Teamvoorraad: overzicht
Handleiding voor organisatoren
4 min leestijd
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Voorraad is de lijst van alles wat uw vereniging bezit, leent of voor haar evenementen koopt: stoelen, luidsprekers, een dhol, naamkaartjes, rijst, borden. Die staat onder Inventaris in de groep Werk van uw organisatorzijbalk. Elk item hoort bij één vrijwilligersteam dat er zorg voor draagt, of bij de Gedeelde pool die u en uw vrijwilligerscoördinatoren zelf beheren.
Wat u hier kunt doen
- Houd één lijst voor elk team. U ziet alle items. Elke rij toont de teamlabel, of het item Materiaal of een Verbruiksartikel is, de categorie, hoeveel er beschikbaar zijn van het totaal, waar het is en in welke staat het verkeert.
- Zie wie het heeft. Tussen evenementen is een item in het bezit van iemand van uw vrijwilligerslijst, of bewaard op een plek die u noemt, zoals “Opslagruimte B Kulturhalle”. Geleende items vermelden ook wie ze heeft uitgeleend.
- Weet wat u moet kopen. Items die bijna op zijn, staan in rood en verschijnen op de Boodschappenlijst.
- Registreer aankopen met hun bonnen en zie wie nog moet worden terugbetaald — zie Aankopen, bonnen en de boodschappenlijst.
- Plan elk evenement met één paklijst per team — zie Paklijsten per evenement.
- Print QR-labels om op de items te plakken — zie QR-labels.
De pagina Inventaris lezen
- De drie tegels bovenaan tonen Totaal items (alleen actieve items), Lage voorraad en Totale waarde, die is eenheidskosten maal totale hoeveelheid. Klik op de tegel Lage voorraad om de boodschappenlijst te openen.
- De tabbladen onder de titel openen de Boodschappenlijst en de Aankopen; de knoppen naast de titel zijn QR-labels en Item toevoegen.
- Beperk de lijst met de filters: zoeken op naam, SKU of barcode, Team (een team, of Gedeelde pool), Type (Materiaal of Verbruiksartikel), Categorie, Alleen lage voorraad en Inactieve items tonen. Wissen verwijdert ze weer.
- Elke rij begint met de teamlabel. Klik op Bewerken bij een rij om het item te openen — zie Items: toevoegen, vinden en beheren.
Onder Alleen lage voorraad ziet u wat tot het minimum is gedaald. Het aantal beschikbaar wordt rood en zegt “minimum 20”. Een item is laag wanneer het een minimum boven nul heeft en het aantal beschikbare items op of onder dat minimum ligt.
Teams, de gedeelde pool en wie wat ziet
- U ziet en wijzigt elk item, inclusief de Gedeelde pool, en u bent de enige die categorieën beheert (de knop Categorieën beheren).
- Een teamleider ziet en wijzigt alleen de items van het team dat hij of zij leidt, vanaf de eigen pagina: De voorraad van uw team. Die ziet nooit de voorraad van een ander team en kan geen item in de Gedeelde pool zetten.
- Een coördinator of evenementbeheerder werkt met de paklijsten van een evenement vanuit Beheer → Evenementvoorraad. De Gedeelde pool heeft geen teamleider, dus wordt die door u en de coördinatoren beheerd.
- Lenen tussen teams is geen functie van het platform: teams regelen dat onderling buiten het systeem om.
Goed om te weten
- Materiaal komt na een evenement terug. Verbruiksartikelen raken op en worden opnieuw gekocht; wanneer u de terugkomst van een evenement registreert, geeft u aan hoeveel er zijn opgebruikt.
- Een item dat voor een evenement is uitgeleend, kan niet worden verwijderd zolang het niet terug is.
- Opgebruikte en vermiste hoeveelheden verdwijnen definitief uit de voorraad. Beschadigde items blijven in het totaal geteld, maar zijn niet beschikbaar.
- Items die u uitschakelt met het vinkje Actief op de itempagina, verdwijnen uit de lijst en uit de keuzelijst van de paklijst. Vink Inactieve items tonen aan in de filters om ze weer te zien, gemarkeerd als Inactief; open er een en vink Actief aan om hem terug te zetten.
- Categorieën (bijvoorbeeld Geluid & licht, Meubilair, Catering) worden door alle teams gedeeld. Voeg er een toe onder Categorieën beheren.
Problemen oplossen
- Een item ontbreekt in de lijst — controleer het teamfilter, en vink Inactieve items tonen aan voor het geval het item is uitgeschakeld. De eigen pagina van een teamleider toont alleen hun team.
- De tegel Lage voorraad toont nul, terwijl iets bijna op is — het item heeft geen minimum ingesteld. Open het en vul een Min. voorraaddrempel in.
- Het aantal beschikbaar is lager dan wat er op de plank ligt — de rest staat gepland op de paklijst van een evenement of is nog buiten. Open het item: het paneel Geboekt bij evenementen laat zien waar.