Deelnemersgegevens exporteren
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
U kunt de mensen die een evenement hebben geboekt downloaden als CSV-bestand, om te openen in Excel of elke spreadsheet. De export staat op de pagina Deelnemers → Bestellingen van het evenement en volgt altijd de filters die u daar heeft ingesteld. Ze is beschikbaar voor het organisatoraccount. Of een teamlid de knop ziet, hangt af van zijn rol; box-office- en personeelsrollen hebben hem niet.
Zo exporteert u
- Open het evenement en ga naar Deelnemers → Bestellingen.
- Kies het tabblad (Bevestigd is standaard geselecteerd) en eventuele filters — zoeken, tickettype, korting, datums. De export bevat precies de bestellingen die u heeft gefilterd.
- Klik op CSV exporteren en kies een bestand.
- Bestellingen — één rij per bestelling is de boekingslijst, met namen, contactgegevens en bedragen.
- Tickets — één rij per ticket, met de daadwerkelijk betaalde prijs toont elk ticket, met de naam van de tickethouder en wat dat ticket na kortingen werkelijk heeft gekost.
Het bestand wordt meteen gedownload; er hoeft niet op iets gewacht te worden.
Wat er in de bestanden staat
| Bestand | Kolommen |
|---|---|
| Bestellingen | Referentie, Naam, E-mail, Telefoon, Tickets (bijvoorbeeld “2x Volwassene”), Subtotaal, Kortingscode, Korting, Kosten, Btw, Totaal, Status, Datum, Betaalmethode, daarna één kolom voor elke checkoutvraag die u heeft ingesteld, met de antwoorden van de koper |
| Tickets | Referentie, Deelnemer, E-mail, Tickettype, Tickethouder, Lijstprijs, Korting, Betaalde prijs, Kortingscode, Status, Datum |
Subtotaal minus Korting plus Kosten plus Btw is gelijk aan Totaal, zodat u een bestelling in een spreadsheet kunt controleren. Geannuleerde tickets vallen buiten de kolom Tickets en het bestand. Datums staan in de eigen tijdzone van het evenement.
Alleen sommige bestellingen exporteren
Vink de vakjes voor afzonderlijke bestellingen aan en gebruik Selectie exporteren in de balk die verschijnt. Dat bestand is korter: Referentie, Naam, E-mail, Telefoon, Tickets, Totaal, Status, Datum, Betaalmethode en de kolommen voor checkoutvragen.
Uw verantwoordelijkheid zodra u het downloadt
- De bestanden bevatten persoonsgegevens — namen, e-mailadressen, telefoonnummers en de antwoorden op uw checkoutvragen. Zodra het bestand op uw computer staat, bent u verantwoordelijk voor het bewaren, delen en verwijderen ervan volgens de AVG of de gegevensbeschermingswetgeving die voor uw deelnemers geldt.
- EventMann verwijdert oude deelnemersgegevens volgens zijn eigen bewaarschema, maar dat bereikt geen kopieën die u heeft geëxporteerd. Als iemand u vraagt zijn gegevens te verwijderen, verwijder ze dan ook uit uw exports.
- Exporteer alleen wat u nodig heeft en bewaar zo weinig mogelijk kopieën.
Goed om te weten
- U kunt geen kolommen toevoegen of verwijderen. Kolommen verbergen in de tabel (de knop Kolommen) wijzigt alleen wat u op het scherm ziet; beide exports bevatten altijd elke kolom.
- Cellen die beginnen met een teken dat een spreadsheet als formule zou behandelen, worden veilig gemaakt, zodat een kwaadwillend antwoord geen code kan uitvoeren wanneer u het bestand opent.
- Financiële samenvattingen over evenementen heen staan los: zie Financiële exports.
Problemen oplossen
- Een deelnemer ontbreekt. Controleer het tabblad en de filters op de pagina Bestellingen. De export bevat alleen wat u nu ziet.
- Een kolom met checkoutvragen is leeg voor sommige rijen. De bestelling is geplaatst voordat de vraag bestond, of de vraag was optioneel.
- Ik zie CSV exporteren niet. U bent aangemeld als teamlid wiens rol het exporteren van boekingen niet omvat (box office en personeel niet; de rol Financieel manager wel). Vraag de organisator om te exporteren, of om u een rol te geven die het wel omvat.
- Ik heb Excel-formaat nodig. Open de CSV in Excel; het leest CSV direct.