Vrijwilligers
Helpartikelen zijn mogelijk niet volledig accuraat — door frequente updates en automatische vertaling kunnen ze achterlopen op de app. Neem bij twijfel contact op met support.
Vrijwilligers zijn de mensen die gratis helpen bij uw evenementen. EventMann geeft hen hun eigen hulpmiddelen: een bestand dat u over al uw evenementen heen bijhoudt, vaste teams met teamleiders, een uitnodiging per evenement, een rooster, taken, berichten en een live weergave voor de dag zelf. Het is gemaakt voor verenigingen waarvan het hele evenemententeam uit vrijwilligers bestaat, maar het werkt net zo goed voor één helper bij één evenement. U vindt het op twee plaatsen: Vrijwilligers in de groep Groei van uw zijbalk voor alles wat meerdere evenementen omvat (bestand, teams, import), en Vrijwilligers onder Team & partners in het Beheer-menu van een evenement voor alles wat bij één evenement hoort.
Het zijbalkitem Vrijwilligers opent het vrijwilligersbestand. De tabbalk daarboven leidt naar Teams en Vrijwilligers importeren.
Vrijwilligers, personeel en leden zijn drie verschillende dingen
| Vrijwilligers | Personeel | Leden | |
|---|---|---|---|
| Wie | Mensen die gratis helpen, vaak keer op keer | Betaalde helpers voor één evenement | Mensen die bij u een lidmaatschap hebben gekocht |
| Waar | Bestand, Teams en Beheer → Vrijwilligers | Beheer → Beheer personeel, het personeelsportaal | Instellingen → Lidmaatschap |
| Rooster | Vrijwilligersdiensten | Personeelsdiensten, met ruilen en salarisadministratie | Geen |
| Geld | Geen. Uren worden alleen geregistreerd | Uurtarieven en salarisadministratie | Abonnementsprijs, betaald door het lid |
De drie gaan niet samen. Een vrijwilliger komt nooit op het personeelsrooster, en een vrijwilligersrooster voedt nooit de salarisadministratie. Als u iemand betaalt, hoort die persoon thuis onder Evenementpersoneel.
Wat u hier kunt doen
- Houd een bestand bij van iedereen die heeft geholpen of die u wilt vragen, voeg mensen met de hand toe of importeer ze uit een spreadsheet — zie Het vrijwilligersbestand en de csv-import.
- Beheer vaste teams zoals Registratie, Muziek of Keuken, elk met teamleiders en een kernteam dat op elk evenement zit — zie Vaste teams, teamleiders en het kernteam.
- Nodig mensen uit voor een evenement, neem aanmeldingen aan en bevestig in één keer — zie Vrijwilligers voor een evenement uitnodigen, en Werven met aanmeldlinks, aanmelding en gekopieerde opzetten.
- Geef evenementrollen uit zodat een vrijwilliger de ingang, de financiën of de andere vrijwilligers kan beheren — zie Vrijwilligersrollen en teamleiders.
- Plan het werk met diensten, vrijwilligerstaken en het taakbord van het evenement.
- Draai de dag met het draaiboek en de Live-weergave en berichten aan uw vrijwilligers.
- Zorg voor uren en privacy — wie wat ziet, de urenverklaring en het verwijderen van een vrijwilliger, zie Vrijwilligersuren en privacy.
- Bedank hen met een gratis of verlaagd ticket dat alleen uw vrijwilligers kunnen kopen — zie Het bedankticket voor vrijwilligers.
De pagina's van één evenement
Open een evenement en kies vervolgens Team & partners → Vrijwilligers. Bovenaan staat een tabbalk. Mensen toont wie is gevraagd en wat zij hebben geantwoord. Diensten en Taken zijn het rooster en de takenlijst, Draaiboek zet beide in tijdsvolgorde, Live toont wat er op dit moment gebeurt, Berichten schrijft naar het team, Instellingen bevat de vrijwilligersopties van het evenement, en Bestand is hetzelfde bestand als in uw organisatorpaneel, bedoeld voor mensen die alleen dit ene evenement beheren.
Een typisch verloop
- Bouw eenmaal uw bestand op en stel uw teams in. Maak de mensen die er altijd zijn kern: zij worden aan elk nieuw evenement toegevoegd.
- Open bij het evenement Mensen en nodig de rest uit, of plaats een aanmeldlink in uw WhatsApp-groep.
- Voeg Diensten en Taken toe, of kopieer ze van het evenement van vorig jaar, en zet bevestigde mensen op de diensten.
- Stuur vóór de dag zelf een Bericht, print het Draaiboek en controleer de teamgroottes bij Mensen.
- Houd op de dag zelf Live open. Achteraf staan de uren in het bestand en kunt u voor elke vrijwilliger een verklaring downloaden.
Goed om te weten
- Op het bestand staan is geen uitnodiging. Een lijst importeren verstuurt geen e-mail; u beslist per evenement wie u vraagt.
- Alleen bevestigde vrijwilligers kunnen op diensten worden gezet, taken krijgen, een rol hebben en het bedankticket kopen.
- Nee zeggen op een uitnodiging heeft geen account nodig. Ja zeggen wel: de vrijwilliger maakt via de uitnodigingspagina een gratis account aan of meldt zich aan, en pas dan is hij of zij bevestigd en wordt u geïnformeerd. Het account is hoe zij hun diensten en taken zien, inchecken en het bedankticket kopen. Hun kant staat beschreven in Vrijwilligerswerk bij een evenement.
- Uitnodigings-, bevestigings- en berichtmails gaan uit binnen uw eigen limiet van berichten per uur (Instellingen → E-mail), zodat honderd uitnodigingen worden gespreid in plaats van in één keer verstuurd.
- Elke uitnodiging bevat een link om uit te schrijven voor uw vrijwilligersuitnodigingen. Mensen die zich hebben uitgeschreven, worden overgeslagen wanneer u hen uitnodigt, en staan in het bestand als Willen geen uitnodigingen.
- Een teamlid kan met vrijwilligers werken wanneer de rol het recht Vrijwilligers heeft; Teamleider (alleen eigen teams) beperkt dat tot de teams die zij leiden. Het recht Taken opent het taakbord. Beide worden aangevinkt in Aangepaste rollen.
Problemen oplossen
- De vermeldingen van Vrijwilligers ontbreken in het menu — uw rol heeft voor dat evenement niet het recht Vrijwilligers. Vraag de organisator die het evenement beheert.
- Een vrijwilliger zegt dat hij of zij de diensten niet kan zien — hij of zij heeft een account nodig op het e-mailadres waarop u heeft uitgenodigd, en dat adres moet bevestigd zijn. Als Mensen naast iemand Nog geen account toont, gebruik dan Aanmeldlink sturen.
- Iemand is overgeslagen toen u uitnodigde — die persoon staat al bij dit evenement in een of andere status, of heeft zich uitgeschreven voor uw uitnodigingen.