Het vrijwilligersbestand en de csv-import

Het vrijwilligersbestand is uw lijst van iedereen die bij uw evenementen heeft geholpen, of die u graag zou willen vragen. Het hoort bij u, niet bij één evenement: een persoon wordt één keer toegevoegd, krijgt een vrijwilligersnummer zoals V0001 en behoudt zijn geschiedenis over al uw evenementen heen. U opent het onder Groei → Vrijwilligers in de zijbalk van uw organisator.

Wat u hier kunt doen

• Mensen één voor één toevoegen, of de lijst die u al bijhoudt importeren als csv-bestand.
• Zoeken en filteren op naam, team, vaardigheid, of iemand een account heeft, of iemand al eerder heeft geholpen, of iemand heeft gevraagd geen uitnodigingen te krijgen.
• Contactgegevens, vaardigheden en uw eigen notities bewerken.
• Zien hoeveel evenementen en uren elke persoon achter de rug heeft, en een urenoverzicht als pdf downloaden.
• Het hele bestand als csv-bestand exporteren, of een persoon samen met zijn geschiedenis verwijderen.

Klik op Een vrijwilliger toevoegen om iemand toe te voegen, op Vrijwilligers importeren om een bestand te laden, of op CSV exporteren om de lijst te downloaden. De vier kaarten boven de tabel tellen iedereen in het bestand, degenen die hebben geholpen, degenen Met account en degenen die geen uitnodigingen willen; elke kaart is een snelkoppeling naar dat filter. Gebruik het zoekveld voor een naam, e-mailadres, telefoonnummer of vrijwilligersnummer, en de keuzelijsten, zoals Iedereen, om de lijst verder te beperken.

Een vrijwilliger toevoegen

1. Klik op Een vrijwilliger toevoegen.
2. Typ de Naam en het E-mailadres van de persoon. Beide zijn verplicht; het e-mailadres moet uniek zijn in uw bestand, en hoofdletters maken geen verschil.
3. Voeg Vaardigheden toe, gescheiden door puntkomma’s, bijvoorbeeld Ingang; Eerste hulp; Podiumploeg. Er worden maximaal 20 vaardigheden bewaard, en zij worden een filter in het bestand.
4. Schrijf eventueel Notities; die zijn alleen voor u.
5. Klik op Aan lijst toevoegen. Niemand wordt een e-mail gestuurd.

De tabel lezen

Elke rij begint met het vrijwilligersnummer van de persoon en de teams waartoe hij behoort, met een ster voor de teams die hij leidt. De kolom Evenementen telt de evenementen waarvoor de persoon bevestigd was, Uren telt de tijd op tussen inchecken en uitchecken van elke dienst die is uitgecheckt. Een groen label Heeft een account betekent dat er een bevestigd EventMann-account dit e-mailadres gebruikt, en Willen geen uitnodigingen betekent dat de persoon zich heeft afgemeld voor uw uitnodigingen. Bewerken opent dezelfde velden als het dialoogvenster voor toevoegen. Het downloadpictogram geeft het urenoverzicht van de persoon als pdf, en de prullenbak verwijdert hem.

Een lijst uit een spreadsheet importeren

Onder Vrijwilligers importeren laadt u de lijst die u al bijhoudt. Importeren voegt alleen mensen aan uw bestand toe. Er wordt geen e-mail verstuurd en nooit iemand die er al staat, wordt gewijzigd.

1. Klik op Download de sjabloon om de exacte kolomnamen te zien, of sla uw spreadsheet op als csv-bestand.
2. In de eerste rij moeten de kolommen staan: name, email, phone, skills en notes. Alleen name en email zijn verplicht. Scheid meerdere vaardigheden met een puntkomma. Bestanden die door Excel zijn opgeslagen, ook Duits Excel met puntkomma’s als scheidingsteken, worden zoals ze zijn gelezen.
3. Kies het bestand — maximaal 5 MB en 5.000 rijen — en klik op Het bestand controleren.

Daarna ziet u een voorbeeld met de aantallen Zal worden toegevoegd, Overgeslagen (bestaan al) en Overgeslagen (onleesbaar). Rijen met de status Klaar worden toegevoegd. Een rij wordt overgeslagen wanneer het e-mailadres al in uw bestand staat of twee keer in het bestand voorkomt, en Niet leesbaar wanneer de naam of het e-mailadres ontbreekt of ongeldig is. Er is nog niets geschreven. Klik op Importeren om de klare rijen toe te voegen.

De instellingen uitgelegd

• Vrijwilligersnummer — wordt automatisch toegekend uit uw eigen reeks (V0001, V0002 enzovoort) en nooit hergebruikt.
• Vaardigheden — vrije tekst, gescheiden door puntkomma’s. Het vaardighedenfilter leest de vaardigheden die daadwerkelijk in het bestand staan.
• Notities (alleen jij ziet deze) — worden nooit getoond aan de vrijwilliger of aan teamleiders.
• Rijen per pagina — 25, 50, 100 of 200; Sorteren op naam, vrijwilligersnummer, meeste evenementen of het laatst toegevoegd.

Goed om te weten

• Als u het e-mailadres van een persoon wijzigt, wordt de koppeling met zijn account verbroken. Die wordt automatisch hersteld zodra iemand zich op het nieuwe adres aanmeldt bij een bevestigd account.
• Een persoon kan zich via de link in elke uitnodigingsmail afmelden voor uw uitnodigingen. U kunt hem pas weer een uitnodiging sturen wanneer hij zich zelf opnieuw aanmeldt.
• Van lijst verwijderen verwijdert de persoon samen met zijn uitnodigingen, diensten en uren op al uw evenementen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt; dit is wat een verzoek tot verwijdering vraagt.
• Het csv-bestand van CSV exporteren bevat contactgegevens, vaardigheden, uw notities en uren. Behandel het als persoonsgegevens. Zie Vrijwilligersuren en privacy.
• Een vrijwilligerscoördinator die alleen één evenement beheert, bereikt hetzelfde bestand onder het tabblad Bestand van dat evenement. Een teamleider ziet het alleen-lezen, om mensen te werven.
• De importvoorbeeld wacht 30 minuten op u. Daarna kiest u het bestand opnieuw.

Problemen oplossen

• De import meldt dat een kolom ontbreekt — in de eerste rij moeten de kolomnamen staan, minimaal name en email. Gebruik de sjabloon voor de exacte spelling.
• De import meldt dat het bestand niet meer beschikbaar is — het gecontroleerde bestand werd 30 minuten bewaard. Kies het bestand opnieuw en controleer het opnieuw.
• Een persoon die ik heb toegevoegd, wordt niet aangeboden wanneer ik voor een evenement uitnodig — hij staat al bij dat evenement met een status, of hij heeft zich afgemeld. Zie Vrijwilligers uitnodigen voor een evenement.
• Het e-mailadres wordt geweigerd omdat het al gebruikt wordt — elk e-mailadres kan één keer in uw bestand voorkomen. Zoek het op; de persoon staat er mogelijk al in.

Zie ook

• Vrijwilligers
• Vaste teams, leiders en het kernteam
• Vrijwilligers uitnodigen voor een evenement