Equipos fijos, jefes y el equipo base
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Los equipos son los departamentos de su asociación — Inscripción, Música, Marketing, Patrocinadores, Gestión de salas, Cocina — que existen de un evento a otro. Un equipo tiene jefes, miembros y un núcleo, y es lo que permite a un jefe dirigir su parte de un evento sin tocar la de nadie más. Los configura en Crecimiento → Voluntarios → Equipos. Solo usted, como organizador, puede crear o modificar equipos.
Qué puede hacer aquí
- Crear los equipos con los que organiza eventos y elegir a qué pueden acceder sus jefes y miembros en un evento.
- Añadir personas de su lista a un equipo, como miembros, como jefes y como miembros del equipo base.
- Cambiar el nombre de un equipo, modificar sus accesos, sacar a personas del equipo o eliminar el equipo.
Jefe, equipo base y miembro
- Miembro — pertenece al equipo. En un evento, la persona se coloca en un equipo cuando usted la invita o cuando se une a través del enlace de un equipo.
- Jefe — dirige el equipo en todos los eventos en los que colabora. Un jefe recluta personas para el equipo, las confirma, planifica los turnos y las tareas del equipo y escribe al equipo. Un jefe ve la lista completa de personas y la lista de voluntarios, pero solo modifica sus propios equipos. Véase Roles de voluntarios y jefes de equipo.
- Equipo base — está en cada evento de forma automática y ve el panorama completo del equipo: en Mi voluntariado, bajo Tus equipos, todas las tareas del equipo en los eventos para los que está confirmado, y una vista de solo lectura del inventario y de las listas de equipaje del equipo. Un jefe siempre forma parte del equipo base.
Una misma persona puede estar en varios equipos. En un evento, su equipo principal es un equipo que dirige, o, si no dirige ninguno, el primer equipo en el que forma parte del núcleo.
Añadir un equipo
- Abra Equipos y haga clic en Añadir un equipo.
- Escriba el Nombre del equipo. Cada nombre solo puede usarse una vez.
- En Los jefes acceden a, elija lo que puede abrir un jefe de este equipo en cada evento en el que colabore, por ejemplo Taquilla para los jefes de Inscripción. Nada adicional les deja solo con sus herramientas de voluntario.
- En Los miembros acceden a, elija lo mismo para los miembros normales, por ejemplo Entrada / control. Los miembros lo tienen solo en los eventos en los que este sea su equipo.
- Haga clic en Crear equipo.
Las opciones son los roles que puede asignar a los voluntarios en un evento — Coordinación de voluntarios, Taquilla, Entrada / control, Responsable del recinto, Marketing, Finanzas — y cualquier rol personalizado que haya creado. Lo que abre cada uno se explica en Roles de voluntarios y jefes de equipo. El acceso funciona solo en los eventos en los que colabora la persona, y durante 30 días después de que terminen.
Poner personas en un equipo
Cada equipo tiene su propia tarjeta con sus personas. Los jefes aparecen primero. En la fila de cada persona, una insignia Jefe y una insignia Principal indican su posición. Marque Jefe o Principal y haga clic en Guardar para cambiarlo, o haga clic en la cruz para sacarla del equipo. En la parte superior de la tarjeta están Añadir personas de la lista y Editar, que cambia el nombre del equipo y sus accesos.
- Haga clic en Añadir personas de la lista para abrir la lista junto a la página.
- Use el cuadro de búsqueda para encontrar personas por nombre, correo electrónico o número de voluntario y márquelas.
- Marque como jefes si dirigen el equipo, o como equipo base (en cada evento) si deben estar en todos los eventos.
- Haga clic en Añadir al equipo. Se pueden añadir hasta 500 personas a la vez.
El equipo base está en cada evento
Los miembros del equipo base y los jefes se añaden a todos sus eventos que no hayan terminado, así no tiene que invitar a los mismos cincuenta de siempre cada vez.
- Un jefe se añade como confirmado, porque dirige el equipo. Aun así, puede dar un paso atrás.
- Cualquier otro miembro del equipo base se añade como invitado y responde Sí o No desde su correo electrónico.
- Nadie recibe correo mientras el evento es un borrador. Las invitaciones se envían cuando el evento se publica por primera vez, así que un borrador que elimine nunca llega a nadie.
- Cuando hace miembro del equipo base o jefe a alguien, se le añade a todos sus eventos próximos de una vez.
- Alguien que ya está en un evento en cualquier estado — rechazado, eliminado — nunca vuelve a añadirse. Su respuesta se mantiene.
Lo que puede hacer un miembro del equipo base
- Tareas del equipo — todas las tareas que usted o un jefe asignaron al equipo, no solo las suyas: puede avanzar una tarea (Abrir, En curso, Bloqueados, Listo), marcar su lista de verificación y escribir comentarios. No puede añadir, eliminar ni reasignar una tarea; eso sigue en sus manos y en las de los jefes del equipo.
- Inventario del equipo — los artículos del equipo con cantidad, estado, quién tiene cada uno o dónde está almacenado, el aviso de existencias bajas y la lista de equipaje del equipo para sus próximos eventos. No puede editar artículos, reponer existencias ni registrar compras.
- Solo su propio equipo: un miembro del equipo base de Gestión de salas no ve nada de las tareas ni del inventario de Inscripción. Un miembro normal solo ve las tareas que se le asignan, su turno o el equipo completo.
Conviene saber
- Sacar a una persona de un equipo, o dejar el equipo base, no la elimina de los eventos a los que ya se comprometió.
- Eliminar un equipo mantiene a sus personas en su lista y en cada evento. Solo desaparece el equipo; los turnos y tareas del equipo pasan a «sin equipo», y sus personas no muestran equipo principal en los eventos.
- Solo el organizador define los equipos. El acceso de un equipo llega a todos los eventos, así que un coordinador de un evento no puede configurarlo.
- Las personas que han dejado de recibir sus invitaciones se omiten al añadir el equipo base.
- Cada equipo también puede cuidar su propio inventario entre eventos; véase Inventario del equipo.
Solución de problemas
- Un miembro del equipo base no fue invitado a mi nuevo evento — el evento sigue siendo un borrador (se les invita cuando usted publica), el evento está cancelado o ya terminó, o la persona ha dejado de recibir sus invitaciones.
- Un jefe no puede abrir el evento — un jefe necesita una plaza confirmada en el evento, y una cuenta con la dirección de correo de su lista con el correo electrónico confirmado.
- El nombre del equipo no se acepta — ya tiene un equipo con ese nombre.