Wachtlijst

Wanneer een tickettype uitverkocht raakt, kunnen mensen zich op de wachtlijst van dat type laten zetten in plaats van af te haken. Op dit scherm bepaalt u wie een plek krijgt zodra er een vrijkomt: u laat ze — een voor een — toe, in plaats van dat het platform een plek boekt voor wie het langst heeft gewacht. U vindt het onder Deelnemers → Hulpmiddelen voor deelnemers, op het eerste tabblad (Wachtlijst, Overdrachten, Groepsimport). In de zijbalk staat een badge met het aantal wachtende personen.

Wat u hier kunt doen

• Iedereen die wacht bekijken: naam, e-mailadres, de tickets die ze willen — een aanvraag is een mandje, net als een bestelling, bijvoorbeeld 2× Volwassene · 2× Kind — het totaalbedrag, en hoe lang ze al in de rij staan.
• Elke aanvraag toont een status — Wachten, Afgewezen of Verlopen — en, zodra u haar hebt toegelaten, wat er is gebeurd met de bestelling die daaruit is ontstaan: Bevestigd (gratis tickets), Betaallink verstuurd met de betaaltermijn, Betaald, Wacht op je goedkeuring, Betaaltermijn verlopen, Bestelling geannuleerd of Terugbetaald. Het bestelnummer eronder opent de bestelling.
• Toelaten — geef die persoon alle tickets in het mandje. Dit maakt direct één echte bestelling voor het hele mandje: alles of niets, nooit half een gezin.
• Afwijzen van een aanvraag. Die persoon krijgt een e-mail en kan daarna niet opnieuw in deze wachtrij komen.
• De lijst aanzetten, een limiet instellen en kiezen hoeveel tijd een toegelaten persoon heeft om te betalen — dit alles onder Evenement instellen → Details & data, in de wachtlijstinstellingen.

Het tabblad Overdrachten staat ernaast. De chip toont per tickettype hoeveel tickets en hoeveel mensen er wachten — geteld over elk mandje, zodat een gezin dat wacht op een Gezinspas en een kinderticket er onder elk type één keer wordt geteld. De kolom Tickets toont het mandje van elke aanvraag. Aanvragen die nog Wachten zijn, hebben Toelaten en Afwijzen.

Hoe toelaten werkt

1. Zoek een aanvraag met de status Wachten en klik op Toelaten.
2. Als elk tickettype in de aanvraag genoeg vrije plaatsen heeft, wordt de bestelling meteen aangemaakt. Als dat bij een van de typen niet zo is, vraagt EventMann eerst (zie hieronder).
3. Er wordt één bestelling voor het hele mandje aangemaakt, en de plekken gaan meteen van de openbare verkoop af. Niemand anders kan ze kopen zolang de bestelling bestaat.
4. Is het ticket gratis, dan wordt de bestelling meteen bevestigd en worden de tickets per e-mail verstuurd.
5. Is het ticket betaald, dan krijgt de persoon een e-mail met een betaallink. De plek is van hen tot de betaaltermijn die u hebt ingesteld, is verstreken.
6. Als het evenement aanvragen en goedkeuren gebruikt, komt de bestelling in plaats daarvan in uw goedkeuringswachtrij te staan, en neemt u daar de gebruikelijke beslissing. Bij betaalde tickets krijgt de persoon een betaallink zodra u dat daar goedkeurt, zoals bij elke aanvraag zonder kaartreservering.
7. Betaalt de persoon niet op tijd, dan wordt de bestelling automatisch geannuleerd, komt elke plek erin weer in de verkoop en wordt de aanvraag als Verlopen gemarkeerd. U hoeft niets op te ruimen.

Meer toelaten dan het ticketaantal

Soms wilt u een gezin toch binnenlaten, ook al is het tickettype nog uitverkocht — u weet dat de ruimte groot genoeg is, of twee plaatsen worden niet gebruikt. Toelaten maakt dat mogelijk, net zoals een handmatige bestelling, maar het gebeurt nooit zonder te vragen.

1. Klik op Toelaten bij de aanvraag. Als een tickettype erin minder vrije plaatsen heeft dan de aanvraag vraagt, opent er een bevestiging in plaats van dat de bestelling wordt aangemaakt.
2. Die toont het tekort per type — bijvoorbeeld Gezinspas: 0 vrij, deze aanvraag heeft er 1 nodig — en hoeveel het evenement boven het aantal uitgaat.
3. Klik op Bevestigen om hen toch toe te laten, of op Annuleren om ze te laten wachten.

De bestelling werkt daarna precies zoals elke andere toelating: gratis tickets worden bevestigd en per e-mail verstuurd, betaalde krijgen een betaallink voor uw Betaaltermijn, en bij een goedkeuringsevenement komt het verzoek in uw goedkeuringswachtrij. Het aantal verkochte tickets toont de oververkoop eerlijk (bijvoorbeeld 252 van 250), het type blijft uitverkocht op de evenementpagina, en annuleren of een verlopen betaaltermijn zet het aantal weer terug.

De instellingen uitgelegd

• Wachtlijst inschakelen — of mensen zich al dan niet mogen aanmelden voor een uitverkocht tickettype.
• Wachtlijst automatisch boeken — laat dit uit (de standaard) om mensen zelf met Toelaten toe te laten. Zet u het aan, dan boekt het platform de persoon die het langst wacht op het moment dat er een plek vrijkomt, zonder dat u wordt gevraagd. Evenementen die zijn aangemaakt vóór deze instelling bestond, blijven automatisch boeken tot u dit wijzigt.
• Betaaltermijn — hoe lang iemand die u hebt toegelaten heeft om een betaald ticket te betalen, van een half uur tot drie dagen (de standaard is 24 uur). Hun plek wordt tot dan vastgehouden, dus een lange termijn houdt de rest van de wachtrij langer wachtend. Een gratis ticket wordt meteen bevestigd en negeert deze instelling.
• Wachtlijstlimiet — de limiet geldt per tickettype, zodat een volle rij voor één populair niveau mensen niet buitensluit van de andere. Er wordt geteld op tickets, niet op personen, over elk mandje heen: een gezin dat wacht op 2 volwassenen- en 2 kindertickets, gebruikt twee plaatsen van de volwassenenlimiet en twee van de kinderlimiet, en een limiet van 50 betekent vijftig plaatsen aan vraag.

Goed om te weten

• Toelaten reserveert wel de plekken. Ze worden voor die persoon vastgehouden zolang de betaaltermijn loopt, zodat twee mensen niet op dezelfde laatste plek worden toegelaten.
• Toelaten wordt geweigerd, met een reden, als het evenement niet meer verkoopt — niet live, een tickettype in de aanvraag staat uit of buiten het verkoopvenster, de persoon kan een van de typen niet kopen, of het mandje overschrijdt een limiet per bestelling. Dit wordt voor elk type in de aanvraag gecontroleerd op het moment dat u klikt, niet op het moment dat ze zich aanmeldden. Onvoldoende vrije plaatsen is de enige reden die u kunt negeren, met de bevestiging hierboven.
• De opmerking boven de lijst laat zien hoe het evenement werkt: de eerste in de rij wordt automatisch geboekt, of iedereen wacht op uw Toelaten. In beide gevallen krijgt een betaald ticket uw Betaaltermijn.
• Leden staan voor niet-leden in de rij, als u lidmaatschappen verkoopt en hen voorrang op de wachtlijst hebt gegeven.
• Een ticket dat niet op zichzelf kan worden geboekt — een kind- of begeleiderticket — kan alleen naast een ander ticket in dezelfde aanvraag worden gewacht, precies zoals bij het afrekenen. Een gezin meldt zich aan met 2× Volwassene en 2× Kind in één aanvraag; een kindticket op zichzelf wordt geweigerd bij het aanmelden.
• Automatisch boeken (als u dat aanzet) gaat nooit boven het ticketaantal uit. Het laat een aanvraag alleen toe als elk type erin ruimte heeft, en houdt die anders in de wacht — kleinere aanvragen verderop kunnen eerst gaan.
• U krijgt een melding wanneer er plekken vrijkomen op een type waarop mensen wachten, zodat u dit scherm niet hoeft in de gaten te houden.
• Afwijzen is definitief vanuit het oogpunt van de deelnemer: die ziet de uitkomst op de eigen boekingspagina en kan zich voor dat tickettype niet opnieuw aanmelden.

Problemen oplossen

• “Waar is de knop Melden?” — die bestaat niet meer. Melden stuurde een uitnodiging en reserveerde niets, waardoor twee mensen voor één plek konden worden uitgenodigd en de verliezer te horen kreeg dat hij weg was. Toelaten geeft de plek aan de persoon die u kiest en houdt die voor hen vast.
• Toelaten wordt geweigerd — het bericht zegt waarom. Als er staat dat een type uitverkocht is, zijn de plaatsen bezet tussen het laden van de pagina en uw klik: klik opnieuw op Toelaten, dan toont de bevestiging het tekort, zodat u hen toch kunt toelaten, of verhoog het aantal onder Tickettypes. De andere redenen die het noemt: het evenement is niet live, een tickettype staat uit of buiten de verkoopdatums, of de persoon kan een van de tickets niet kopen (een type alleen voor leden of alleen voor vrijwilligers).
• Een aanvraag zegt “Heeft nog een ander ticket nodig” — ze bevat alleen kind- of begeleiderstickets, van vóór het moment dat aanvragen meerdere typen konden bevatten. Ze kan niet alleen worden toegelaten; wijs haar af en vraag de persoon zich opnieuw aan te melden met een volwassenenticket in dezelfde aanvraag.
• Een aanvraag zegt Betaallink verstuurd maar er is nog geen geld binnen — dat is een betaalde toelating binnen haar betaaltermijn; de rij toont de betaaltermijn. Het lost zichzelf op: ze betalen en de rij zegt Betaald, of de termijn sluit, de plekken komen vrij en de rij zegt Betaaltermijn verlopen.
• Ik kan de toegelaten bestelling niet vinden in Bestellingen — Bestellingen opent op het tabblad Bevestigd. Een betaalde toelating die op betaling wacht staat op het tabblad Goedgekeurd, en een toelating die op uw goedkeuring wacht op Openstaande Uitbetalingen; al die bestellingen staan onder Alle en dragen een badge Van de wachtlijst. Het bestelnummer bij de wachtlijstregel brengt u er direct naartoe.
• Iemand die u hebt afgewezen vraagt om opnieuw te worden toegevoegd — verwijder hun aanvraag en vraag hen zich opnieuw aan te melden; de blokkade is gekoppeld aan de afgewezen aanvraag.

Zie ook

• Tickettypes
• Bestellingen
• Boekingsmodi
• Details & data