Vrijwilligersrollen en teamleiders

Een vrijwilliger kan voor één evenement een rol krijgen: het recht om een deel ervan te runnen — de ingang, de financiën, de andere vrijwilligers — zonder ooit lid te worden van uw organisatieteam. Een rol hoort bij één evenement, gaat in op het moment dat u hem toekent en eindigt 30 dagen na het evenement. Rollen maken het mogelijk dat een vereniging waarvan het hele evenemententeam uit vrijwilligers bestaat het werk verdeelt. U stelt ze in op het tabblad Mensen onder Team & partners → Vrijwilligers, of voor een heel team op de pagina Teams.

Wat u hier kunt doen

• Een bevestigde vrijwilliger een of meer rollen voor dit evenement geven, en ze weer intrekken.
• Een rol aan veel mensen tegelijk geven met de bulkbalk.
• Elke leider of elk lid van een team automatisch een rol laten hebben (in te stellen op de pagina Teams).

De rollen en wat ze openen

Dit zijn dezelfde rechtenpakketten als de rollen van uw organisatieteam, dus de persoon ziet dezelfde pagina’s die een kassamedewerker of financieel manager zou zien, alleen voor dit evenement.

Een rol aan één vrijwilliger geven

1. Open het tabblad Mensen en zoek de bevestigde vrijwilliger. De kolom Rollen toont wat hij heeft — bijvoorbeeld Vrijwilligerscoördinatie — of Vrijwilliger als hij niets heeft.
2. Klik op Rollen wijzigen eronder.
3. Vink de rollen aan die u wilt. Een rol die u niet kunt geven, is grijs; zie „Wie mag wat geven” hieronder.
4. Klik op Opslaan. De vrijwilliger krijgt een e-mail „U kunt nu helpen het evenement te runnen …” die de rol noemt en vertelt wat hij daarna moet doen.

Voor veel mensen tegelijk vinkt u ze aan op de lijst Mensen, kiest u Rol toekennen of Rol intrekken in de bulkbalk, kiest u de rol ernaast en klikt u op Toepassen op selectie. Zie Vrijwilligers uitnodigen voor een evenement.

Rollen via een team

Op de pagina Teams geven Leiders krijgen toegang tot en Leden krijgen toegang tot een rol aan iedereen in een team, zonder elke persoon aan te raken. Een leider heeft de leidersrol van het team bij elk evenement waar hij helpt; een lid heeft de ledenrol bij evenementen waar dit zijn team is. Ze hebben ook alles wat u voor dat evenement met de hand aan hen heeft gegeven.

Teamleiders

Een vast team leiden geeft automatisch de rol Teamleider. Een leider:

• ziet de hele lijst Mensen en het Bestand, alleen-lezen, om mensen te werven;
• bevestigt, weigert, verplaatst en verwijdert alleen de mensen van hun eigen teams, en mag iemand zonder team in een van hun teams opnemen;
• kiest, bij het werven, of een persoon per e-mail wordt uitgenodigd of al bevestigd is;
• plant de diensten en taken van hun teams, en schrijft alleen berichten aan hun eigen teams en de diensten van die teams;
• ziet het draaiboek en de Live-weergave voor hun eigen teams;
• stelt het doel en de aanmeldlink van hun eigen teams in;
• mag de mensen van hun eigen teams elke rol geven die zij zelf hebben — zie „Wie mag wat geven”.

Voor een leider wordt de pagina Mensen beperkt tot hun eigen teams. Hier ziet de Registratieleider alleen de Registratie-kaart onder Teams bij dit evenement, kan hij de lijst op Mijn teams zetten, het team wijzigen van de rijen die van hem zijn, en mensen uit zijn eigen team verwijderen.

Een leider ziet Instellingen niet, kan niet iedereen berichten en kan geen teams definiëren. De pagina vanuit het standpunt van de leider wordt beschreven in de Gids voor teamleiders.

Wie mag wat geven

Niemand kan een rol geven die hij zelf niet volledig heeft. Als organisator kunt u elke rol geven. Een Vrijwilligerscoördinatie kan een andere coördinator aanstellen, maar kan geen Financiën geven, omdat hij die niet heeft. Een Registratieleider wiens team Kassa heeft, kan Kassa en Ingang / check-in aan zijn team geven, en niets meer. Rollen die iemand niet mag aanraken, worden grijs getoond met een opmerking, en wanneer hij de rollen van een persoon opslaat, blijft elke rol die hij niet kon wijzigen zoals die was.

Wat de vrijwilliger nodig heeft

• Hij moet Bevestigd zijn voor dit evenement. Iemand van het evenement afhalen, of zijn terugtrekking, verwijdert zijn rollen.
• Hij heeft een account nodig op hetzelfde e-mailadres als in uw bestand, met het adres bevestigd. Zolang hij die niet heeft, toont de rij „Heeft een account op dit e-mailadres nodig om deze rollen te gebruiken” en biedt de e-mail een knop om dit in te stellen.
• Zodra hij er een heeft, vindt hij het evenement onder Mijn werk in zijn account, met de pet die hij draagt en de ene actie waarvoor het bedoeld is. Zie Vrijwilligersrollen en Mijn werk.

Goed om te weten

• Een rol eindigt 30 dagen na het evenement, zodat financieel werk zoals de laatste terugbetalingen kan worden afgerond. Er blijft daarna niets actief.
• Rollen worden per evenementrij opgeslagen. Een vrijwilliger die het gala coördineert, is niet coördinator van uw concert, tenzij u die rol daar ook geeft (of zijn team).
• Gebruik een eigen rol om een precieze mix uit te delen, bijvoorbeeld vrijwilligers die alleen bestellingen mogen zien en verder niets.

Problemen oplossen

• De link Rollen wijzigen ontbreekt — de persoon is niet bevestigd, of u heeft geen enkele rol die u kunt geven.
• Een vrijwilliger heeft een rol maar kan het evenement niet openen — hij heeft geen account op het e-mailadres van het bestand, het adres is niet bevestigd, of het evenement is meer dan 30 dagen geleden afgelopen.
• Een rol verdween nadat de persoon zich had teruggetrokken — rollen worden verwijderd wanneer een vrijwilliger zich terugtrekt of van het evenement wordt gehaald. Geef hem de rol opnieuw zodra hij bevestigd is.

Zie ook

• Vrijwilligers
• Vaste teams, leiders en het kernteam
• Eigen rollen
• Vrijwilligersrollen en Mijn werk