Teambeheer
Handleiding voor organisatoren
4 min leestijd
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Nodig mensen uit om uw evenementen te helpen runnen zonder uw eigen login te delen. Open Instellingen → Teams; de pagina heeft drie tabbladen — Teamleden, Aangepaste rollen en Rechten — en dit artikel behandelt het eerste. De toegang van een persoon komt van een van de vijf ingebouwde rollen, of van een aangepaste rol die u zelf opbouwt.
Wat u hier kunt doen
- Vul het uitnodigingsformulier in: Volledige naam, E-mailadres en een Rol. Zodra u een aangepaste rol heeft gemaakt, verschijnt naast de rol een lijst Aangepaste rol (optioneel).
- Klik op Uitnodiging versturen. De persoon krijgt een e-mail met een uitnodigingslink die 7 dagen geldig is, en verschijnt in de lijst als In behandeling.
- Wilt u de toegang van een actief teamlid wijzigen, kies dan in diens rij een andere rol of aangepaste rol en klik op Opslaan.
- Is een uitnodiging nooit aangekomen, klik dan op Opnieuw verzenden — dat geeft een nieuwe link en een nieuwe vervaldatum van 7 dagen. De knop bestaat alleen zolang een lid in behandeling is.
- Gebruik het prullenbakpictogram om een lid te verwijderen, in behandeling of actief. De toegang eindigt meteen.
- Open het tabblad Rechten om in één raster te zien wat iedereen kan doen — zie Rechtenoverzicht.
De vijf ingebouwde rollen
| Rol | Bedoeld voor |
|---|---|
| Locatiebeheerder | Evenementdetails, de locatie en het programma bewerken; ziet ook tickets, boekingen en rapporten, en kan terugbetalingen verwerken. |
| Kassamedewerker | Bezoekers inchecken, boekingen bekijken, aan de deur verkopen en berichten van bezoekers beantwoorden. |
| Marketingmanager | Kortingen en campagnes, plus rapporten. |
| Financieel manager | Rapporten en exports, boekingen, de terugbetalingswachtrij en het uitbetalingsoverzicht. |
| Medewerker / Vrijwilliger | Alleen ticketcontrole bij de ingang. |
De exacte lijst van rechten achter elke rol staat op het tabblad Rechten, en u kunt een aangepaste rol starten vanuit elk daarvan.
Hoe uitnodigingen werken
- De uitnodigingslink is 7 dagen geldig. Iedereen mag de link openen, maar hij kan maar één keer worden geaccepteerd.
- Heeft de persoon nog geen EventMann-account, dan maakt het accepteren er een aan (een gewoon bezoekersaccount) en logt de persoon in nadat er een wachtwoord is gekozen.
- Heeft de persoon al een account onder dat e-mailadres, dan moet hij als zichzelf ingelogd zijn om te accepteren. Een doorgestuurde link kan niet worden gebruikt om het account van iemand anders over te nemen.
- Kassamedewerkers en Medewerkers / Vrijwilligers worden na het accepteren naar de Scanner-app gestuurd, omdat inchecken en verkoop aan de deur daar gebeuren. Iedereen anders komt op de eigen profielpagina terecht.
- U krijgt een melding wanneer iemand accepteert.
Goed om te weten
- Een rol wordt per organisator toegekend, niet per evenement: één uitnodiging geeft de persoon dezelfde rol bij elk evenement dat u organiseert, nu en in de toekomst.
- Het accepteren van een uitnodiging wijzigt de platformrol van de persoon niet. Een kassamedewerker blijft een bezoekersaccount dat ook teamtoegang heeft; zijn werkomgeving is bereikbaar via het rolmenu in de bovenbalk.
- Iemand uitnodigen die al actief lid is, wordt geweigerd — wijzig in plaats daarvan de rol in de lijst. Het invullen van het adres van een bestaand lid in het formulier degradeert die persoon nooit.
- Uw abonnement kan beperken hoeveel teamleden u mag hebben. Openstaande uitnodigingen tellen mee, omdat de plek al is toegezegd; het standaardabonnement kent geen limiet.
- Vrijwilligers zijn iets anders: onbetaalde helpers die u voor één evenement werft, staan onder Beheren → Vrijwilligers en worden hier niet uitgenodigd. Zie Vrijwilligers.
Problemen oplossen
- De uitnodigingsmail is nooit aangekomen — controleer het adres op typefouten en gebruik daarna Opnieuw verzenden in plaats van opnieuw uit te nodigen.
- Er is geen knop Opnieuw verzenden — de persoon heeft de uitnodiging al geaccepteerd; er is niets meer om opnieuw te versturen.
- “Deze uitnodiging is ongeldig of verlopen” — na 7 dagen werkt de link niet meer. Verstuur hem opnieuw.
- Een lid kan iets niet doen dat zijn rol zou moeten toestaan — controleer of er een aangepaste rol aan hangt; die vervangt de ingebouwde rol volledig.
- De melding over het teamlimiet verschijnt — verwijder een lid of een openstaande uitnodiging, of neem contact met ons op over uw abonnement.