Evenementleveranciers
Handleiding voor organisatoren
3 min leestijd
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Op deze pagina
Evenementleveranciers houdt elke externe leverancier bij die aan uw evenement werkt — cateraars, AV, beveiliging — van de eerste toewijzing tot taken, contracten, facturen en een beoordeling achteraf.
Wat u hier kunt doen
- Een leverancier toewijzen — kies uit leveranciers met een goedgekeurd marktplaatsprofiel, eventueel gekoppeld aan een van hun vermelde diensten, met een afgesproken vergoeding.
- Een uitgenodigde leverancier bevestigen of afwijzen — leveranciers gaan van Invited naar Confirmed of Declined.
- Taken aanmaken — titel, beschrijving en vervaldatum, bijgehouden als Pending, In Progress of Completed.
- Een contract opstellen — een titel en inhoud die u zelf schrijft, direct verstuurd zodat de leverancier kan ondertekenen.
- Facturen goedkeuren en betalen — door de leverancier ingediende facturen gaan van Submitted naar Approved naar Paid.
- Een beoordeling achterlaten — een score van 1 tot 5 met een optionele opmerking zodra het werk klaar is.
Hoe u een leverancier toewijst
- Kies een leverancier uit de goedgekeurde lijst — leveranciers die nog wachten op beoordeling door een beheerder zijn niet selecteerbaar.
- Kies eventueel een van de eigen diensten van die leverancier en voer een afgesproken vergoeding in.
- Sla op — de leverancier wordt toegevoegd met status Invited totdat deze bevestigt vanuit het eigen portaal.
De instellingen uitgelegd
- Afgesproken vergoeding — uitsluitend informatief; deze wordt niet automatisch in rekening gebracht, het is een referentiebedrag voor u en de leverancier.
- Dienst — moet een dienst zijn die de toegewezen leverancier daadwerkelijk aanbiedt; u kunt geen dienst van een andere leverancier aan deze toewijzing koppelen.
- Vervaldatum contract — optioneel, moet een datum in de toekomst zijn; laat leeg voor geen vervaldatum.
Goed om te weten
- Een leverancier kan maar één keer aan een evenement worden toegewezen — opnieuw toewijzen wordt geblokkeerd.
- Een ondertekend contract kan hier nooit worden geannuleerd; dat kan alleen bij een contract met status Sent, Expired of dat al Cancelled is.
- Een factuur moet Submitted zijn voordat u deze kunt goedkeuren (Approved), en Approved voordat u deze als Paid kunt markeren — u kunt geen stap overslaan.
- Zodra een taak Completed is, kan deze niet worden teruggezet naar Pending of In Progress.
Problemen oplossen
- Een leverancier verschijnt niet in de toewijzingslijst — het marktplaatsprofiel wacht nog op beoordeling, of is door een beheerder geschorst.
- De vervolgkeuzelijst voor diensten is leeg of mist een optie — alleen diensten die die leverancier zelf heeft gepubliceerd, worden aangeboden.
- Goedkeuren of Betalen doet niets bij een factuur — de factuur heeft de verkeerde status; controleer of deze nog moet worden ingediend of eerst moet worden goedgekeurd.
- Een contract annuleren mislukt — de leverancier heeft het al ondertekend, of het is al geannuleerd.