. Elija uno del proveedor que ha seleccionado a la izquierda; un servicio de otro proveedor se rechaza. Deje Ningún servicio concreto para una asignación sin servicio.
3. Opcionalmente, introduzca la Tarifa acordada en la moneda del evento. Es una cifra de referencia para usted y para el proveedor; no se cobra nada.
4. Haga clic en Asignar proveedor. Se avisa al proveedor, y la asignación queda pendiente como una invitación.

Cada proveedor asignado aparece como una fila con el nombre de su empresa, su estado, la tarifa acordada y una pequeña flecha que abre los detalles. Un proveedor que aún no ha respondido muestra Esperando respuesta junto al estado Invitado; acepta o rechaza desde su propio portal, y el estado pasa a Confirmado o Rechazado. Un proveedor solo puede asignarse una vez a un mismo evento.

Trabajar con un proveedor

Haga clic en la fila de un proveedor para abrirla. Aparecen tres columnas: Tareas, Facturas y Contratos, con la Evaluación de desempeño debajo.

• Tareas — escriba un título, opcionalmente una fecha, y haga clic en + Añadir tarea. Mueva una tarea entre Pendiente, En Progreso y Completado con su menú. Una tarea completada no se puede reabrir y solo muestra su insignia. El icono de la papelera elimina una tarea.
• Facturas — el proveedor las envía desde su portal; usted ve el número, el total y el estado. Cuando hay una factura, un bloque Pagar a debajo muestra los datos bancarios que el proveedor ha guardado (titular de la cuenta, IBAN, BIC, banco) — los mismos que aparecen impresos en el PDF de su factura. Aprobar cambia una factura Enviada a Aprobada; Marcar como pagado registra después que usted la ha pagado. Una factura debe estar Enviada antes de poder aprobarla, y Aprobada antes de poder marcarla como pagada.
• Contratos — cada contrato es una fila con su estado; Ver lo abre. Para emitir uno nuevo, ponga un título, escriba las condiciones completas y, opcionalmente, elija una fecha de vencimiento posterior a hoy, y después haga clic en Emitir contrato. Se envía al proveedor de inmediato.
• Evaluación de desempeño — elija una valoración de 1 a 5 estrellas, añada un comentario opcional y haga clic en Enviar reseña. Hay una sola evaluación por proveedor y evento; Editar evaluación la modifica más adelante.
• Eliminar proveedor al final quita al proveedor del evento, previa confirmación.

Leer un contrato

Ver abre la página del contrato: las condiciones tal como usted las escribió, cuándo se envió, cuándo vence y — una vez que el proveedor ha firmado — la fecha, la dirección desde la que se realizó la firma y la propia firma. Un contrato que el proveedor no ha firmado muestra «Esperando la firma del proveedor» y ofrece Cancelar contrato; a partir de entonces el proveedor ya no puede firmarlo, y esta acción no se puede deshacer. Un contrato que ha vencido sin firmar lo indica.

Los ajustes en detalle

• Tarifa acordada — solo es informativa. No se cobra ni la paga EventMann.
• Servicio — uno de los servicios activos del proveedor elegido; es opcional.
• Vencimiento del contrato — opcional; debe ser posterior a hoy. Si está vacío, el contrato no vence.
• Estado del proveedor — Invitado, Confirmado, Rechazado o Cancelado. El proveedor lo cambia desde su portal.
• No disponible el … — se muestra en la lista de proveedores y en la fila de un proveedor asignado cuando el proveedor ha bloqueado un día de este evento en su propio calendario. Es una advertencia del proveedor, no un bloqueo. El perfil público de un proveedor también muestra sus periodos marcados, e indica cuáles de sus próximos eventos coinciden con ellos.

Conviene saber

• EventMann no mueve dinero entre usted y un proveedor. Marcar como pagado es su registro de que ha pagado la factura.
• Un contrato firmado nunca se puede cancelar. Un contrato Enviado o vencido sí se puede cancelar.
• Quién puede hacer qué: asignar proveedores, tareas, evaluaciones y quitarlos requiere el permiso de Proveedores; aprobar y pagar facturas, y emitir o cancelar contratos, tienen permisos propios, de modo que un miembro del equipo puede ver una factura y, aun así, no poder aprobarla.

Solución de problemas

• Falta un proveedor en la lista — su perfil sigue pendiente, ha sido suspendido o está incompleto. Un administrador aprueba a los proveedores; usted no puede aprobarlos por su cuenta.
• Se rechaza el servicio — pertenece a otro proveedor distinto del que ha elegido. Elija uno de los que aparecen bajo el nombre de ese proveedor, o ninguno.
• El proveedor sigue en Esperando respuesta — el proveedor no ha respondido en su portal. Pídale que revise sus notificaciones, o quítelo y vuelva a asignarlo.
• Aprobar o Marcar como pagado no hace nada — la factura está en un estado incorrecto. Para aprobarla debe estar Enviada, y para marcarla como pagada debe estar Aprobada.
• Falta Cancelar contrato — el contrato ya está firmado o cancelado.

Véase también

• Patrocinadores del evento
• Personal del evento
• Facturas