El tablero de tareas del evento
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El tablero de tareas es la lista de planificación del organizador para un evento: todo lo que hay que hacer antes, durante y después del día, con una prioridad, un plazo, una hora de inicio, un responsable y, cuando importa, otra tarea de la que depende. Abra el evento y elija Gestión de tareas al final del menú de Gestionar. Es independiente de las tareas de voluntarios, que son los trabajos del equipo de voluntarios; el tablero es donde usted planifica, y puede pasar una tarea del tablero a un miembro del equipo o a un voluntario confirmado.
Qué puede hacer aquí
- Añadir tareas con un título, una categoría, una prioridad, una fecha de vencimiento y una hora de inicio.
- Aplicar tareas ya preparadas de la biblioteca de plantillas y dejar que los plazos se ajusten solos.
- Asignar una tarea a usted mismo, a un miembro del equipo o a un voluntario confirmado.
- Hacer que una tarea espere a otra, y mantener una lista de comprobación y comentarios en ella.
- Seguir los seis contadores — total, pendientes, en curso, completadas, bloqueadas y vencidas — y la barra de progreso general.
Añadir una tarea
La fila cerca de la parte superior es un añadido rápido: basta con un título.
- Escriba el título, por ejemplo “Confirmar el pedido de catering”.
- Opcionalmente indique Inicio — la fecha y hora en que empieza el trabajo. Una tarea con hora de inicio aparece en el Plan del día de los voluntarios, y a un voluntario asignado le llega un recordatorio unas dos horas antes.
- Elija la Categoría: Sede y logística, Marketing y promoción, Producción y técnica, Gestión de proveedores, Comunicación, Finanzas y presupuesto, Gestión de riesgos o Posterior al evento.
- Haga clic en Más detalles para fijar una prioridad (Alta, Mediana, Baja), una fecha de vencimiento y una descripción.
- Haga clic en Crear tarea. La tarea empieza como Pendiente, con prioridad Mediana salvo que haya elegido otra.
Las tarjetas de arriba cuentan las tareas por estado; haga clic en una, como Bloqueados, para ver solo esas tareas, y las etiquetas bajo ellas filtran por categoría. La pestaña Biblioteca de plantillas abre las tareas preparadas y Añadir tarea lleva al añadido rápido.
Trabajar con una tarjeta de tarea
Cada tarjeta muestra su prioridad, su categoría, su hora de inicio, su fecha de vencimiento y su estado. La casilla redonda la marca como completada. Aparece una insignia gris Espera a mientras la tarea de la que depende no está completada. Una insignia verde con el nombre de un voluntario indica a quién está asignada. El primer desplegable la asigna, el segundo cambia su estado entre Pendiente, En Progreso y Bloqueados, y el lápiz abre el formulario de edición. Una fecha de vencimiento pasada vuelve la tarjeta roja y la marca como Vencida.
Editar una tarea
- Haga clic en el lápiz de la tarjeta.
- Cambie el Título de la tarea, la Categoría, la Prioridad, la Fecha de vencimiento y el Inicio.
- En Espera a elija otra tarea de este evento que deba completarse antes. La tarjeta mostrará entonces Espera a esa tarea hasta que esté hecha. Una tarea no puede esperar a sí misma, y dos tareas no pueden esperarse mutuamente.
- En Lista de comprobación escriba un elemento por línea; los elementos que deje sin cambios conservan su marca.
- Añada una descripción y haga clic en Guardar.
Asignar una tarea
El primer desplegable de cada tarjeta tiene dos grupos. Equipo enumera a usted (Yo (titular)) y a los miembros de su equipo de organización. Voluntarios enumera a los voluntarios que están confirmados en este evento.
- Un miembro del equipo solo puede tomar una tarea si su rol la cubre: un responsable de sede toma las tareas de Sede y de Riesgos, un responsable de finanzas las de Finanzas, marketing las de Marketing y Comunicación, y el rol general de personal cualquiera. Una tarea de la biblioteca de plantillas puede indicar su propio rol. En caso contrario se le indica qué rol asignar en su lugar. Usted, como titular, puede tomar cualquiera.
- Un miembro del equipo al que se le asigna una tarea recibe una notificación.
- Un voluntario recibe el mismo correo “Nueva tarea de voluntario” que para una tarea de voluntario y ve la tarea en Mi voluntariado, donde puede cambiar su estado, marcar la lista de comprobación y comentar. Una tarea tiene una persona a la vez; elegir a otra sustituye a la primera.
- Elija Sin asignar para quitar la asignación.
Usar la biblioteca de plantillas
- Haga clic en Biblioteca de plantillas.
- Marque las tareas que quiera, una a una o una categoría entera con Seleccionar todo.
- Haga clic en Aplicar plantillas seleccionadas. Las tareas se crean para este evento.
La biblioteca contiene tareas preparadas en las ocho categorías, cada una con una prioridad y un plazo habitual como “30 días antes”. Las fechas de vencimiento se calculan a partir de la fecha del evento. Si su evento está más cerca que el plazo propio de la plantilla, los vencimientos se comprimen para que ninguno caiga en el pasado, y mantienen su orden. Las tareas posteriores al evento quedan después del evento. Las plantillas que ya aplicó muestran una marca y no se pueden aplicar dos veces.
Conviene saber
- Quién puede usar el tablero lo decide el permiso Tareas: lo tienen el organizador, los responsables de sede y los coordinadores de voluntarios, y puede marcarlo en un rol personalizado. Es un permiso distinto al de editar el evento.
- Una tarea completada muestra cuándo se hizo. Desmarcarla la devuelve a Pendiente.
- Eliminar una tarea pide confirmación antes.
- Las tareas del tablero con hora de inicio aparecen en el Plan del día, para las personas que tienen el permiso Tareas.
- Si hay voluntarios invitados pero nadie ha confirmado, la página lo indica y enlaza a Personas; solo los voluntarios confirmados aparecen en la lista.
Solución de problemas
- “… no puede tomar una tarea de …” — el rol del miembro del equipo no cubre la categoría. Elija a un miembro con el rol adecuado, a un miembro del personal o a un voluntario.
- El voluntario no está en la lista — todavía no está confirmado para este evento.
- “Esa tarea no puede usarse como espera” — la tarea es de otro evento, o elegirla haría que dos tareas se esperaran mutuamente.
- Los plazos de las plantillas aplicadas parecen demasiado juntos — el evento está cerca, así que los plazos se comprimieron para encajar.