Groepsboeking importeren

Met een groepsimport maakt u in één keer bevestigde boekingen aan vanuit een spreadsheet — handig voor een zakelijk blok, een gastenlijst, of voor wie buiten de checkout om betaalt en de deelnemerslijst al bij de hand heeft. U vindt het onder Bezoekers → Bezoekerstools, op het tabblad Groepsimport. U hebt toestemming nodig om het evenement te bewerken.

Wat u hier kunt doen

• Een CSV-sjabloon downloaden.
• Uw bestand uploaden en elke rij controleren voordat er iets wordt aangemaakt.
• Het standaard tickettype kiezen en uw kolommen toewijzen.
• Importeren: elke geldige rij wordt een eigen bevestigde boeking.

Zo importeert u

1. Klik op Sjabloon downloaden om group-booking-template.csv te krijgen, met de kolommen name, email, phone en ticket_type. Of gebruik uw eigen bestand met een kopregel.
2. Klik op het uploadveld en kies uw CSV (CSV of platte tekst, tot 5 MB).
3. Klik op Voorbeeld & controleren. Er wordt nog niets aangemaakt.
4. Bekijk het voorbeeld, stel het tickettype en de kolomtoewijzing in en klik op Importeren.

Het voorbeeld toont hoeveel rijen geldig zijn en hoeveel niet, met bij elke rij een groen vinkje of een rood kruis; een rij met een e-mailadres dat niet kan kloppen (hier not-an-email) wordt als ongeldig gemarkeerd. Kies daaronder het Tickettype dat geldt voor elke rij zonder eigen tickettype, controleer de Kolomtoewijzing (die wordt herkend aan uw kopnamen, en u kunt elk veld overschrijven) en klik op de knop Importeren, die vermeldt hoeveel deelnemers er worden aangemaakt.

Automatische herkenning van kolommen

De importeur herkent gangbare varianten, dus uw spreadsheet hoeft zelden hernoemd te worden: name herkent ook full_name, fullname, attendee_name of attendee; email ook e-mail, email_address, attendee_email of mail; phone ook telephone, phone_number, mobile, tel of attendee_phone; ticket_type ook ticket, type of tier. De kolommen voor naam en e-mail zijn verplicht.

Wat een geïmporteerde rij wordt

• Een eigen boeking, met een referentie die begint met GRP-, al Bevestigd tegen de huidige prijs van het tickettype, met als betaalmethode groepsimport. Er is geen betaalstap. Het is een gastbestelling op naam van de deelnemer, zoals een handmatige bestelling: ze is niet gekoppeld aan uw account of aan dat van iemand anders.
• Heeft een rij een waarde in de kolom tickettype, dan wordt die op naam gekoppeld aan een van de tickettypes van het evenement. Een lege cel gebruikt het tickettype dat u in de keuzelijst hebt gekozen. Een naam die nergens past, laat die rij mislukken met „Onbekend tickettype”, zodat een typefout nooit stilzwijgend bij het verkeerde type terechtkomt.
• Voorraad wordt gerespecteerd, net als bij de checkout. Is een tickettype uitverkocht, dan gaat de rij naar de wachtlijst als het evenement er een heeft, en anders mislukt de rij met een melding over uitverkocht.
• Als het klaar is, krijgt u een overzicht: aangemaakt, op de wachtlijst en mislukt, met de specifieke fout per mislukte rij. De rest van het bestand wordt wel geïmporteerd.

Goed om te weten

• Er worden geen e-mails verstuurd. Geïmporteerde boekingen worden stilzwijgend aangemaakt. Open Bestellingen en gebruik Tickets opnieuw verzenden (voor één bestelling, of in bulk aangevinkt) om de tickets te mailen.
• Naam en e-mail worden bij elke rij gecontroleerd: een ontbrekende naam of een ongeldig e-mailadres wijst die rij af.
• Elke rij is één ticket. Voor meerdere tickets voor dezelfde persoon voegt u meerdere rijen toe.
• Het gecontroleerde bestand wordt 30 minuten voor u bewaard tussen voorbeeld en import, en nergens als bestand opgeslagen. Wacht u langer, of is het al eenmaal geïmporteerd, dan wordt u gevraagd het opnieuw te uploaden („CSV-bestand verlopen”).

Problemen oplossen

• Deelnemers hebben hun tickets niet ontvangen — groepsimport verstuurt nooit e-mails. Verstuur ze opnieuw vanuit Bestellingen.
• „Onbekend tickettype” — de naam in de cel ticket_type komt niet exact overeen met een tickettype (hoofdletters doen er niet toe). Corrigeer de cel of maak hem leeg om het standaardtype te gebruiken.
• „Ongeldige naam of e-mail” — die rij is overgeslagen. Corrigeer hem in uw spreadsheet en importeer alleen die rijen.
• „Verplichte kolommen ontbreken” — de kopregel heeft geen kolom voor naam of e-mail die de importeur kan herkennen.
• „CSV-bestand verlopen” — er is meer dan 30 minuten verstreken sinds het voorbeeld, of het bestand is al geïmporteerd. Upload het opnieuw en bekijk het voorbeeld nog eens.

Zie ook

• Bestellingen
• Handmatige bestellingen
• Tickettypes