E-mailsjablonen voor evenementen

Elke e-mail die een deelnemer over een boeking ontvangt, is gebaseerd op een platformstandaard. Met E-mailsjablonen kunt u die e-mail herschrijven voor slechts één evenement, zonder de standaard of een ander evenement aan te passen. Open het via Beheer → Marketing → Communicatie met deelnemers en klik op het tabblad E-mailsjablonen.

1. De tellers bovenaan tonen hoeveel sjablonen er zijn en hoeveel u er hebt aangepast.
2. Sjablonen zijn gegroepeerd: boeking en tickets, wachtlijst, herinneringen en evenementmeldingen. Voorbeeld toont de e-mail zoals een deelnemer die ziet.
3. Klik op Bewerken om er een te wijzigen. Een sjabloon dat u hebt gewijzigd, wordt gemarkeerd als Aangepast in plaats van Standaard.

De tien sjablonen

Boeking bevestigd, In behandeling, Goedgekeurd, Afgewezen en Geannuleerd; Terugbetaling verwerkt; Van wachtlijst gehaald en Van wachtlijst afgewezen; Melding evenement geannuleerd en Melding evenement gewijzigd. Elk sjabloon vervangt een e-mail die daadwerkelijk wordt verzonden; de deelnemer ontvangt nog steeds precies één mail per gebeurtenis.

Een sjabloon bewerken

1. Wijzig de Onderwerpregel.
2. Klik op een variabele in Beschikbare Variabelen om die te kopiëren, en plak haar vervolgens in het onderwerp of een blok. Elk sjabloon biedt alleen de variabelen aan die de e-mail kan invullen; die verschillen per sjabloon.
3. Bouw de inhoud op uit blokken: gebruik Blok toevoegen voor een kop, tekst, knop, afbeelding, scheidingslijn, witruimte, waarschuwing of voettekst; klik op een blok om het te bewerken in het paneel rechts; gebruik de lagenlijst om blokken te verplaatsen of te verwijderen.
4. Klik op Voorbeeld om uw niet-opgeslagen concept te bekijken, en op Testmail versturen om het in uw eigen inbox te ontvangen.
5. Klik op Voorkeuren opslaan. Dit maakt de aanpassing voor dit evenement aan of werkt die bij.

Met de knop Sjablonen kiest u kant-en-klare ontwerpen om mee te beginnen; kiest u er een, dan vervangt dat na bevestiging uw huidige ontwerp. Elk kant-en-klaar ontwerp en elk nieuw kopblok begint met uw organisatienaam en het logo uit uw profiel.

Goed om te weten

• Een variabele die de e-mail niet kan invullen, wordt bij opslaan geweigerd, en het bericht noemt die variabele. Eén onvulbare variabele zou anders het hele ontwerp laten vervallen, waarna de deelnemer de standaardtekst onder uw onderwerp ontvangt.
• Sommige regels worden altijd toegevoegd, wat uw ontwerp ook zegt: de betaalknop bij een betaalde goedkeuring, de zin over het recht op terugbetaling bij een wijziging van het evenement, en uw eigen opmerking bij een terugbetaling. Het zijn verplichtingen.
• Terugzetten naar standaard verwijdert uw aanpassing. Het evenement gebruikt dan de standaard zoals die er nu uitziet, die nieuwer kan zijn dan de versie waarmee u begon.
• Een aanpassing geldt voor dat ene evenement. Herhaal de bewerking bij een ander evenement om dezelfde tekst te gebruiken.
• Een logo in de kop is een openbare https-afbeeldingslink; veel e-mailapps tonen afbeeldingen pas later, dus uw naam verschijnt intussen in de kleur van de kop.
• E-mails worden verstuurd via uw eigen mailserver als u er een hebt gekoppeld (Van wie uw e-mails worden verstuurd).

Problemen oplossen

• Mijn wijziging heeft de deelnemers niet bereikt — controleer of u het juiste sjabloon bij het juiste evenement hebt bewerkt. Als een sjabloon als niet in gebruik wordt gemarkeerd, bevat het een variabele die niets kan invullen; open het en sla het op om te zien welke.
• Opslaan wordt geweigerd vanwege een variabele — gebruik de variabelen die bij dat sjabloon worden vermeld.
• Kan ik de testmail naar een collega sturen? — nee. Een test gaat alleen naar uw eigen adres, zodat dit niet kan worden gebruikt om vreemden namens EventMann te mailen.
• De testmail is niet aangekomen — controleer eerst uw eigen inbox en spamfolder, en daarna de instellingen van uw mailserver.

Zie ook

• Van wie uw e-mails worden verstuurd
• Aankondigingen voor deelnemers
• Ticketontwerp