Evenementleveranciers

Evenementleveranciers houdt bij welke externe leveranciers aan uw evenement werken — cateraars, geluid en licht, fotografen — van de eerste opdracht via taken, contracten en facturen tot een beoordeling na afloop. Open het evenement en ga dan naar Team & partners → Leveranciers. Leveranciers zijn afzonderlijke bedrijven met hun eigen EventMann-account en leveranciersportaal: u wijst ze hier toe, en zij reageren, ondertekenen en factureren vanuit hun eigen omgeving.

Wat u hier kunt doen

• Een leverancier toewijzen uit de leveranciers die een beheerder heeft goedgekeurd, met een optionele dienst en een afgesproken vergoeding.
• Taken geven aan een leverancier, met een uiterlijke datum, en ze tot voltooiing volgen.
• Een contract opstellen dat de leverancier online ondertekent, en het ondertekende exemplaar lezen.
• Facturen goedkeuren en betalen die de leverancier indient.
• Beoordelen van de leverancier na het evenement.
• Verwijderen van een leverancier uit het evenement.

Een leverancier toewijzen

1. Open het vak Leverancier toewijzen bovenaan en kies de Leverancier. De lijst is doorzoekbaar en toont de bedrijfsnaam met de contactpersoon. Alleen leveranciers wier profiel compleet is en door een beheerder is goedgekeurd, verschijnen. Een leverancier die in zijn eigen agenda een dag van dit evenement als niet beschikbaar heeft aangegeven, krijgt “Niet beschikbaar op …” met de data erbij; u kunt hem toch toewijzen, bijvoorbeeld wanneer hij heeft laten weten een uitzondering te maken.
2. Kies eventueel een Dienst: de lijst toont per goedgekeurde leverancier de actieve diensten, gegroepeerd onder de bedrijfsnaam van de leverancier. Kies een dienst van de leverancier die u links hebt gekozen; een dienst van een andere leverancier wordt geweigerd. Laat Geen specifieke dienst staan voor een opdracht zonder dienst.
3. Vul eventueel de Overeengekomen vergoeding in, in de valuta van het evenement. Het is een referentiebedrag voor u en de leverancier; er wordt niets in rekening gebracht.
4. Klik op Leverancier toewijzen. De leverancier wordt op de hoogte gebracht, en de opdracht wacht als uitnodiging.

Elke toegewezen leverancier is een rij met de bedrijfsnaam, status, overeengekomen vergoeding en een kleine pijl die de details opent. Een leverancier die nog niet heeft gereageerd, toont Wacht op antwoord naast de status Uitgenodigd; hij accepteert of weigert vanuit zijn eigen portaal, en de status wordt dan Bevestigd of Afgewezen. Een leverancier kan slechts één keer aan een evenement worden toegewezen.

Met één leverancier werken

Klik op de rij van een leverancier om hem te openen. Er verschijnen drie kolommen: Taken, Facturen en Contracten, met de Prestatiebeoordeling eronder.

• Taken — typ een titel, eventueel een datum, en klik op + Taak toevoegen. Verplaats een taak tussen In afwachting, In uitvoering en Voltooid met het menu ernaast. Een voltooide taak kan niet opnieuw worden geopend en toont alleen het label. De prullenbak verwijdert een taak.
• Facturen — de leverancier dient ze in via zijn portaal; u ziet het nummer, het totaal en de status. Zodra er een factuur is, toont een blok Betalen aan de bankgegevens die de leverancier heeft opgeslagen (rekeninghouder, IBAN, BIC, bank) — dezelfde die op zijn factuur-pdf staan. Goedkeuren zet een Ingediende factuur op Goedgekeurd; Markeren als Betaald registreert daarna dat u hem heeft betaald. Een factuur moet Ingediend zijn voordat u hem kunt goedkeuren, en Goedgekeurd voordat u hem als betaald kunt markeren.
• Contracten — elk contract is een rij met zijn status; Bekijken opent het. Om een nieuw contract op te stellen, geeft u het een titel, schrijft u de volledige voorwaarden, kiest u eventueel een vervaldatum na vandaag en klikt u op Contract opstellen. Het wordt meteen naar de leverancier gestuurd.
• Prestatiebeoordeling — kies een beoordeling van 1 tot 5 sterren, voeg eventueel een opmerking toe en klik op Beoordeling indienen. Er is één beoordeling per leverancier en evenement; Beoordeling bewerken past haar later aan.
• Leverancier verwijderen onderaan haalt de leverancier na bevestiging van het evenement af.

Een contract lezen

Bekijken opent de contractpagina: de voorwaarden zoals u ze heeft geschreven, wanneer het is verzonden, wanneer het vervalt en — zodra de leverancier heeft getekend — de datum, het adres waarvandaan de handtekening kwam, en de handtekening zelf. Een contract dat de leverancier niet heeft ondertekend, toont “Wachten op handtekening van de leverancier” en biedt Contract annuleren aan; de leverancier kan het dan niet meer ondertekenen, en dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Een contract dat onondertekend is verlopen, meldt dat.

De instellingen uitgelegd

• Overeengekomen vergoeding — alleen ter informatie. Zij wordt niet in rekening gebracht en niet door EventMann betaald.
• Dienst — een van de actieve diensten van de gekozen leverancier, optioneel.
• Vervaldatum contract — optioneel, moet na vandaag liggen; leeg betekent dat het contract niet vervalt.
• Status leverancier — Uitgenodigd, Bevestigd, Afgewezen of Geannuleerd. De leverancier wijzigt dit vanuit zijn portaal.
• Niet beschikbaar op … — wordt getoond in de lijst van leveranciers en op de rij van een toegewezen leverancier wanneer de leverancier een dag van dit evenement in zijn eigen agenda heeft geblokkeerd. Het is een waarschuwing van de leverancier, geen slot. Het openbare profiel van een leverancier toont ook zijn gemarkeerde periodes, en laat u zien welke van uw komende evenementen ermee overlappen.

Goed om te weten

• EventMann verplaatst geen geld tussen u en een leverancier. Markeren als Betaald is uw registratie dat u de factuur heeft betaald.
• Een ondertekend contract kan nooit worden geannuleerd. Een contract dat Verzonden is of verlopen is, wel.
• Wie wat mag: toewijzen van leveranciers, taken, beoordelingen en verwijderen vereisen de machtiging Leveranciers; goedkeuren en betalen van facturen en het opstellen of annuleren van contracten hebben hun eigen machtigingen, zodat een teamlid een factuur kan zien en toch niet kan goedkeuren.

Problemen oplossen

• Een leverancier ontbreekt in de lijst — zijn profiel is nog in behandeling, is geschorst of is onvolledig. Een beheerder keurt leveranciers goed; u kunt ze zelf niet goedkeuren.
• De dienst wordt geweigerd — hij hoort bij een andere leverancier dan degene die u heeft gekozen. Kies er een die onder de naam van die leverancier staat, of geen.
• De leverancier blijft op Wacht op antwoord — de leverancier heeft nog niet in zijn portaal gereageerd. Vraag hem zijn meldingen te controleren, of verwijder en wijs hem opnieuw toe.
• Goedkeuren of Markeren als Betaald doet niets — de factuur heeft de verkeerde status. Hij moet Ingediend zijn om goed te keuren en Goedgekeurd om als betaald te markeren.
• Contract annuleren ontbreekt — het contract is al ondertekend of geannuleerd.

Zie ook

• Evenementsponsors
• Evenementpersoneel
• Facturen